Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1).

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1).Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng và tính chất thông tin đa dạng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1).Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1)Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thếgiới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhậnvà mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóngvà tính chất thông tin đa dạng.I. Đặc điểm của e-mail1. Cách trình bày đơn giảnƯu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thếgiới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhậnvà mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóngvà tính chất thông tin đa dạng.2. Cách lưu trữ dữ liệuViệc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng vàphần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.3. Chi phíTrong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngàycàng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến íthay nhiều.4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều ngườiTrường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghihọ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùngCC.5. Hình thức văn bảnMặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần vớingôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiếtcũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiệncho việc đọc trên màn hình máy vi tính …II. Cách viết e-mailCó 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mậtĐối với hình thức e-mail trang trọng:1. CC, BCC, Return ReceiptTo: địa chỉ của người nhận e-mail.CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ củangười nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail,người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng củanó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCChàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọccủa người nhận.Attachment: Tài liệu kèm theo.Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đãnhận được e-mail.2. SubjectThông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề đểhiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựngtrong nội dung.Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ýmuốn “Reply”.Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.3. Thể hiện sự tôn trọngTrong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta khôngdùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặcJohn, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ nhưDear Pat Joners.Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta khôngthê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.Dear Sir / MadamĐối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:Dear Customer ServiceDear Human Resources ManagerDear Marketing DirectorĐối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùngDr. (Dr. Franklin)4. Phần nội dungBắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giảithích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏithông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quantrọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõràng.Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăntrong việc đọc nắm ý.Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịchsự. ...