Kiến nghị nhằm nâng cao họa động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Cty Vinatex Đà Nẵng - 8

1.8. Hối phiếu: Việc lập hối phiếu là bước cuối cùng của khâu lập bộ chứng từ thanh toán. Hối phiếu là chứng từ dùng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Hối phiếu được lập có những qui định chung do đó cần phải đảm bảo phù hợp với các nội dung trên các chứng từ khác. Tại công ty, hối phiếu thường được gởi đi kèm 1 lúc với bộ chứng từ để đòi tiền nhà nhập khẩu. Và những nội dung chính mà một hối phiếu cần thể hiện rõ như sau: Tổng số tiền nhà nhập...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kiến nghị nhằm nâng cao họa động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Cty Vinatex Đà Nẵng - 8Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 1.8. Hối phiếu: Việc lập hối phiếu là bước cuối cùng của khâu lập bộ chứng từ thanh toán. Hối phiếu là chứng từ dùng để đòi tiền nh à nhập khẩu. Hối phiếu được lập có những qui định chung do đó cần phải đảm bảo phù hợp với các nội dung trên các chứng từ khác. Tại công ty, hối phiếu thường được gởi đi kèm 1 lúc với bộ chứng từ để đòi tiền nhà nh ập khẩu. Và những nội dung chính mà một hối phiếu cần thể hiện rõ như sau:  Tổng số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán. Trong đó lưu ý số tiền bằng chữ phải tương ứng với số tiền bằng số, tương ứng với số tiền trong hoá đơn thương mại, L/C, hợp đồng.  Lo ại tiền nh à nhập khẩu phải thanh toán.  Th ời hạn trả tiền: Ghi sao cho phù hợp với các chứng từ.  Tên người thụ hư ởng: Ngân h àng Quân Đội.  Tên người thụ trái: Công ty Vinatex  Địa chỉ người thụ trái: 25 Tr ần Qu ý C áp – TP Đ à N ẵng.  Ngư ời trả tiền hối phiếu.  Ngày ký phát.  Số và ngày lập hoá đơn thương mại.  Lo ại thư tín dụng.  Số và ngày m ở thư tín dụng. Trước đây, nhân viên lập chứng từ đánh nội dung sau đó đưa form mẫu vào in (cách làm giống như tờ khai). Với cách làm đó không thuận tiện, hiện nay công ty thiết kế form theo mẫu của ngân hàng có sẵn trong máy, mỗi lần lập chỉ việc điền thông tin vào chỗ trống và in ra.Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Công tác lập hối phiếu tại công ty nhìn chung tương đối tốt, chưa có bất hợp lệ nào liên quan đ ến hối phiếu. Công ty cần phát huy điểm mạnh này. II. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN 1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán: Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tất cả các loại chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký của các chủ thể liên quan). Ngoài ra, nhân viên lại tiếp tục kiểm tra xem các nội dung trong bộ chứng từ đã được phản ánh rõ ràng, đầy đủ hay chưa. Toàn bộ nội dung trong bộ chứng từ đều không được cạo sửa, tẩy xoá...(tên, địa chỉ, số tài khoản, số lượng, trọng lượng, khối lượng hàng hoá, giá cả, thành tiền...) và nh ững nội dung đó còn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù h ợp với các điều khoản trong hợp đồng thương mại, các điều khoản trong tín dụng thư. 2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ: Trong bộ chứng từ thanh toán - hoá đơn thương m ại giữ vị trí trung tâm và tất cả các chứng từ khác - từ vận đơn cho đ ến các giấy chứng nhận hàng hoá đ ều phải phù hợp với hoá đơn thương mại. Chính vì vậy mà nhân viên phòng kinh doanh công ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự phù h ợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn...cũng nh ư sự phù hợp về số lượng, trọng lượng, khối lượng, chất lượng và xu ất xứ của các h àng hoá được kê khai. Bởi khi có sự không phù hợp th ì bộ chứng từ sẽ không có giá trị. 3. Kiểm tra danh mục và số lượng các loại chứng từ: Để đảm bảo danh mục và số lượng các loại chứng từ đủ theo quy định của thư tín dụng hoặc của hợp đồng thương mại thì người bán phải chịu trách nhiệm lập bảng kêSimpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com khai danh mục và số lượng các loại chứng từ. Công việc này cũng do nhận viên phòng kinh doanh tiến h ành kiểm tra và lên danh mục, số lượng chứng từ cụ thể. Trong khi đó, ngân hàng và người mua kiểm tra số lư ợng thực tế của các loại chứng từ. Tất cả đểu phải khớp đúng giữa bảng kê và số lượng chứng từ thực tế. 4. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ: Đây là công đoạn đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của nhân viên phòng kinh doanh nhằm tránh những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra. Đây là việc kiểm tra từng chi tiết trên mỗi chứng từ để khẳng định sự chính xác của các số liệu trong các chứng từ đó. Các chứng từ nh ư hoá đơn thương m ại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm và các giấy chứng nhận hàng hoá không những kiểm tra chi tiết mà còn đối chiếu với hợp đồng thương mại và tín dụng thư để kết luận một cách chính xác. Đối với các chứng từ tài chính như hối ...