Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.11)

Tham khảo tài liệu 'khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (p.11)', kỹ năng mềm, tâm lý - nghệ thuật sống phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.11) Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.11) Khuyên bảo (tạm dịch từ chữ “Counseling”) là việc nhà lãnh đạo nói chuyện với các nhân viên trong tổ chức để giúp họ giải quyết các vấn đề khó khăn nào đó hay tạo ra cho họ những điều kiện cần thiết để cải thiện hành vi của họ. Khuyên Bảo Việc khuyên bảo có tác động rất lớn đến tính hiệu quả trong công việc của các nhân viên cũng như đối với toàn bộ tổ chức. Nó liên quan đến sự suy xét, thi hành, thấu hiểu bản chất con người, việc sắp xếp thời gian, tính chân thật, ngay thẳng và lòng tốt. Như vậy việc này không chỉ đơn thuần là việc nhà lãnh đạo nói với một nhân viên rằng cần phải làm những gì đối với một vấn đề nào đó. Để công việc khuyên bảo đạt hiệu quả cao nhất, các nhà lãnh đạo cần phải có một số phẩm chất sau: • Tôn trọng nhân viên. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này tin tưởng rằng các cá nhân sẽ chịu trách nhiệm đối với hành động và ý kiến của họ. Nó cũng bao gồm nhận thức của nhà lãnh đạo về bản sắc riêng của một cá nhân nào đó thông qua việc thừa nhận các giá trị, tính cách, và kỹ năng của họ. Khi bạn cố gắng giúp đỡ một cá nhân phát triển thông qua sự khuyên bảo của mình, bạn phải kiềm chế không được ép đặt các giá trị của mình lên cá nhân đó. • Tự nhận thức. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này luôn nhìn nhận và hiểu được bản thân mình với cương vị một nhà lãnh đạo. Bạn càng nhận thức được những giá trị, nhu cầu và khuynh hướng của bản thân bao nhiêu, bạn sẽ càng ít áp đặt cảm nhận của mình lên các nhân viên bấy nhiêu. • Đáng tin cậy. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này luôn thể hiện tính trung thực và kiên định giữa các tuyên bố và hành động của mình. Các nhà lãnh đạo đáng tin cậy luôn thẳng thắn và cởi mở với cấp dưới cũng như cư xử theo cách mà cấp dưới tôn trọng và tin tưởng vào lời nói của họ. • Cảm thông. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này luôn thấu hiểu hoàn cảnh của cấp dưới. Các nhà lãnh đạo cảm thông sẽ dễ dàng giúp đỡ cấp dưới nhận ra những khó khăn, vướng mắc của họ và từ đó xây dựng kế hoạch nhằm cải thiện khó khăn, vướng mắc này. Lý do của việc khuyên bảo nhân viên là giúp họ tự hoàn thiện bản thân mình và qua đó có thể hoàn thành mục tiêu của tổ chức và cá nhân. Đôi khi, việc khuyên bảo bị các chính sách và quy định trong tổ chức chi phối, nhưng cũng có trường hợp các nhà lãnh đạo nên chủ động lựa chọn việc khuyên bảo để giúp các nhân viên phát triển hơn. Dù bản chất của việc khuyên bảo là gì đi nữa, các nhà lãnh đạo nên biểu lộ những phẩm chất của một “nhà cố vấn thực thụ” (tôn trọng, tự nhận thức, đáng tin cậy, và cảm thông), và tận dụng những kỹ năng giao tiếp cần thiết. Với mục đích nhằm giúp cấp dưới phát triển hơn, các nhà lãnh đạo thường phân loại hoạt động khuyên bảo dựa trên các chủ đề nhất định. Các loại chính bao gồm: khuyên bảo thực hiện công việc, khuyên bảo giải quyết vấn đề, và khuyên bảo hoàn thiện bản thân. Mặc dù những loại khuyên bảo này giúp đỡ các nhà lãnh đạo rất nhiều trong việc tổ chức và tập trung vào những mục đích cụ thể, nhưng chúng không nhất thiết phải được xem như những dạng khuyên bảo độc lập và riêng biệt. Ví dụ, khi khuyên bảo nhằm giúp đỡ nhân viên giải quyết một vấn đề nào đó, nó cũng có thể tác động khá lớn đến việc cải thiện năng lực hoàn thành công việc của nhân viên, hay khi khuyên bảo nhằm giúp các nhân viên hoàn thành công việc, nó cũng có thể đem lại những cơ hội phát triển cho nhân viên. Không phụ thuộc vào chủ đề của việc khuyên bảo, bạn nên đi theo một số quy cách cơ bản dưới đây nhằm chuẩn bị và thực hiện việc khuyên bảo. Các bước của việc khuyên bảo: • Nhận dạng vấn đề. Hãy đảm bảo rằng bạn thực sự biết và hiểu rõ vấn đề - người Nhật Bản thường sử dụng cách thức gọi là “Năm lần hỏi tại sao – Five Whys”. Bạn hãy lặp lại câu hỏi tại sao năm lần khi gặp phải một vấn đề nào đó. Vào thời điểm bạn trả lời được câu hỏi tại sao thứ năm, có thể bạn đã tìm thấy căn nguyên của vấn đề. • Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi. Xác định xem yếu tố nào bạn có thể kiểm soát và yếu tố nào các nhân viên của bạn có thể kiểm soát được. Xác định xem liệu một yếu tố nào đó có cần được sửa đổi, loại bỏ, hay củng cố. • Lập kế hoạch, phối hợp và tổ chức việc khuyên bảo. Xác định thời điểm tốt nhất để khuyên bảo nhân viên, tránh việc bạn bị gián đoạn hay buộc phải chấm dứt quá sớm. • Khuyên bảo với sự ngay thẳng, cảm thông, và ân cần. Điều này không có nghĩa là bạn không thể cứng rắn hoặc mất kiểm soát. Cũng như vậy, bạn phải nghe hết sự việc từ đầu đến cuối. • Trong suốt quá trình khuyên bảo, bạn hãy xác định rõ những suy nghĩ nào từ phía các nhân viên dẫn đến những hành vi không đúng và cần làm những gì để thay đổi nó. Bạn cũng cần xác định xem liệu những phân tích ban đầu của bạn có chính xác hay không. • Hãy cố gắng duy trì tính hợp lý và hiệu quả khi khuyên bảo trực tiếp hay khuyên bảo gián tiếp (xem phần dưới). • Xem xét và phân tích tất cả các sự việc, yếu tố khách quan để đưa ra một quyết định và/hay một ...