Kinh nghiệm giao tiếp qua email

Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, email đã trở nên thông dụng đến mức bạn có thể gửi CV qua email để đăng ký phỏng vấn và cũng có thể được gửi một email sau khi phỏng vấn để tiếp tục phỏng vấn lần hai...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kinh nghiệm giao tiếp qua email Kinh nghiệm giao tiếp qua emailTrong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, email đã trở nên thôngdụng đến mức bạn có thể gửi CV qua email để đăng ký phỏng vấn vàcũng có thể được gửi một email sau khi phỏng vấn để tiếp tục phỏng vấnlần hai... Cần chú ý cả nội dung lẫn hình thức khi gửi một thông điệp qua emailThế mà hầu như không có một cuốn sách nào dạy bạn quy tắc email cả.Tại sao chúng ta lại phải chú ý đến email như vậy? Vì nó chuyển tải mộthình ảnh làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.Nhiều người hiện nay coi một e-mail với một dòng tiêu đề thư không rõràng là một điều bất lịch sự nhất. Thêm vào đó, do nỗi sợ về những virusmáy tính, hiện nay, nhiều người đã gửi thẳng tất cả những email có vấnđề tới “thùng rác” (deleted items). Thực chất cách xử sự của bạn có thểkhông chê vào đâu được nhưng mọi người vẫn có thể trách bạn do hiểulầm. Dưới đây là những lời khuyên nhằm giúp bạn tránh được những lỗimà nhiều người hay mắc phải:1. Lưu ý khi đặt tên cho địa chỉ emailTên một địa chỉ email “bất bình thường” có thể lập tức trở nên “phảnchủ” khi bạn xin việc. Điều này có vẻ không công bằng cho lắm, nhưngnó là một thực tế giống như việc các nhà tuyển dụng đưa ra nhận xét vềứng viên dựa trên những biểu hiện bên ngoài. Khi đặt tên một địa chỉemail, người ta có thể chỉ nghĩ tới một biệt danh, một câu nói thú vị, mộtcụm từ đem lại cá tính của mình, thậm chí là đặt tên địa chỉ mail củamình bằng một cái tên kỳ cục có thể làm người khác phải đỏ mặt. Mộtnhà tuyển dụng đã kể lại câu chuyện của mình: “Có vẻ như chúng tôi đãtìm được một ứng viên khá giỏi cho vị trí dịch vụ khách hàng. Vấn đềduy nhất lại là email của người này. Địa chỉ email làm cho chúng tôithắc mắc về cô ấy: cogaikieuky@h...com. Có ứng viên khác lại có địachỉ bethichyeu@.....com. Rõ ràng email này gợi lên một hình ảnh, nhưnglại không phải là hình ảnh mà chúng tôi có thể giao thiệp một cách thânmật với một người phụ trách dịch vụ khách hàng có năng lực”. Hầu hếtcác nhà tuyển dụng ưa chuộng một địa chỉ email dựa trên tên của bạn,chẳng hạn như thanhthuy@yahoo.com hơn là một địa chỉ email nhưbupbebangbong@yahoo.com2. Đó có phải là câu trả lời cuối cùng?Những người bạn chu đáo thường xuyên gửi thư. Tuy nhiên, nhữngngười bận rộn sẽ chỉ gửi e-mail cho bạn khi nào họ muốn một điều gì đó.Những bức thư này thường chờ đợi ở bạn một câu trả lời rõ ràng chomột vấn đề nào đó. Khi bạn viết thư trả lời, hãy đảm bảo rằng bạn đã trảlời vấn đề đó với hết khả năng của mình. Đừng buộc người gửi thư phảihỏi lại vấn đề, trao đi đổi lại hàng loạt e-mail dài dòng. Tốt nhất làkhông nên trả lời những lá thư đó quá chậm.3. Tránh viết tắtNhững người sử dụng máy tính cá nhân thường dùng những ký hiệu viếttắt riêng để tránh phải đánh máy nhiều, ví dụ như “IMO” (in my opinion- theo ý kiến của tôi) và “TTYL” (talk to you later - tôi sẽ trao đổi cụ thểvới bạn sau). Tuy nhiên, nhiều người nhận ra rằng những chữ viết tắt đókhó hiểu như những công thức hóa học hữu cơ. Bạn không thể cứ chorằng mọi người đều quen thuộc với những ký hiệu viết tắt mà bạn đangáp dụng.4. Đừng trả lời chậm trễCó phải trả lời tất cả các thư mà bạn nhận được không? Có phải trả lờichúng một cách nhanh chóng hay không? Trên nguyên tắc, tất cả các thưđiện tử, ngoài những e-mail dưới dạng bom thư hoặc những bức thư cónội dung không lành mạnh, đều cần được trả lời. Lý thuyết ở đây là:Không ai có nhiều thời gian rỗi. Tuy nhiên, những bức thư từ nhữngngười như: Sếp, khách hàng, những người mà bạn quan tâm, và nhữngngười mà bạn chưa bao giờ nói chuyện đều luôn được ưu tiên hơn. Khigửi một bức thư điện tử, hãy đề nghị một cách dứt khoát với người nhậnnếu như bạn cần họ trả lời trong một khoảng thời gian nhất định.5. Thận trọng với các file đính kèmCần phải chú ý đặc biệt tới những file đính kèm khi gửi thư. Đừng baogiờ gửi thư có file đính kèm cho những người mà bạn không quen biết vìnhiều khả năng thư sẽ bị xóa, không được đọc vì người nhận sợ đó lànhững file có chứa virus. Thêm vào đó, những file gửi kèm với dunglượng lớn cần rất nhiều thời gian để tải về từ máy chủ. Người bạn đang ởsân bay hẳn sẽ không thể kiên trì chờ tới 10 phút để tải về những bứcảnh của buổi sinh nhật mà bạn gửi tới. Ngoài ra, hãy cố nén những filecó dung lượng lớn, đặc biệt là những file ảnh. ...