Môi trường làm việc cho nhân viên và đôi điều cần nói

Khi mà các nhân viên sử dụng email, tin nhắn, công cụ trò chuyện trực tuyến (chát) hay các diễn đàn dành cho những cuộc giao tiếp không chính thức, các phòng nghỉ giải lao, phòng ăn và nhà bếp trong thế giới kinh doanh bắt đầu trông như những di tích của một thời đại analog.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Môi trường làm việc cho nhân viên và đôi điều cần nóiMôi trường làm việc cho nhân viên -đôi điều cần nóiKhi mà các nhân viên sử dụng email, tin nhắn, công cụ tròchuyện trực tuyến (chát) hay các diễn đàn dành cho những cuộcgiao tiếp không chính thức, các phòng nghỉ giải lao, phòng ăn vànhà bếp trong thế giới kinh doanh bắt đầu trông như những ditích của một thời đại analog.Hãng điều tra thị trường Gensler đã tiến hành một cuộc điều tratrực tuyến và thấy rằng có tới 2/3 các nhân viên văn phòng tại Mỹtin rằng họ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi được tiếp xúc gần gũivới các đồng nghiệp mỗi ngày. Và có đến 30% số người được hỏinói rằng môi trường làm việc của họ hiện không khích lệ đượccác giao tiếp và cộng tác tự nhiên - một yếu tố mà khiến nhiềucông ty phải suy nghĩ lại môi trường làm việc của mình.Trong một vài trường hợp, điều này liên quan tới việc bố trí saocho hai nhân viên có thể gặp gỡ nhau hoàn toàn riêng tư. Haycác trường hợp khác đó là một sân bóng rổ của công ty cho cáccuộc vui đùa.Dù thế nào, mục tiêu luôn là duy nhất: để đẩy mạnh giao tiếp giữacác đồng nghiệp công ty và nâng cao lợi nhuận kinh doanh từnhững ý tưởng sáng tạo và tinh thần làm việc cao.“Có rất nhiều lý do hợp lý để có những khu vực giao tiếp khôngchính thức”, Jay Brand, nhà tâm lý học kinh doanh tại hãng sángtạo Haworth, Mỹ, cho biết. Jay khuyên các công ty nên thận trọnglên các kế hoạch cho những khu vực này và xác định những giátrị nào được các nhân viên mong đợi để đem lại sự thoả mãn vàhiệu suất công việc cao hơn.Theo Jay, việc gia tăng các giao tiếp chính thức và ngẫu nhiêntrong công ty về dài hạn sẽ đem lại không ít lợi ích.Giám sát công sở và Phản hồi của nhân viênMột số công ty đã dành hàng tháng trời để thăm dò các nhân viênđể biết được các cuộc trao đổi, họp bàn diễn ra như thế nào và ởđâu là thích hợp nhất. Thách thức sau đó chính là cân bằng đượccác phản hồi này với thực tế.Gervais Tompkin, giám đốc hãng thiết kế Gensler, cho biết: “Khimọi người nói với bạn về những gì họ làm tại công sở, họ đangnói với bạn những gì họ tin tưởng hay mong muốn được làm”.Gensler và nhiều công ty thiết kế khác thường tiến hành điều travới sự giám sát công sở, chẳng hạn như đi lại xung quanh vănphòng khoảng 1 hoặc 2 giờ một lần để xem các nhân viên đanglàm gì.Đó cũng là cách thức được hãng thiết kế nội thất và kiến trúcVOA áp dụng khi phải tiến hành cấu trúc, sắp xếp lại văn phònglàm việc vốn khá thảm hại và lộn xộn. Sau 16 năm không có thayđổi gì trong văn phòng làm việc trong khi tiếp nhận hàng trămnhân viên mới, VOA nhận thấy đã đến lúc có chiếc áo mới.Vì vậy, các nhà quản lý của VOA có các cuộc gặp riêng với hầuhết các nhân viên và thường xuyên dạo quanh văn phòng làmviệc của hãng. VOA cũng tổ chức các cuộc bàn thảo quy mô lớnđể có được sự đồng thuận đối với vài thiết kế quan trọng, chẳnghạn như kiểu không gian cộng đồng nào sẽ thích hợp.Những thay đổi không gian cho các tập thểMột trong những lời phàn nàn phổ biến nhất đó là cách bố trí sắpxếp hiện tại không tạo điều kiện thuận lợi cho các giao tiếp xã hộitrong công ty. Robert Skelton, giám đốc hành chính của VOA: “Kểtừ khi lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, nhiều nhân viênđã lên tận sân thượng để hút thuốc và họ thích thú điều này. VOAđã lên kế hoạch thiết kế các phòng nhỏ tại các góc của vănphòng làm việc – nơi mà các nhân viên có thể nhâm nhi chén càphê hay nấn ná lại trò chuyện với nhau”.Một sự quan sát nữa mà VOA nhận ra đó là trong khi hầu hết cáccông việc tại hãng được thực hiện qua các nhóm nhỏ tối đa 5người, thì chỉ có duy nhất một nơi để mọi người họp bàn: phònghội thảo lớn và chính thức.“Không có nơi nào cho 5 người gặp gỡ cả”, Robert Skelton nhậnđịnh. Do đó, VOA cũng cho xây dựng nhiều phòng họp nhỏ haycác góc hóc mát – nơi hoàn hảo cho các cuộc thảo luận khôngchính thức giữa các thành viên tập thể.Giờ đây tại VOA các nhóm nhân viên 5 người thường xuyên gặpgỡ đến nỗi các phòng nhỏ phải được đăng ký trước hàng tuần.Và Robert cho biết ông phải sử dụng các “chỗ kín đáo” tronghành lang một cách thường xuyên do mọi nhân viên quá gần gũivới ông. “Nếu ai đó muốn bàn bạc và không muốn ngắt quãngcông việc của người khác, họ sẽ đến những chỗ kín đáo riêngbiệt sẵn có”, Robert cho biết.Ngắt quãng cho giải trí và các trò chơiNhững không gian chung quy tụ mọi người gần gũi với nhautrong công việc có thể rất thuận tiện, song đôi lúc việc tạo ra cảmgiác của khoảng cách cũng không kém phần quan trọng.Đó là những gì các nhà quản lý tại hãng Principal Financial Groupáp dụng sau khi nghe thấy nhiều lời phàn nàn từ các nhân viênrằng văn phòng làm việc tại trụ sở chính quá căng thẳng và sứcép. Từ đấy, “High Street Retreat” (Rút lui xa lộ) - một câu lạc bộthể thao nhân viên rất gần với văn phòng làm việc – đã ra đời. Nóđược thiết kế cho rất nhiều môn thể thao, trò chơi khác nhau, nhưpinball, bóng đá mini, hockey, sách vở, máy bán đồ,....Câu lạc bộ đem lại cho các nhân viên cơ hội để tạm dừng suynghĩ về công việc trong khi giải trí vui chơi - một điều mà theoCEO Rhonda Clark-Leyda là thực sự giá trị với họ và với công ty.“Các nhân viên cảm thấy thoả mãn và làm việc hiệu suất hơn,còn công ty được tận hưởng doanh thu gia tăng, giảm các chi phíliên quan tới stress và nhân viên xin nghỉ phép”, Rhonda chobiết.Những trợ giúp nhãn hiệu và tuyển dụngNhững khu vực giải trí, thư giãn sáng tạo có thể đem lại cho cácnhân viên cơ hội giao tiếp với nhãn hiệu công ty. Một tập thểsáng tạo nội bộ đã thiết kế môi trường làm việc mới tại Zune, mộtcông ty âm nhạc di động trực thuộc Microsoft. Cảm hứng từ thẩmmỹ và thiết kế của máy nghe nhạc Zune, các nhân viên đã xâydựng một không gian được thiết kế nhằm hợp nhất các nhân viênvới môi trường và trải nghiệm âm nhạc.Có một khu DJ trong phòng cà phê - nơi mà các nhân viên có thểtrình diễn năng khiếu ...