Kỹ nǎng giao tiếp dành cho các nhà quản lý

Một trong những nguyên nhân được nêu lên nhiều nhất là do... kỹ nǎng giao tiếp kém. Người ta thường được khuyến khích để hoàn thành tốt công việc ở nơi làm việc, nhưng không có một đánh giá nào về kỹ nǎng giao tiếp của họ. Nếu bạn không thể nói lưu loát trong những cuộc họp, thì bạn đã mất đi sự tín nhiệm và tin cậy mà một nhà quản lý cần có. Hay nói đơn giản là nếu bạn không phải là một người biết truyền đạt có hiệu quả, thì có lẽ bạn không nên...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ nǎng giao tiếp dành cho các nhà quản lýKỹ nǎng giao tiếp dành cho nhà quản lý!Một nghiên cứu mới được tiến hành ở Mỹ đối với 20.000người phỏng vấn cho thấy: lý do số 1 làm cho người ta rờibỏ công việc chính là cách đối xử không tốt của ông chủ.Nói cách khác, đó là vì họ đã gặp phải những ông chủ tồi.Một trong những nguyên nhân được nêu lên nhiều nhất là do... kỹnǎng giao tiếp kém. Người ta thường được khuyến khích để hoànthành tốt công việc ở nơi làm việc, nhưng không có một đánh giánào về kỹ nǎng giao tiếp của họ. Nếu bạn không thể nói lưu loáttrong những cuộc họp, thì bạn đã mất đi sự tín nhiệm và tin cậymà một nhà quản lý cần có. Hay nói đơn giản là nếu bạn khôngphải là một người biết truyền đạt có hiệu quả, thì có lẽ bạn khôngnên làm ông chủ. Vậy làm thế nào để các nhà quản lý ngày naytruyền đạt tốt, kể cả sử dụng e-mail?Dưới đây là vài điểm cần thiết đáng để lưu ý.1. Cần phải chú ý lắng nghe.Quan tâm đến những người làm công cho bạn. Điều này mớinghe có vẻ đơn giản, nhưng đó là lời phàn nàn phổ biến và cũnglà ý kiến của nhiều chuyên gia về nguồn con người. Họ nhấnmạnh nhiều nhất trong các cuộc hội thảo của các nhà quản lý làhọc cách lắng nghe sao cho tốt hơn. Có câu chuyện về một ôngchủ đã chống tay dưới cằm và lắng nghe chǎm chú bất cứ ai nói.Nhưng nếu nhìn kỹ, thì ra mắt ông ta đã nhắm mắt lại dưới cặpkính mầu. Ông ta thường dùng các cuộc họp để tranh thủ ngủmột giấc ngắn.2. Dành thời gian cho những người làm.Thường xuyên nên có những cuộc gặp từng người - thành viênđội công tác của bạn - là rất quan trọng. Nếu họ làm việc ở nơixa, thì gặp qua điện thoại. Nếu bạn không thể gặp hàng tuần, thìít ra cũng phải gặp một tháng hai lần, và đừng có gọi điện thoạicho ai trong khi đang gặp nhau, trừ phi cực kỳ cần thiết. Điều nàychứng tỏ cho những người làm biết rằng họ luôn được ông chủchú ý. Nên nói về con đường nghề nghiệp của họ và bạn hìnhdung họ đang phát triển công việc ra sao. Mặt khác, những ngườilao động cũng cần nhận thấy những sức ép thời gian của ôngchủ.3. Nêu ra một thông điệp nhất quán về những giá trị của bạn.Nhận biết rõ bạn là ai và bạn đại diện cho những gì, điều đó cóthể giúp cho những người làm của bạn có những quyết định tốthơn của chính họ (hoặc ít ra là những quyết định mà bạn sẽ vừalòng hơn).4. Cần có thông tin phản hồi thường xuyên, tránh những bấtngờ.Những người làm công trước hết không nên biết về những vấnđề công việc hoàn thành có ý nghĩa trong một đánh giá hàngnǎm. Mà họ nên sẵn sàng trước để đối mặt cho tốt (và càng nhânđạo càng tốt) rằng có những điều mà họ cần cải tiến.5. Cần gây được ấn tượng và có kết quả khi nói với cácnhóm.Tại đây, không phải là nói với Phòng thương mại địa phương -mặc dù điều đó cũng tốt - nhưng tác giả muốn nói đến các nhómngười làm công. Nếu bạn không thể nói lưu loát trong nhữngcuộc họp, thì bạn đã mất đi sự tín nhiệm và tin cậy mà một nhàquản lý cần có. Hãy học để biết cách nói ngắn gọn nhưng có sứcthuyết phục. Và cũng phải hiệu quả như thế khi bạn viết e-mailcho nhóm.6. Đừng che giấu đằng sau e-mail.Phần lớn những vấn đề tế nhị phải được thảo luận với cá nhân.Hầu hết những mâu thuẫn phải được giải quyết với cá nhân,hoặc ít ra phải bằng điện thoại, khi đã dính líu đến những xúcđộng thì e-mail cũng trở thành cỗ xe không còn phù hợp đểtruyền tin và giao tiếp. Và e-mail cũng chẳng bao giờ là mộtphương pháp thích hợp để nói với ai đó rằng anh hay chị đã bị sathải. Tuy nhiên, e-mail vẫn là một công cụ truyền đạt quan trọng,bởi vậy đây là những lời khuyên làm thế nào để truyền đạt thôngtin bằng e-mail được tốt nhất.7. Có được sự đánh giá của chính bạn.Bạn nên tìm thông tin phản hồi từ những người làm về kết quảcông việc của bạn với tư cách là một giám đốc. Điều đó sẽ làmcho bạn trở thành ông chủ tốt hơn và cũng khiến nhân viên cấpdưới của bạn khâm phục hơn. Bạn có bao giờ khẩn khoản yêucầu một thông tin phản hồi như thế chưa? Những công ty cànglớn (như Microsoft) đều có những hình thức phản hồi thông tin vềgiám đốc hàng nǎm và đều được trả lời thoả đáng.Tuy nhiên, đừng làm việc này qua e-mail mà phải gặp trực tiếpmột người để nghe họ về một vấn đề riêng hoặc có liên quan đếnphong cách quản lý của bạn. Hãy cố gắng làm cho người ta hếtbực tức hay tiêu tan nghi ngờ càng nhiều càng tốt, cộng với chúthài hước để giữ cho không khí không bao giờ cǎng thẳng. Bạncần thành thật trong cách quan tâm về những gì mà anh ấy haychị ấy đang nói. Điều đó có thể khó chịu cho bạn nhưng thậm chícó thể còn khó chịu hơn nếu người ta không nói ra. Và kết quảcuối cùng thường có thể tạo nên một mối quan hệ tốt hơn.Điều tốt nhất cho bạn là duy trì được đối thoại, đừng làm chongười lao động ấm ức trong lòng. Rồi thời gian qua đi, họ sẽ đủtin bạn để có thể kể cho bạn nghe một điều còn giữ kín và giãibầy tâm sự với bạn.8. Hành động qua thông tin phả ...