Kiểm tra các thay đổi trong tài liệu Word về Track Changes

Nếu bạn đang cộng tác với đồng nghiệp trên các tài liệu Microsoft Word và bạn có thể bực bội vì các cộng tác viên của mình thực hiện các thay đổi mà không thông báo cho bạn, đó là thời gian cần thiết để bật tính năng Track Changes. Công cụ này ghi lại tất cả những thay đổi mà bất cứ ai thực hiện với một tài liệu, vì vậy bạn có thể xem lại mọi thay đổi hoặc kết hợp nó vào tài liệu hoặc thậm chí là cả từ chối. Track Changes được tắt theo mặc...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kiểm tra các thay đổi trong tài liệu Word về Track Changes Kiểm tra các thay đổi trong tài liệu Word với Track ChangesNếu bạn đang cộng tác với đồng nghiệp trên các tài liệu Microsoft Word vàbạn có thể bực bội vì các cộng tác viên của mình thực hiện các thay đổi màkhông thông báo cho bạn, đó là thời gian cần thiết để bật tính năng TrackChanges.Công cụ này ghi lại tất cả những thay đổi mà bất cứ ai thực hiện với một tàiliệu, vì vậy bạn có thể xem lại mọi thay đổi hoặc kết hợp nó vào tài liệu hoặcthậm chí là cả từ chối. Track Changes được tắt theo mặc định và bạn cần kíchhoạt tính năng này nếu muốn tận dụng mọi ưu thế mà Track Changes manglại.Thực hiện Track Changes cho một tài liệuĐể ghi lại thay đổi trong một tài liệu Word, bạn hãy bấm Review > TrackChanges để bật tính năng trên. Tại thời điểm này, Word sẽ theo dõi và hiểnthị tất cả các bổ sung hoặc xóa bỏ mà bạn đã làm trên tài liệu. Bạn hãy chắcchắn đã kích chuột phải vào thanh trạng thái và click Track Changes trongmenu pop-up hiện ra. Một khi bạn làm như vậy, trong nháy mắt phía dưới củacửa sổ tài liệu sẽ cho biết Track Changes hiện đang bật hay tắt, và bạn có thểchuyển đổi qua lại giữa hai trạng thái bằng cách nhấn vào nút Track Changes.Thay đổi bạn thực hiện cho một tài liệu khi Track Changes được bật sẽ đánhdấu dựa trên sự kết hợp của màu sắc và phương pháp định dạng TrackChanges sử dụng để đánh dấu lên các sửa đổi, phụ thuộc vào Word được cấuhình như thế nào. Điển hình là một đường thẳng đứng sẽ xuất hiện bên tráicủa bất kỳ dòng văn bản có chứa một thay đổi. Văn bản chèn vào đó sẽ đượctô màu và gạch dưới; văn bản đã xóa sẽ được định dạng với đường gạchngang.Xem và ẩn các thay đổiKhi đang làm việc, bạn có thể tìm thấy các đánh dấu đầy màu sắc của TrackChanges khiến bạn trở nên mất tập trung. Bạn có thể ẩn các đánh dấu bằngcách chọn Display for Review từ tùy chọn của tab Review.Nếu muốn xem các thay đổi bạn chọn Final Show Markup trong trình đơnthả xuống, và để ẩn các thay đổi bạn chọn Final. Hành động này không ápdụng các thay đổi mà nó đơn giản là chỉ cho thấy các tài liệu với các văn bảnmới được thêm vào và xóa bỏ.Để xem các tài liệu như trước khi thay đổi, bạn nhấp vào Original trong danhsách rồi lại nhấp vào Final Show Markup để nhìn thấy được những thay đổiđánh dấu trong tài liệu.Định dạng cấu hình Track ChangesĐể xem các thiết lập kiểm soát Track Changes đối với các văn bản thêm/xóatrong công cụ Word, bạn nhấp vào Review > Track Changes > TrackChanges Option.Các thiết lập mặc định đảm bảo rằng mỗi người chỉnh sửa sẽ được xuất hiệntrong một màu sắc khác nhau, vì vậy bạn có thể dễ dàng nhận ra chúng. Bạncó thể làm thay đổi các thiết lập, nhưng sự thay đổi duy nhất mà người dùngnên xem là vô hiệu hóa việc theo dõi thay đổi định dạng và di chuyển vănbản.Hoàn thiện một tài liệu bằng cách rà soát các thay đổiTrước khi bạn hoàn thành và phát hành một tài liệu, bạn sẽ muốn xem cácthay đổi được thực hiện với nó. Để làm điều này bạn click vào Review trongthanh ribbon và sau đó click Next, điều này sẽ đưa bạn đến những thay đổiđầu tiên trong tài liệu, sự thay đổi này sẽ được đánh dấu để bạn dễ dàng nhậnbiết.Sau đó, bạn có thể nhấp vào một trong hai lựa chọn Accept (chấp nhận) hoặcReject (từ chối) cho sự thay đổi đó (nút xuất hiện bên trái của nút Previous vàNext). Word sẽ kết hợp chấp nhận thay đổi vào tài liệu hoặc tiến hành từ chốicác thay đổi giúp bạn. Sau khi bạn nhấp vào một trong hai tùy chọn, ngay lậptức con trỏ sẽ chỉ đến các thay đổi tiếp theo của tài liệu. Bạn có thể bỏ quamột sự thay đổi mà không cần xử lý nó bằng cách nhấp vào nút Next.Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả những thay đổi trong tài liệu cùng một lúc,bạn chọn danh sách thả xuống trong Accept và nhấp vào Accept All Changesin Document. Tương tự nếu bạn muốn loại bỏ các thay đổi, có thể chọn danhsách thả xuống của mục Reject và nhấp vào Reject All Changes inDocument.Làm việc với thanh rà soát (Reviewing)Ngoài việc nhìn thấy những thay đổi được đánh dấu trong văn bản, bạn cũngcó thể kiểm tra hiển thị chúng theo một cách khác: đó là Reviewing Panebằng cách nhấp vào Review > Reviewing Pane.Bạn có thể lựa chọn giữa chế độ hiển thị theo chiều dọc hoặc ngang bằng cáchchọn một tùy chọn trong danh sách thả xuống. Thậm chí nếu bạn không sửdụng thanh rà soát, nó có thể xuất hiện theo thời gian khi một sự thay đổi cụthể mà bạn đang xem không được hiển thị trong toàn bộ màn hình.Với Reviewing Pane, các dữ liệu thay đổi sẽ được gán nhãn với tên của ngườidùng trình soạn thảo, nếu tên không chính xác hoặc nếu bạn muốn thay đổimột cái gì đó khác hơn những gì đang hiển thị hãy nhấp vào Review > TrackChanges > Change User Name. Hành động này sẽ mở ra hộp thoại WordOptions, nơi bạn có thể thay đổi tên người dùng để bạn có thể nhận dạng dễdàng hơn.Lưu các tài liệu thực hiện Track ChangesKhi bạn lưu một tài liệu đã được đánh d ...