Mẹo hay sử dụng Office 2010 (Phần I)

Mẹo hay sử dụng Office 2010 (Phần I) Bài viết giới thiệu 10 cách hay giúp bạn tiết kiệm thời gian và sử dụng Microsoft Office 2010 hiệu quả hơn. Tùy biến hoặc thu nhỏ RibbonKhi Microsoft lần đầu tiên trình làng giao diện Ribbon trong Office 2007, đã có rất nhiều ý kiến trái chiều xung quanh việc thiết kế giao diện mới giống như dải băng (ribbon) này. Nhiều người gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những chức năng quen thuộc trước kia khi dùng Office phiên bản trước. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Mẹo hay sử dụng Office 2010 (Phần I) Mẹo hay sử dụng Office 2010 (Phần I)Bài viết giới thiệu 10 cách hay giúp bạn tiết kiệmthời gian và sử dụng Microsoft Office 2010 hiệuquả hơn.Tùy biến hoặc thu nhỏ RibbonKhi Microsoft lần đầu tiên trình làng giao diệnRibbon trong Office 2007, đã có rất nhiều ý kiến tráichiều xung quanh việc thiết kế giao diện mới giốngnhư dải băng (ribbon) này. Nhiều người gặp khókhăn trong việc tìm kiếm những chức năng quenthuộc trước kia khi dùng Office phiên bản trước.Thêm nữa, họ không mấy thiện cảm với cái cách thiếtkế các biểu tượng chiếm nhiều diện tích ở đầu trangcủa Ribbon. Tuy nhiên, sau 4 năm, phiên bản Office2010 đã có thể dập tắt những phàn nàn kể trên khicho phép bạn tùy biến Ribbon theo cách riêng hoặcgiấu nó đi để tiết kiệm không gian trong bất kỳchương trình Office nào.- Để giấu Ribbon, rất đơn giản bạn chỉ cần nhấnchuột phải vào nó và chọn Minimize The Ribbon.- Để tùy chỉnh Ribbon:Bước 1: bạn nhấn chuột phải lên Ribbon và chọnCustomize The Ribbon. Một cửa sổ có các chọn lựahiện ra với 2 ô nhỏ bên trong. Ô bên trái gồm cáclệnh còn bên trái bao gồm danh sách các tab.Bước 2: Để giấu các tab bạn không muốn xem,uncheck box bên cạnh hoặc ngược lại, check box đểxem thêm tab.Bước 3: Chọn nút New Tab để tạo một tab riêng. Mộttab mới sẽ hiện ra với tên New Tab (Custom) và tênnhóm New Group ở bên dưới.Bước 4: Làm nổi bật New Tab và chọn Rename đểđặt tên riêng cho tab của bạn. Thao tác tương tự vớiNew Group.Bước 5: Tiếp tục, bạn cuộn thanh commands bên tráiđể thêm vào tab và group bạn vừa lập. Để xem listđầy đủ hơn, chọn All Commands ở menu thả xuống.Bước 6: Làm nổi bật commands bạn muốn thêm vàotab riêng của bạn bằng chọn nút Add >>.Bước 7: Nhấn Ok khi bạn đã hoàn tất.Ngoài ra, sau khi lưu các thay đổi bằng việc nhấn Ok,bạn có thể chuyển chúng sang một file riêng, sử dụngnút Import/Export. Nó cho phép bạn sử dụng mộtconfigure tương tự cho ribbon trên một máy tính khibạn dùng chức năng Import.In và lưu không cần backstage viewVới phiên bản Office trước, bạn có thể in hoặc lưutrực tiếp từ chức năng File trên menu thả xuống,nhưng Office 2010 cho phép bạn nhấn chuột một lầnvài thẻ File và bỏ qua các lựa chọn trên backstageview trải khắp văn bản của bạn.Nếu muốn in và lưu nhanh, bạn có thể sử dụng phímtắt trên bàn phím hoặc một nút trên thanh công cụQuick Acces ở trên Ribbon.Để lưu từ thanh công cụ Quick Access, bạn nhấnchuột vào biểu tượng floppy disk. Để in, chọn biểutượng Quick Print. Nếu trên màn hình không hiển thịbiểu tượng Quick Print, bạn có thể chọn bằng cáchkéo thả menu.Dưới đây là những phím tắt giúp bạn thực hiện cácthao tác in và lưu nhanh chóng:Ctrl + P: Chọn đến print menu.Ctrl + S: SaveF12: Save asTự tạo phím tắt bàn phímOffice 2010 có rất nhiều những phím tắt bàn phímđược thiết kế sẵn nhưng phiên bản cập nhật này cũngcho phép bạn tự tạo các phím tắt khác nhau tùy từngmỗi ứng dụng văn phòng.Bước 1: Nhấn chuột phải vào ribbon và chọnCustomize The Ribbon. Một cửa sổ có các chọn lựasẽ hiện ra.Bước 2: Chọn nút Customize cạnh KeyboardShortcuts. Một cửa sổ Customize Keyboard tiếp tụchiện ra.Bước 3: Chọn một tab ở ô bên trái và một commandở bên phải. Sau đó bạn điền một phím tắt mới trong ôPress New Shortcut Key. Tốt nhất bạn nên sử dụngmột tổ hợp kết hợp CTRL hoặc ALT.Thay đổi Template định sẵn trong WordKhi bạn mở một văn bản mới, thông thường bạn sẽthấy một màn hình trống. Tuy nhiên, nhiều người lạimuốn thông tin liên lạc cá nhân trên tất cả các vănbản mình xuất bản. Bạn có thể tạo một template cósẵn các thông tin cần thiết, theo một định dạng chuẩn.Thậm chí bạn cũng có thể chọn để template đó ởdạng văn bản định sẵn mỗi khi mở Word.Bước 1: Tạo một template bạn muốn bằng cách soạnmột đoạn văn bản và định dạng trước trong Word.Bước 2: Trên File Menu, chọn Save As. Menu savesẽ hiện ra.Bước 3: Chọn Word Macro-Enabled Template(.dotm) trên menu thả xuống.Bước 4: Lưu file template của bạn tại đường dẫnUsers[Username củabạn]AppDataRoamingMicrosoftTemplates folderđối với Windows 7 and Vista, hoặc Documents andSettings[Username của bạn]ApplicationDataMicrosoftTemplates folder với Windows XP.Nếu bạn muốn chọn template đó ở dạng văn bản địnhsẵn mỗi khi bạn tạo văn bản mới trong Word, đặt têncho template là Normal.dotm và viết đè lên fileNormal.dotm hiện có. Hoặc nếu bạn muốn soạn vănbản mới sử dụng một template bất kỳ, chọn New trênFile Menu rồi nhấn chuột vào My Templates và chọnvăn bản mẫu bạn muốn.Gia hạn sử dụng bản trial Office 2010 thêm 1thángTheo như mặc định thì Microsoft cho bạn 60 ngàydùng thử Microsoft Office 2010, nhưng liệu bạn cómuốn thêm một chút thời gian sau khi bản trial hếthạn? Để gia hạn thêm 30 ngày nữa, bạn hãy thực hiệncác thao tác sau:Bước 1: Vào Start Menu, trong hộp thoại Run gõ“cmd” hoặc chọn Command Prompt ở menuAcc ...