KỸ NĂNG VIẾT

1. Bước chuẩn bị để viết thư bán hàng Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác. Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm. Dùng thử sản phẩm và so sánh nó với các sản phẩm khác. Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ. Quan sát qui trình sản xuất. Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì? Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào? Chất lượng, giá cả?Việc trả lời các...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
KỸ NĂNG VIẾT KỸ NĂNG VIẾT Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết. - Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếpthu bởi thị giác.VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán,thiệp mời, thiệp chúc mừng…)NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT- Trình tự của thông tin trình bày.- Từ ngữ sử dụng.- Sự chính xác của văn phạm.- Ðối tượng nguời đọc.- Hình thức trình bày. 1BÀI TẬP THỰC HÀNHAnh Chiến là kế toán trưởng gửi cho anh Tú trưởng phòngmarketing một bức thư có nội dung như sau :Hãy nhận xét và sửa lại (nếu cần) văn bản này.Văn bản 1.Người gửi : ChiếnGửi : Tú.Cảm ơn về tập tài liệu PT và những thông tin. Tôi sẽ liếcqua vụ này đêm nay và sẽ cho anh biết những kết quả tínhtoán cuối cùng vào ngày mai. Ðược chứ ? 2Văn bản 2Nguời gửi : Nguyễn Ðức Chiến – Kế toán truởng.Kính gửi : Anh Lê Tuấn Tú – Truởng phòng Marketing.V/v : Tập tài liệu PT. Ngày 15 tháng 9 năm 2005. Cảm ơn anh đã gửi cho tôi bản tài liệu PT và nhữngthông tin bổ sung. Tối nay tôi sẽ xem xét tất cả các chi tiết vàsẽ tính toán chi phí phù hợp. Số liệu cuối cùng sẽ đuợc giao cho anh vào 10h30sáng mai. Nếu anh cần những thông tin này sớm hơn thì hãygọi cho tôi theo số máy nội bộ 308 truớc 4h30 chiều nay. 31. Viết thư thông thuờng và báo tin vui.(thông báo, đặt hàng, tín dụng…)2. Viết thư báo tin không vui.( từ chối khiếu nại, đặt hàng, tín dụng…)3. Viết thư thuyết phục (thư bán hàng, thư yêu cầu và đòi nợ…)4. Viết các loại thư đặc biệt. (thư giới thiệu, chúc mừng , cảm ơn, chia buồn…) 4 KĨ NĂNG VIẾT THƯ BÁN HÀNG 1. Bước chuẩn bị để viết thư bán hàng  Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác. - Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm. - Dùng thử sản phẩm và so sánh nó với các sản phẩm khác. - Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ. - Quan sát qui trình sản xuất. - Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? - Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì? - Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào? - Chất lượng, giá cả? Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì? Tìm hiểu người đọc thư- Thư được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhóm, hay công ty ?- Bạn muốn gì ở người đọc ? Điền vào phiếu thăm dò, mẫu đơn đặt hàng hay mua hàng. 52. NỘI DUNG VIẾT THƯ2.1. NỘI DUNG- Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm.-- Nêu đặđ Giá cả điểcmđề c ượ nổciậbpậ. t và lợi ích của sản phẩm. - Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ. - Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng. - Phần đính kèm (nếu có). 2.2. TRÌNH BÀY - Theo lối dẫn đề. - Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất. - Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm. - Giá cả chỉ giới thiệu khi đã trình bày những lợi ích về SP - Cuối cùng ích lợi dành cho người đọc khi hành động. Ví dụ: dịp này, mua hàng được khuyến mãi, trúng thưởng… 2.3. VĂN PHONG Ngắn gọn, rõ ràng. Ý tưởng chặt chẽ, mạch lạc. 6THỰC HÀNH Viết thư giới thiệu bán hàng về một dịch vụ mới, chất lượng cao “Sinh viên giúp việc nhà”THỰC HÀNHHãy viết thư bán hàng một sản phẩm mà bạn yêu thích. 7 THỰC HÀNH1- Giới thiệu về một sản phẩm2- Đề xuất các biện pháp hoàn thiện sản phẩm.3- Đề xuất các biện pháp marketing cho sản phẩm.CÁC SẢN PHẨM:- Bưởi năm roi- Vải thiều Lục Ngạn- Sữa tắm- Vina giày- Áo thun Thành Công- Bánh Kinh Đô- Thực phẩm Vissan- Cá Basa 8 KĨ NĂNG GIỚI THIỆU SP 1. Bước chuẩn bị  Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác. - Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm. - Dùng thử sản phẩm và so sánh nó với các sản phẩm khác. - Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ. - Quan sát qui trình sản xuất. - Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? - Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì? - Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào? - Chất lượng, giá cả? Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì? Tìm hiểu người KH- Thông tin được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhóm, hay công ty ?- Bạn muốn gì ở khách hàng ? Điền vào phiếu thăm dò, mẫu đơn đặt hàng hay mua hàng… 92. NỘI DUNG VIẾT THƯ2.1. NỘI DUNG- Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm.-- Nêu đặđ Giá cả điểcmđề c ượ nổciậbpậ. t và lợi ích của sản phẩm. - Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ. - Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng. - Phần đính kèm (nếu có). 2.2. TRÌNH BÀY - Theo lối dẫn đề. - Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất. - Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm. - Giá cả chỉ giới thiệu khi đã trình bày những lợi ích về giá. - Cuối cùng ích lợi dành cho người đọc khi hành động. Ví dụ: dịp này, mua hàng được khuyến mãi, trúng thưởng… 2.3. VĂN PHONG Ngắn gọn, rõ ràng. Ý tưởng chặt chẽ, mạch lạc. 10THỰC HÀNH : Hãy chọn hình thức giao tiếp viết/nóicho phù hợp với các truờng hợp sau.1. Một xe vận tải hàng của bạn gặp tai nạn và bạn cần thông báo cho khách hàng biết việc giao hàng sẽ bị ảnh huởng.2. Bạn muốn kiểm tra xem 7 nhân viên bán hàng tại các khu vực khác nhau có thể dự cuộc họp của phòng trong vòng 3 ngày tới.3. Bạn muốn thông báo đến NV của mình những vấn đề nghiêm trọng vừa xảy ra trong SX của Cty.4. Bạn đang xây dựng một cuốn cẩm nang về chất luợng của Cty và sếp của bạn muốn loại bỏ càng nhiều loại giấy tờ càng tốt.5. Các nhân viên ...