Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word 2003

Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word 2003 Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word2003 Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin inra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơbản trong MS WORD,1. Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danh sách cơ sở dữliệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trên WORD cũng được).2. Mở mới một Document WORD trắng, kích hoạt thanh công cụ Mail Merge.3. Nhấp chọn nút công cụ Main document setup, xem hình 1. Hình 14. Chọn chức năng tạo nhãn Labels trên hộp thoại Main Document Type, xem hình 2. Hình 25. Trên hộp thoại Label Options nhấp chọn tên một kiểu nhãn phù hợp trong khung Productnumber, xem hình 3. Hình 36. Nhấp nút New Label để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫu vừa mới chọn:lần lượt điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độ rộng, chiều cao cho phù hợp vớikhổ giấy A4 (chọn ở mục Paper Size) tương ứng, lưu ý đến hai thông số quan trọng: Numberacross (số nhãn thể hiện theo cột), Number down (số nhãn thể hiện theo hàng), đặt tên cho mẫulabel mới vào dòng Label name xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình 4. Hình 4 * Hướng dẫn thêm: Ví dụ ở đây tôi muốn trên cùng một trang giấy A4 (khổ đứng) sẽ in rađược 2 phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì sẽ thiết lập number across (1) vànumber down (2), tương tự như vậy bạn có thể tùy biến thoải mái các thông số này nếu muốn inra nhiều phiếu hơn trên cùng một mặt giấy.7. Trở về hộp thoại Label Options bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OK để bắt đầuquá trình trộn thư, xem lại hình 3.8.Lúc này trên trang WORD trắng sẽ có một khung bảng (kiểu một cột, hai dòng) đúng như thiếtkế ở bước 6, bạn lần lượt sao chép phần nội dung tập tin Main chính đã chuẩn bị (ở bước 1) vàohai khung trống này, xem hình 5. Hình 59. Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh Mail Merge để đưavào tập tin danh sách EXCEL cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, xem hình 6. Hình 610. Khi đưa vào tập tin EXCEL sẽ xuất hiện hộp thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lầnnữa thật chính xác Sheet chứa cơ sở dữ liệu chính thức, xem hình 7. Hình 711.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nội dung trên tậptin “giấy báo điểm thi”, nhấp nút Insert Merge Fields (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh MailMerge lần lượt chèn vào các cột tương ứng cho đúng vị trí, xem hình 8. Hình 8 * Hướng dẫn thêm: o Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiến hành hai lượtcho mẫu giấy báo điểm bên trên và phía dưới (không được dùng thao tác Copy xuống dưới vì sẽgây lỗi trong kết quả trộn), tương tự như vậy bạn sẽ phải tiến hành lần chèn công thức 3- lần 4nếu như trên khổ giấy A4 thể hiện thêm 3 hay 4 mẫu phiếu báo điểm cùng loại. o Khi chèn vào các công thức trường Fields bạn nên chọn chế độ thể hiện in đậm (Bold) để tạora hiệu ứng nổi bật đồng loạt trên các mẫu phiếu báo điểm sau khi trộn. o Lưu ý: sau mẫu phiếu báo điểm thứ hai (bên dưới) lúc này sẽ có một công thức , bạn di chuyển công thức này lên sau ngay bên dưới của mẫu phiếu báo điểm thứ nhất(nếu bạn trộn ba mẫu phiếu báo điểm trên cùng mặt giấy thì lúc này chỉ có công thức dưới phiếu báo 1, phiếu báo 2, mà không có sau mẫu 3), xem hình 9. Hình 912.Nhấp nút công cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải qua) trên thanh công cụMail Merge để xuất kết quả trộn thư sang một tập tin DOC mới. Trong hộp thoại qui ước trộnchọn All để trộn tất cả cơ sở dữ liệu hay From…to để trộn trong khoảng cách các record cố địnhtùy ý, nhấp OK để đồng ý, xem hình 10. Hình 1013. Kết quả của tập ...