Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính

Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp là một phương tiện quan trọng để ghi lại và chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN: 1. Khái niệm về văn bản: - Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. - Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp là một phương tiện quan trọng để ghi lại và chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. 2. Khái niệm Văn bản quản lý Nhà nước: Là những quyết định quản lý và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 3 Phân loại văn bản quản lí nhà nước: a. Văn bản quy phạm pháp luật : Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tư luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Bao gồm : Văn bản luật và văn bản dưới luật - Văn bản luật : Hiến pháp, Luật, Bộ luật do Quốc hội ban hành - Văn bản dưới luật : + Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị quyết + Chủ tịch nước: Lệnh, Quyết định + Chính phủ: Nghị định + Thủ tướng Chính phủ: Quyết định + Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ: Thông tư + Tổng kiển toán nhà nước Quyết định + Các Bộ Thông tư liên tịch + UBND các cấp Chỉ thị, Quyết định b. Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (văn bản cá biệt) Là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục nhất định nhằm đưa ra những quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ. Ví dụ: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, xử phạt hành chính, Quy chế, nội quy cơ quan…. c. Văn bản hành chính thông thường: Dùng để chuyển đạt những thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố, thông báo 1 chủ trương, 1 quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức, ghi chép lại các ý kiến kết luận của hội nghị, thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau, hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Bao gồm một số văn bản sau : công văn, công điện, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đề án, phương án, kế hoạch, chương trình , diễn văn, các loại giấy như giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép… d. Văn bản chuyên môn kỹ thuật: - Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao.. - Văn bản kỹ thuật : trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thủy văn… II. THỂ THỨC VĂN BẢN: 1. Khái niệm : Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu của văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản trên giấy A4 20-25 11 2 1 3 4 5b 5a 9a 10a 10b 12 30-35 15-20 mm 6 7a 9b 8 7c 13 7b 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số Thành phần thể thức văn bản : Quốc hiệu 1 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 2 : Số, ký hiệu của văn bản 3 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 4 : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5a : Trích yếu nội dung công văn hành chính 5b : Nội dung văn bản 6 : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm ...