Lựa chọn mô hình để thiết lập hệ thống quản lý

“Nếu bạn không biết cần đi đến đâu thì bạn chọn con đường nào cũng vậy” Basil S. Walsh Tài liệu này sẽ giới thiệu tóm tắt mục đích và phạm vi áp dụng của một số các mô hình, tiêu chuẩn về hệ thống quản lí đang được áp dụng rộng rãi trên thế giới và Việt Nam như ISO 9000 và Mô hình tuyệt hảo (The Business Excellence Model) nhằm giúp các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn công cụ phù hợp để thiết lập nên các hệ thống quản lí. II) Dẫn nhập Tiến sỹ Trevor...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lựa chọn mô hình để thiết lập hệ thống quản lý Lựa chọn mô hình để thiết lập hệ thống quản lýI) Mục đích tài liệu“Nếu bạn không biết cần đi đến đâu thì bạn chọn con đường nào cũng vậy” BasilS. WalshTài liệu này sẽ giới thiệu tóm tắt mục đích và phạm vi áp dụng của một số các môhình, tiêu chuẩn về hệ thống quản lí đang được áp dụng rộng rãi trên thế giới vàViệt Nam như ISO 9000 và Mô hình tuyệt hảo (The Business Excellence Model)nhằm giúp các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn công cụ phù hợp để thiết lập nêncác hệ thống quản lí.II) Dẫn nhậpTiến sỹ Trevor Smith, chủ tịch ủy ban ISO/TC 176 chịu trách nhiệm soạn thảo Bộtiêu chuẩn ISO 9000 phát biểu: “Đằng sau một hệ thống quản lí chất lượng hiệuquả là một hệ thống quản lí mạnh. Đằng sau một hệ thống quản lí mạnh là một tầmnhìn và sứ mệnh mạnh mẽ được chia sẻ và thấu hiểu bởi tất cả mọi thành viên củatổ chức. Đằng sau tầm nhìn mạnh mẽ là các giá trị bền vững như sự khát khaocống hiến, sự chính trực, cởi mở và trách nhiệm” (2)Nhưng làm sao để có thể thiết lập nên một hệ thống quản lí mạnh? Các nhà quảnlí, nghiên cứu và tổ chức trên thế giới luôn mong muốn tìm kiếm các mô hìnhquản lí mang tính phổ quát, có thể áp dụng rộng rãi dựa trên những kiến thức vàkinh nghiệm quản lí tốt nhất. Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 (1) và Mô hình tuyệthảo (The Business Excellence Model) là kết quả của những cố gắng như vậy.Trước khi thiết lập một hệ thống quản lí, các doanh nghiệp phải đặt ra hai câu hỏichính:a) Mục đích của hệ thống quản lí là gì?b) Công cụ nào có thể sử dụng để giúp thiết lập nên hệ thống quản lí để đạt mụcđích đó?Một trong những nguyên nhân quan trọng nhất dẫn đến tính kém hiệu quả của cáchệ thống quản lí chất lượng TCVN ISO 9001 hay quản lí nói chung tại các doangnghiệp Việt Nam trong mấy năm qua là sự không xác định rõ ràng mục đích củahệ thống quản lí và sự khiếm khuyết, thậm chí sai lệch trong cách hiểu bản chấtcủa các mô hình, tiêu chuẩn được sử dụng.Cũng như xây một ngôi nhà, bạn nên xác định trước ngôi nhà ấy để làm gì, rộngbao nhiêu, để cho bao nhiêu người ở, các yêu cầu vị trí, thẩm mỹ, tiện nghi nhưthế nào rồi mới thuê một người thiết kế bản vẽ phù hợp. Chuyện gì sẽ xảy ra nếubạn gọi một kỹ sư thiết kế và chỉ đơn giản nói: “Hãy thiết kế cho tôi một ngôinhà”? Chắc rằng người kỹ sư thiết kế sẽ bối rối và nếu anh ta cứ yên lặng thựchiện thì sản phẩm thiết kế sẽ không có nhiều giá trị.Vấn đề tương tự cũng thường xuyên xảy ra với việc áp dụng tiêu chuẩn TCVNISO 9001:2000 tại các doang nghiệp Việt Nam.Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các doanh nghiệp, ngoài mong muốn có tấmchứng chỉ TCVN ISO 9001:2000 để tăng uy tín thương hiệu, thực sự có nhu cầucó một hệ thống quản lí giúp họ kiểm soát và khai thác một cách hiệu quả cácnguồn lực ngày càng đắt đỏ và khan hiếm để đạt các mục tiêu của mình.Nhận thức phổ biến là TCVN ISO 9001:2000 là chìa khóa để giúp các doanhnghiệp nâng tầm quản lí toàn diện cho tất cả các hoạt động chứ không chỉ riêngquản lí chất lượng các hoạt động sản xuất ra sản phẩm cho khách hàng.Nhưng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nói riêng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000không được ban hành với mục đích như vậy.Điều 2.11 của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:200 nêu rõ: “Hệ thống quản lí chấtlượng là một phần của hệ thống quản lí của tổ chức tập trung vào việc đạt các đầura (kết quả) có liên quan đến mục tiêu chất lượng, nhằm thỏa mãn nhu cầu, mongđợi và yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan một cách thích hợp. Các mụctiêu chất lượng bổ sung cho các mục tiêu khác của tổ chức như những mục tiêuliên quan đến sự tăng trưởng, ngân quỹ, lợi nhuận, môi trường, sức khỏe và antoàn nghề nghiệp” (3)Thêm nữa, Tiêu chuẩn được biết đến rộng rãi nhất trên thế giới và Việt Nam (Vì làtiêu chuẩn dùng để đánh giá và có thể cấp chứng chỉ phù hợp), Tiêu chuẩn TCVNISO 9001:2000 lại có phạm vi áp dụng cho các hoạt động liên quan trực tiếp đếnquá trình tạo sản phẩm cho khách hàng (Xem hình 1), còn các hoạt động hỗ trợkhác như tài chính, nhân sự, cơ sở hạ tầng... thì sẽ nằm ở đâu trong hệ thống quảnlí?Nghĩa rằng ngoài hệ thống quản lí chất lượng, tổ chức cần có các hệ thống quản líkhác như kinh doanh, tài chính, môi trường... và doanh nghiệp phải dựa vào tiêuchuẩn, mô hình nào để thiết lập cho mình một hệ thống quản lí toàn diện?III) Mục đích và phạm vi của TCVN 9001:2000a) Giới thiệuTiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là một phần của bộ tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 về quản lí chất lượng. Bộ tiêu chuẩn này bao gồm các tiêu chuẩn:- TCVN ISO 9000:2000: Hệ thống quản lí chất lượng – Cơ sở và từ vựng. TCVNISO 9000:2000 mô tả cơ sở của các hệ thống quản lí chất lượng và quy định cácthuật ngữ dùng trong các hệ thống quản lí chất lượng thuộc nhóm này- TCVN ISO 9001:2000: Hệ thống quản lí chất lượng – Các yêu cầu. TCVN ISO9001:2000 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lí chất lượng khi một tổchức muốn chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp các sản phẩm đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng caosự thỏa mãn của khách hàng. Đây là tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá hệ thốngquản lí chất lượng của một tổ chức và cấp chứng chỉ phù hợp.- TCVN ISO 9004:2000: Hệ thống quản lí chất lượng – Hướng dẫn cải tiến.TCVN ISO 9004:2000 cung cấp các hướng dẫn xem xét, cải tiến tính hiệu lực vàhiệu quả của hệ thống quản lí chất lượng. Bộ tiêu chuẩn này mở rộng mục tiêunhằm tới là thỏa mãn khách hàng và cả các bên liên quan.b) Mục đích và phạm vi áp dụng của TCVN ISO 9001:2000Điều 1.1 của TCVN ISO 9001:2000 nêu rõ:“Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lí chất lượng khi mộttổ chức:a. Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêucầu của khách hàng và các yêu cầu chế định thích hợp;b. Nhằm nâng cao sự thõa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệuquả hệ thống này, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm ...