Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên Microsoft Word 2003

Tham khảo tài liệu kỹ thuật trộn thư cao cấp trên microsoft word 2003, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên Microsoft Word 2003 Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên Microsoft Word 2003Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Wordđể tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trìnhlà ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Mainchính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tinmain chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống vànếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượngmẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năngMail Merge cơ bản trong MS WORD.Gợi ý thao tác: (bài viết này thực hiện trên MS Office2003 như yêu cầu của nhiềubạn đọc)1. Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danhsách cơ sở dữ liệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trênWORD cũng được).2. Mở mới một Document WORD trắng, kích hoạt thanh công cụ Mail Merge.3. Nhấp chọn nút công cụ Main document setup, xem hình 1. Hình 14. Chọn chức năng tạo nhãn Labels trên hộp thoại Main Document Type, xemhình 2. Hình 25. Trên hộp thoại Label Options nhấp chọn tên một kiểu nhãn phù hợp trongkhung Product number, xem hình 3. Hình 36. Nhấp nút New Label để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫuvừa mới chọn: lần lượt điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độrộng, chiều cao cho phù hợp với khổ giấy A4 (chọn ở mục Paper Size) tương ứng,lưu ý đến hai thông số quan trọng: Number across (số nhãn thể hiện theo cột),Number down (số nhãn thể hiện theo hàng), đặt tên cho mẫu label mới vào dòngLabel name xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình 4. Hình 4 * Hướng dẫn thêm: Ví dụ ở đây tôi muốn trên cùng một trang giấy A4 (khổđứng) sẽ in ra được 2 phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì sẽ thiếtlập number across (1) và number down (2), tương tự như vậy bạn có thể tùy biếnthoải mái các thông số này nếu muốn in ra nhiều phiếu hơn trên cùng một mặtgiấy.7. Trở về hộp thoại Label Options bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OKđể bắt đầu quá trình trộn thư, xem lại hình 3.8.Lúc này trên trang WORD trắng sẽ có một khung bảng (kiểu một cột, hai dòng)đúng như thiết kế ở bước 6, bạn lần lượt sao chép phần nội dung tập tin Main chínhđã chuẩn bị (ở bước 1) vào hai khung trống này, xem hình 5. Hình 59. Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh MailMerge để đưa vào tập tin danh sách EXCEL cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1,xem hình 6. Hình 610. Khi đưa vào tập tin EXCEL sẽ xuất hiện hộp thoại Select Table yêu cầu bạnxác định lại lần nữa thật chính xác Sheet chứa cơ sở dữ liệu chính thức, xem hình7. Hình 711.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nộidung trên tập tin “giấy báo điểm thi”, nhấp nút Insert Merge Fields (nút thứ sáutừ trái qua) trên thanh Mail Merge lần lượt chèn vào các cột tương ứng cho đúngvị trí, xem hình 8. Hình 8 * Hướng dẫn thêm: o Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiếnhành hai lượt cho mẫu giấy báo điểm bên trên và phía dưới (không được dùngthao tác Copy xuống dưới vì sẽ gây lỗi trong kết quả trộn), tương tự như vậy bạn sẽphải tiến hành lần chèn công thức 3- lần 4 nếu như trên khổ giấy A4 thể hiện thêm3 hay 4 mẫu phiếu báo điểm cùng loại. o Khi chèn vào các công thức trường Fields bạn nên chọn chế độ thể hiện in đậm(Bold) để tạo ra hiệu ứng nổi bật đồng loạt trên các mẫu phiếu báo điểm sau khitrộn. o Lưu ý: sau mẫu phiếu báo điểm thứ hai (bên dưới) lúc này sẽ có một côngthức , bạn di chuyển công thức này lên sau ngay bên dưới củamẫu phiếu báo điểm thứ nhất (nếu bạn trộn ba mẫu phiếu báo điểm trên cùng mặtgiấy thì lúc này chỉ có công thức dưới phiếu báo 1, phiếu báo 2,mà không có sau mẫu 3), xem hình 9. Hình 912.Nhấp nút công cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải qua) trênthanh công cụ Mail Merge để xuất kết quả trộn thư sang một tập tin DOC mới.Trong hộp thoại qui ước trộn chọn All để trộn tất cả cơ sở dữ liệu hay From…tođể trộn trong khoảng cách các record cố định tùy ý, nhấp OK để đồng ý, xem hình10. Hình 1013. Kết quả của tập tin trộn thư sẽ theo đúng thiết kế (2 phiếu trên cùng một trang)và thứ tự từ một cho đến hết của các mẫu tin trong danh sách cơ sở dữ liệu Excel,xem hình 11.Hình 11 ...