Kỹ năng soạn thảo văn bản - Lê Ngọc Quang

Phân loại văn bản Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản Qui ước soạn thảo văn bản Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt” Mẹo sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản Phương pháp sử dụng Style Phương thức gửi văn bản qua e-mail
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng soạn thảo văn bản - Lê Ngọc Quang VIAMI Software Kỹ năngsoạn thảo văn bản Lê Ngọc Quang Nội Dung➔ Phân loại văn bản➔ Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản➔ Qui ước soạn thảo văn bản➔ Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt”➔ Mẹo sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản➔ Phương pháp sử dụng Style➔ Phương thức gửi văn bản qua e-mail Tiếp nhận và xử lý thông tin LOGIC CẢM XÚC Hiểu Thích ↔ ghét Suy xét Vui ↔ buồnPhân tích Hay ↔ dở ... ...Phản ứng Phản xạXử lý và cân bằng thông tin Logic Sáng tạo Tiếng nói Hình ảnh Phân tích Gợi cảm Ngữ pháp Ngữ điệu Tâm điểm Minh họa Liên tiếp Đồng thời Chi tiết Hình ảnh lớn Chữ/Số Hình tượng/Khoảng cách Giải mã Mã hóa Ngắn hạn Dài hạn Nghe Nhìn Suy nghĩ Cảm nhận Có nghĩa Vô nghĩa Kế hoạch Tức thìVì sao phải có kỹ năng soạn thảo Trông mặt bắt hình dong, nhìn chữ đoán ra người → Đẳng cấp người trình bày → Nâng cao (hoặc che dấu) mình bằng kỹ năng → Nghệ thuật trình bày Bài hay nhưng cần có người đọc  Nội dung hay, bố cục dở → ai quan tâm?  Nội dung dở, bố cục đẹp → có người muốn đọc...  Muốn đọc, muốn xem → sẽ quan tâm...  Đọc hiểu, đọc lướt vẫn hiểu → cảm tình... Kỹ năng không phụ thuộc vào ”Trình (công cụ) soạn thảo” Các công cụ soạn thảo chính 2 dòng Office chính: Microsoft (MS) là độc quyền và OpenOffice, LibreOffice... (OO) là mã nguồn mở, miễn phí, dễ sử dụng và có phiên bản tiếng Việt Trình soạn thảo Microsoft Office Open Office Văn bản Word Writer Bảng tính Excel Spredsheet Trình chiếu Powerpoint Presenter Vẽ Draw Draw Các công cụ online khác: Google docs, webmail... Phân loại các văn bản Thư từ (thư, fax, e-mail...)  tầm thường, cấp trên, cấp dưới...  quảng cáo, chào hàng... Công văn, văn bản chính thống... Báo cáo Giới thiệu, trình chiếu... ... Thành phần của văn bản Tiêu đề: ngắn gọn mang ý chính nhất Mở đầu: dẫn chuyện, gợi sự tò mò, mong muốn... Nội dung: các ý chính, bố cục rõ ràng, toát ra ý tưởng, tránh lan man lạc đề Minh họa: gợi ý, gợi cảm Đoạn kết: chốt hạ, kết luận... Nguyên tắc soạn thảo Ý tưởng và thông điệp chuyển tải Chính tả, ngữ pháp chuẩn tiếng Việt Soạn thảo khác với gõ chữ Trình bày  Văn bản: bắt mắt, gọn gàng, qui củ...  Bảng tính: bố cục bảng, đầu bảng, đóng khung gợi ý...  Trình chiếu: rõ ràng, ý chính, minh họa...  Vẽ hình: bố trí chữ và hình cân xứng, gọn trong trang... Vòng đời của soạn thảo ĐỌC VIẾT Duyệt đọc Suy nghĩChỉnh sửa, sắp xếp Nháp, tốc ký Viết Kế hoạch, dàn bài Qui tắc chung cho văn bản Các dấu chấm, phảy, chấm phảy, ngoặc... Dấu cách Đẩy chữ Viết hoa Đánh số, chấm điểm (gạch đầu dòng) Canh lề, thụt lề, thụt hàng, dóng hàng... Phông chữ, cỡ chữ, style (kiểu) chữ, màu chữ... Đoạn văn Qui ước về soạn thảo Qui ước = Qui tắc mềm với người đọc  Phụ thuộc vào văn hóa khu vực  Phụ thuộc vào thời đại  Phụ thuộc vào công cụ soạn thảo  Phụ thuộc vào đối tượng Quy ước về style Bố trí hình ảnh, tỷ lệ hình ảnh, nền hình ảnh, đồ thị minh họa Các dòng qui ước chính French style  English style  Cổ điển, kiểu đánh máy  Hiện đại, mạnh  Chương ở giữa dòng  Bố trí từ trái sang phải  Các điểm đầu dòng  Các điểm thụt dần  Thụt chữ đầu đoạn văn  Đầu đoạn văn để thẳng  Cứng nhắc  Qui củ, dễ nhận  Khó thoát ý  Gợi ý  Kiểu chữ bay bướm  Kiểu chữ Arial, cứng Việt Nam dùng cả 2 styles Cách sắp xếp bằng bảng Mục đích dùng bảng:  Trình bày khung các ý tưởng  Sắp xếp nhiều ngăn và canh nội dung theo từng ngăn  Bố trí ngăn nắp giữa chữ và minh họa  Tính toán Các qui ước dùng bảng:  Tiêu đề cột, dòng, chân bảng, tổng...  Đoạn văn, phông, canh lề, justify  Đóng khung cho bảng (viền, nền...) Dùng Section/page breake Mục đích: không bị ảnh hưởng khi soạn thảo nội dung của các phần khác Chia vùng (phần)  Mỗi phần có thể có style riêng  Phân vùng để soạn thảo bên trong từng vùng Chia trang  Sang tran ...