Khai thác, sử dụng tài liệu điện tử

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày càng tăng. Để có thể đưa ra được những ý kiến ban đầu về các nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, bài viết của chúng tôi xin cung cấp một số thông tin về khả năng và phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác những tài liệu điện tử cũng như những nguyên tắc tiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù này....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Khai thác, sử dụng tài liệu điện tử Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TS. Nguyễn Lệ NhungCó thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộnhững công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chínhxác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân.Công tác khai thác là phần việc cuối cùng của công tác lưu trữ, phản ánh kếtquả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản,thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu,...Mục đích của công tác khai thác, sử dụng tài liệu là cung cấp tài liệu phục vụcông tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đểnghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kếhoạch công tác,...; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinhnghiệm công tác; cung cấp nguồn tư liệu chính xác để nghiên cứu lịch sử, lịchsử cách mạng, lịch sử hoạt động của các cấp, các ngành.Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin vànhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loạihình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Nội dung thông tin mà tài liệu điện tửphản ánh rất đa dạng và phong phú như chính hoạt động đa dạng và phong phúcủa các cơ quan, tổ chức nhà nước. Cũng giống như tài liệu ghi trên chất liệugiấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin rất đa dạng như thông tin về hoạtđộng quản lý Nhà nước, thông tin về hoạt động nghiên cứu, thông tin về hoạtđộng sản xuất, hoạt động kinh doanh... Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thốnglà thông tin được ghi trên giấy và đọc được bằng mắt thường thì đối với tài liệuđiện tử, thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, thiết bị lưutrữ... và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phầnmềm tương thích.Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sửdụng tài liệu điện tử ngày càng tăng. Để có thể đưa ra được những ý kiến banđầu về các nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, bài viết của chúng tôixin cung cấp một số thông tin về khả năng và phương pháp chung để bảo đảmcho việc tiếp cận khai thác những tài liệu điện tử cũng như những nguyên tắctiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù này.Thực hiện quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm cả haiphía cung và cầu. Tài liệu lưu trữ tạo nên phần cung còn các yêu cầu tiếp cậnkhai thác tài liệu là phần cầu. Công nghệ máy tính chính là phương tiện để cungcấp tài liệu cho những người có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.Phía cung của chức năng tiếp cận khai thác tài liệu có tính chất xác định và cốđịnh. Tài liệu lưu trữ phải được giữ lại nguyên trạng như nó được sản sinh ratrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân và giá trị của chúngđược cơ quan lưu trữ lựa chọn, đánh giá. Việc cung cấp bị giới hạn bởi nhữngnhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu, đồng thờimô hình tổ chức, các quy trình và các hoạt động của cơ quan để thực hiện chứcC:NhungTLdientukhai_thac_su_dung_tl_dien_tu_9412.doc_6/9/2010_19:06 1A6/P6năng và nhiệm vụ của mình cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến việc cung cấptài liệu cho nhu cầu khai thác, sử dụng.Nhu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử rất đa dạng, phong phú. Vàobất kỳ thời điểm xác định nào cũng có thể có nhiều loại yêu cầu và tính chấtcủa các yêu cầu cũng có thể thay đổi theo thời gian. Những yêu cầu tiếp cậnkhai thác tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử của cơ quan, tổchức sẽ nảy sinh từ quá trình hình thành tài liệu; tuy nhiên, cũng phải nói rằngvề thực chất, đa số các yêu cầu độc lập với mục đích ban hành và bảo quản tàiliệu điện tử. Mục tiêu cụ thể của những yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu điệntử sẽ nhằm khai thác, sử dụng những thông tin chứa đựng trong tài liệu. Tínhchất chứng cứ của tài liệu vẫn là yếu tố quyết định trong những trường hợpnhư vậy, bởi lẽ việc hiểu chính xác những thông tin chứa đựng trong tài liệu cóthể là điều không thể thực hiện được nếu như không hiểu được tính chất củacác thông tin tài liệu như những tài liệu đích thực.Công nghệ thông tin - phương tiện để tiếp cận khai thác tài liệu sẽ thay đổi theothời gian và những thay đổi của công nghệ thông tin sẽ tác động tới khả năng cóthể tiếp cận khai thác được của tài liệu cũng như nhu cầu khai thác. Tài liệuđiện tử sẽ trở nên không thể tiếp cận khai thác được nếu như chúng lệ thuộcvào công nghệ lỗi thời. Hơn nữa, khi công nghệ thông tin cung cấp nhữngphương tiện tiếp cận khai thác nhanh và linh hoạt thì người nghiên cứu sẽ muốnsử dụng các công cụ đó để khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Có thể tin rằng sốlượng các nhà nghiên cứu sẽ tăng khi công nghệ làm cho khả năng tiếp cận khaithác tài liệu từ xa ngày càng trở nên phổ biến và hiệu quả về mặt chi phí. Cuốicùng, có thể hy vọn ...