KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ

Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞVới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường lànguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giaotiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường khôngphải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khókhăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nóicùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn cóthể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫnnhau.Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thànhcông khi giao tiếp nơi công sở.Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơilàm việc:Chú ý vào nội dung trao đổi chứ không phải người phát ngônĐôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trướckhi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạnđã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ýlắng nghe thông tin mà họ chia sẻ.Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoạiqua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nóichuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn cóchấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhởrằng quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai!Tại sao chứ không chỉ là cái gì?Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểuvì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báokể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dungthông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câuhỏi tại sao bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này.Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn vàthử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễgiờ.Lắng nghe rồi mới đánh giáTất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm củangười phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờđến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiếtphải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hayđưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng đượcSẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những ngườikhó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thưhoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra,những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sửdụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơnThông tin đơn giản và dễ hiểuNghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễhiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nộidung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉlàm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt đượchiệu quả giao tiếp.Tiếp nhận phản hồiViệc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trìnhgiao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kiaphản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắmbắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từđó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránhviệc thực thi sai hoặc hiểu lầm.Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhauBất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đềuthấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng,bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữabạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quảhơn.Lưu ý cấp bậc trong giao tiếpBạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giaotiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên,bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắngnghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện vớicấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhânviên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đềđó.ới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường lànguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giaotiếp. ...