Mẹo quản lý thời gian

Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Đây là các mẹo nhỏ dành cho bạn:
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Mẹo quản lý thời gian Mẹo quản lý thời gianBạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Đây làcác mẹo nhỏ dành cho bạn:Tuân thủ kế hoạch đã đặt raLên danh sách việc cần làmCần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Vớidanh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mangtheo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động,PDA...) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dựán, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chungchung, đại khái.Ước tính thời gian thực hiện các công việcCần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạnđể hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thểtranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìmkiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủKhi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sứcthực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũngphải dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành.Tránh lãng phí thời gianTận dụng thời gian thông minhChỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail đểnhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc.Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bấtkỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thaotác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai...Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắpKhông chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, cácthư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấyngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tinđã không còn tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn có thểhọc hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọithứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.Tránh bị ngắt quãng công việcNếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành“chính sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gianđể nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúcbạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.Luôn đảm bảo tiến độ công việcCộng tác và hợp tácCác đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàntất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suynghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khungthời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trongquá trình thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc củabạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khácNếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạncó trách nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phungphí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của ngườikhác. Nếu các trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngàycủa bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bàytỏ sự quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham giaBạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nàokhông. Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu vàkết thúc cuộc họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏiriêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước.Duy trì mục tiêu của bạnLuôn tạo sự bận rộn cho mìnhBạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có haihoặc thêm nữa còn tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hội chuyển đổi công việc vàtập trung vào được nhiều thứ khác nhau. Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụsẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạtvà luôn tươi mới.Biết lựa chọn công việc tham giaHãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công tyHãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tốiđa được các khả năng của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghịhay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sựnghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc.Hãy tự hỏi bản thân, công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mìnhkhông? và Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?.Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũngnhư sự tôn trọng của mọi ng ...