Kỷ năng sử dụng điện thoại nơi công sở

Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi công sở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỷ năng sử dụng điện thoại nơi công sở Kỹ năng sử dụng điện thoại nơi công sởKỹ năng sử dụng điện thoại nơi công sởĐiện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi côngsở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả.Dưới đây là 10 điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại:1. Nói năng lịch sự và phát âm chuẩnNhững từ ngữ như: Xin vui lòng, Cảm ơn… không những làm cuộc nói chuyện trởnên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dâyhơn.Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọitình huống.2. Giọng nói chân thànhNếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắnbạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảmthấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấnđề và giúp họ tìm cách giải quyết.3. Không ra lệnhThay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏiông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”.4. Cư xử chuyên nghiệp và khéo léoBạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét vớingười nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công ty, bạncần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.5. Kiềm chế cảm xúcĐể tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loạisách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.6. Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công tyNên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đạidiện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung vào cuộc nóichuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giácđược quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.7. Tìm chỗ ngồi khi nói chuyệnTìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Ngoài rabạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép lại những điều cầnthiết.8. Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoạiBạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời thưđiện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở bên kiađầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không muốn tiếptục câu chuyện nữa.9. Ngắt lời đúng lúcCó nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà khôngcho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một cách lịch sự để họ cóthể tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.10. Nói rõ ràng và ngắn gọnKhi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như khi gọi điệntới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn và rõràng. Bạn nên tránh nói dài dòng dễ dẫn đến lạc đề và có thể gây hiểu lầm cho ngườinghe