Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.7)

Tham khảo tài liệu 'khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (p.7)', kỹ năng mềm, tâm lý - nghệ thuật sống phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.7) Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.7) Harvey Mackay đã từng nói Một giấc mơ chỉ là một giấc mơ. Nhưng, một mục tiêu chính là sự tổng hòa của một giấc mơ với một kế hoạch và một thời hạn để thực hiện kế hoạch đó”. Chu trình Shewhart Tiến sỹWalter Shewhart là người đã phát triển chu trình PDCA (Plan, Do, Check, Act - Lên kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động). Bề ngoài, chu trình trông có vẻ không đến nỗi phức tạp, tuy nhiên, trên thực tế, nó đòi hỏi rất nhiều sự nỗ lực trong công việc của tất cả các thành viên để hoàn thành chu trình một cách chính xác. Một trong những học trò của Shewhart là W. Edwards Deming (chuyên gia kinh tế nổi tiếng của Mỹ), sau này đã sử dụng và phát triển chu trình PDCA, và vì thế chu trình này còn được gọi là Bánh xe Deming. Ngoài ra, Deming cũng áp dụng một phiên bản được sửa đổi là PDS (Lên kế hoạch, Thực hiện, Nghiên cứu - Plan, Do, Study). 1. Lên kế hoạch (Plan) Những kế hoạch tốt luôn khởi đầu với buổi họp “huy động chất xám tập thể” có sự tham gia của các cá nhân liên quan đến kế hoạch. Điều này cho phép mọi người cảm thấy mình là một phần của kế hoạch, hơn thế nữa, nó có thể giúp bạn quy tụ xung quanh mình những con người với nhiều ý kiến đóng góp hữu hiệu nhất. Tiếp theo, có hai câu hỏi then chốt (Army Handbook, 1973) cần được đặt ra: • Đâu là những yếu tố cấu thành cần thiết để thực thi thành công kế hoạch? • Đâu là những yếu tố hay sự kiện tiềm tàng mà khi xuất hiện sẽ gây cản trở hoặc huỷ hoại kế hoạch? Càng nhiều càng tốt, hãy thu thập tất cả các câu trả lời cho hai câu hỏi trên. Lắng nghe một cách cẩn thận những quyết định của tập thể, sau đó lập ra các yếu tố hay sự kiện xác thực và nhiều khả năng xảy ra nhất, để rồi có các hành động nhằm ngăn ngừa những rắc rối này gây cản trở kế hoạch chung. Một kế hoạch chi tiết thông thường bao gồm những câu hỏi dạng như: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào và tại sao. Ai sẽ làm những gì? Kế hoạch liên quan đến ai? Chúng ta sẽ làm gì? Khi nào kế hoạch bắt đầu? Khi nào kế hoạch kết thúc? Kế hoạch sẽ diễn ra ở đâu? Kế hoạch sẽ diễn ra như thế nào? Tại sao chúng ta phải thực hiện kế hoạch? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta không thực hiện kế hoạch? Tương tự như vậy, kế hoạch cũng cần được tổ chức và sắp xếp một cách khoa học. Đây là một quy trình nhằm tạo ra và duy trì các điều kiện cho việc thực thi kế hoạch có hiệu quả. Nó liên quan đến việc xác định và sắp xếp một cách có hệ thống mỗi nhiệm vụ liên quan đến khả năng hoàn thành mục tiêu, bao gồm ba bước chính sau: • Xác định tất cả các nhiệm vụ. • Đặt ra cấu trúc hoàn thành các nhiệm vụ. • Định ra các sách lược. Xác định tất cả các nhiệm vụ Trong bước này, tập thế của bạn sẽ cùng “chung góp trí tuệ” để vạch ra các nhiệm vụ và điều kiện cần thiết nhằm thực thi kế hoạch. Tất cả những thông tin thiết yếu cần được đưa ra trong lúc này. Yếu tố thời gian cũng rất quan trọng - thời điểm mà mỗi nhiệm vụ được bắt đầu và hoàn thành. Một cách tiếp cận hữu hiệu là sử dụng “biện pháp lập kế hoạch ngược”. Khi xác định nhiệm vụ, trước tiên bạn cần nhìn vào mỗi mục tiêu và quyết định cái gì (nhiệm vụ nào) cần được thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Trong cách này, bạn bắt đầu quá trình lên kế hoạch kể từ thời điểm kết thúc và sau đó lùi dần dần cho tới thời điểm hiện tại để xác định thứ tự công việc cần làm. Lập kế hoạch ngược có nghĩa là đầu tiên bạn sẽ nhìn vào bức tranh tổng thể, và sau đó đề ra các nhiệm vụ, điều kiện và chi tiết trong một diễn tiến theo logic nhất định nhằm từng bước tao ra bức tranh tổng thể đó. Kế hoạch cần bao gồm tất cả các chi tiết cụ thể về sự tương tác, hỗ trợ, thời gian biểu, thiết bị cũng như sự kiểm tra, theo dõi cần thiết. Tập thể của bạn phải suy tính và nắm vững mọi tình huống có thể xảy ra có ảnh hưởng đến tiến độ của kế hoạch. Một khi quy trình của kế hoạch được thiết lập, các hành động tương ứng từ đó cũng sẽ nảy sinh một cách dễ dàng. Giờ đây, việc bạn cần làm là tổ chức và sắp xếp tất cả các chi tiết trên thành các mục riêng biệt, chẳng hạn như nhu cầu, nguồn cung ứng, sự giúp đỡ, thiết bị, hợp tác, các nhiệm vụ chính,…để tạo ra một danh sách các việc phải làm cho mỗi chuyên mục. Danh sách này sẽ trở thành bản liệt kê chi tiết để đảm bảo rằng mọi thứ đang được xúc tiến theo đúng kế hoạch. 2. Thực hiện (Do) Tập thể của bạn không thể làm mọi thứ trong cùng một lúc,vì sẽ có một vài việc quan trọng hơn những việc khác, và bởi vậy, chúng sẽ phải được hoàn thành trước khi một việc khác có thể bắt đầu. Bạn nên lên danh sách kiểm soát công việc theo thứ tự ưu tiên và phân công ai đó thực hiện một nhiệm vụ nhất định trong danh sách đồng thời phát triển hệ thống kiếm tra chéo lẫn nhau và đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều được hoàn thành theo đúng tiến độ. Bạn cũng nên lên kế hoạch cho việc tìm kiếm các nguồn lực thực hiện công việc và phân bổ chúng tới chúng toàn bộ tập thể. Nếu công việc này không được coi trọng, kế hoạch của bạn có nguy c ...