Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret Child

Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret ChildLên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quảnTiến sĩ Margaret ChildKhông nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quytrình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá họcliên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quảnmang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra cácquyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn cócho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành cácnhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết định về công tác bảo quảnđược thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâuquan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được.Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chươngtrình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và địnhhướng hoạt động của cơ quan. Những mục tiêu này cần phải được xáclập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu nhưđịnh hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lậpkế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tàiliệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưutrữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gìcho các mục tiêu đó.Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư việnđược chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loạibảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộcác tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phụcchế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảoquản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đếncác chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kémvà thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tưliệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa rađược một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên.Phương pháp lập kế hoach.Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạchchiến lược đạt quy chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thốngcác công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưutrữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản vàđịnh ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trungtâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tấtviệc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hộicác thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảoquản”. Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứuvà có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lýcông tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng cóthể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề màcác nơi này quan tâm. CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói cóthể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việcđánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như cáccông cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được cácyêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưutrữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trịlâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhânlực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năngthực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả củaviệc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quychuẩn ưu tiên.Tính toán rủi roCần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn củacông tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầuphục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quảncủa cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạngxuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữvà sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháynổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước cácnguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát.Khảo sát các điều kiện bảo quảnNhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình mộtcách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Cáckhảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độgiòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các vănbản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìaphụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết cáckhảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan kháckhông cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủngloại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuynhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏtrong ...