Lập và nôp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc trưng chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, một cá nhân.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lập và nôp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ I. Khái niệm, yêu cầu 1. Khái niệm 1.1. Hồ sơ Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc trưng chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, một cá nhân. 1.2. Lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 2. Yêu cầu - Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị - Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ, hoàn chỉnh - Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị II. Trách nhiệm lập hồ sơ - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chính các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ: tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình. - Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ của đơn vị mình. - Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó. III. Tổ chức lập hồ sơ 1. Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ (DMHS) 1.1. Khái niệm, tác dụng Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ của một cơ quan, tổ chức kèm theo ký 1 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã qui định. - Danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện; giúp cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ đúng, đầy đủ, chính xác; - Là căn cứ để cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn; giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được công việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, chuyên viên. - Nêu cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. 1.2. Phương pháp xây dựng và sử dụng DMHS 1.2.1. Phương pháp xây dựng DMHS * Các căn cứ để xây dựng DMHS: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên; - Lề lối làm việc, chế độ hội họp, báo cáo và tổ chức văn thư của cơ quan; - Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc DMHS của năm (nhiệm kỳ) trước và bảng THBQ tài liệu của cơ quan; - Các đặc trưng lập hồ sơ. * Nội dung các bước xây dựng DMHS: - Bước 1: xây dựng bố cục bảng kê DMHS. Thông thường có 2 cách xây dựng bố cục bảng kê DMHS là theo cơ cấu tổ chức hoặc theo vấn đề. + Theo cơ cấu tổ chức của cơ quan: là căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan; sau đó sắp xếp thứ tự các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo tầm quan trọng của các đơn vị trong cơ quan. + Theo vấn đề: là căn cứ vào hoạt động của cơ quan, đơn vị để phân chia ra các vấn đề, các mặt hoạt động của quan. - Bước 2: dự kiến tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ và đơn vị, người chịu trách nhiệm lập hồ sơ. * Cách xây dựng DMHS: có hai cách - Cách thứ nhất: cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến DMHS cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi xin ý kiến cán bộ phụ trách và cán bộ, chuyên viên của các đơn vị đó. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan tổng hợp ý kiến góp ý, bổ sung, chỉnh lý, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ của cơ quan trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức xét duyệt và ký ban hành. 2 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 - Cách thứ hai: từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao và chương trình công tác của đơn vị trong năm hoặc trong nhiệm kỳ dự kiến những hồ sơ cần lập, gửi cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị thành bản DMHS của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp văn phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp thành bản DMHS của cơ quan trình thủ trưởng cơ quan xét duyệt và ký ban hành. - Một số điểm cần chú ý khi xây dựng danh mục hồ sơ + Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào tình hình thực tế mà vận dụng cách xây dựng DMHS cho phù hợp; + Danh mục hồ sơ mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ thường làm một lần vào tháng cuối năm hoặc cuối nhiệm kỳ để sử dụng cho năm sau, nhiệm kỳ sau. 1.2.2. Cách sử dụng danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng cơ quan phê duyệt cần sao thành nhiều bản và gửi cho các đơn vị trong cơ quan. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính mỗi người giữ một bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ trong cơ quan. Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi và lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm đồng thời để ghi mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào văn bản đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký văn bản đi, đến hoặc trường lưu hồ sơ trong các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm (nhiệm kỳ) mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị; làm cơ sở hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu ...