MẪU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠTỔNG CỤC HẢI QUAN

Tham khảo tài liệu mẫu quy trình kiểm soát hồ sơtổng cục hải quan, biểu mẫu - văn bản, biểu mẫu phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MẪU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠTỔNG CỤC HẢI QUAN TỔNG CỤC HẢI QUANTÊN CƠ QUAN QLHCNN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠMã s ố QT 02Lần ban hành 01Ngày ban hành ……/…/201 Trang 1/4 Soạn thảo Soát xét Phê duyệtChức vụChữ kýHọ tên THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆUNgày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chúMỤC LỤC1. MỤC ĐÍCHQuy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủybỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan.2. PHẠM VIÁp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Cơ quan3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN▪ Điều 4.2.4 - ISO 9001:20084. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA▪ Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấpbằng chứng về các hoạt động được thực hiện.▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ quan▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng5. NỘI DUNG QUY TRÌNHTT Hoạt Trách M ô tả nhiệm động5.1 Kiểm soát hồ sơ Các đơn Các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ theo BM-5.1.1 Lập vị …- 02.01 - Danh mục hồ sơ. Các hồ sơ cần lưu của các danh đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục mục này hồ sơ Các đơn Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu tại Mục 7 của các5.1.2 Lưu vị Thủ tục/ Hướng dẫn, trưởng các đơn vị có trách nhiệm giữ hồ tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy sơ và được sắp xếp khoa học. Từng Hồ sơ phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04 Các hồ sơ liên quan tới việc xử lý các công việc sau một thời gian lưu trữ phải được chuyển cho một đơn vị có chức năng lưu trữ, quản lý hồ sơ để lưu trữ và quản lý hồ sơ theo quy định. Các đơn Khi cán bộ có nhu cầu mượn hồ sơ, đơn vị cho mượn5.1.3 Mượn vị có trách nhiệm hướng dẫn người mượn hồ sơ lập BM và trả 02.02 - Yêu cầu mượn hồ sơ và theo dõi hồ sơ đó đến hồ sơ khi được trả lại. Các đơn Hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của đơn vị nào thì đơn vị5.1.4 Hủy đó có trách nhiệm hủy hồ sơ bằng cách: xé, đốt, hoặc vị tái sử dụng hoặc tái chế. Khi hủy cần lập biên bản hủy hồ sơ hồ sơ theo BM 02.036. HỒ SƠTT Tên tài liệu cần lưu trữ Trách nhiệm Thời gian lưu lưu Danh mục hồ sơ Các đơn vị Theo hồ sơ1 Mượn và trả hồ sơ Các đơn vị Theo hồ sơ2 Hủy hồ sơ Các đơn vị Theo hồ sơ37. BIỂU MẪUTT Mã hiệu Tên Biểu mẫu Danh mục hồ sơ BM 02.011 Mượn và trả hồ sơ BM 02.022 Hủy hồ sơ BM 02.033 Mẫu gáy Folder BM 02.044 DANH MỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ ĐƠN VỊ: ___________________________________ Tên hồ sơ Mã số Ghi chúSTT BM-...-02.01 - Danh mục hồ sơ Ngày ban hành: PHIẾU MƯỢN HỒ SƠHọ và tên: ................................ ................................ ................................ .............Đơn vị: ................................ ................................ ................................ .................Đề nghị đơn vị: ................................ ................................ ................................ ....Vui lòng cho mượn những tài liệu - hồ sơ sau:STT Tên hồ sơ Mã số Thời gian trả Mục đích sử dụng Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP Ngày … tháng … năm 20 … ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ  Chấp nhận  Không chấp nhận Lý do không chấp nhận: ………………..……………………………………………………………………………………………… Ngày … tháng … năm 20 … ĐƠN VỊ CUNG CẤPTình trạng hồ sơ khi trả:  Chấp nhận  Không chấp nhậnÝ kiến khác: ................................ ................................ ................................ ......................................... ................................ ................................ .............................................. ...