Một phong cách quản lý

Bài “Sơ lược lịch sử các hệ thống phần mềm quản lý” đã tóm tắt về khái niệm và phân biệt giữa các họ phần mềm khác nhau: MRP, ERP, CRM, SCM… Trong này, chúng tôi sẽ đề cập đến ERP, hệ thống đã trở thành phổ dụng trên thế giới, và tuy mới chỉ bắt đầu nhưng sẽ có tầm quan trọng bậc nhất trong các ứng dụng doanh nghiệp tại Việt Nam. ERP thực sự là một công cụ mạnh và hiệu quả có thể giúp chúng ta tiến kịp với các doanh nghiệp nước ngoài về mặt...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Một phong cách quản lý Một phong cách quản lý Bài “Sơ lược lịch sử các hệ thống phần mềm quản lý” đã tóm tắt về khái niệm và phân biệt giữa các họ phần mềm khác nhau: MRP, ERP, CRM, SCM… Trong này, chúng tôi sẽ đề cập đến ERP, hệ thống đã trở thành phổ dụng trên thế giới, và tuy mới chỉ bắt đầu nhưng sẽ có tầm quan trọng bậc nhất trong các ứng dụng doanh nghiệp tại Việt Nam. ERP thực sự là một công cụ mạnh và hiệu quả có thể giúp chúng ta tiến kịp với các doanh nghiệp nước ngoài về mặt quản lý, cũng như tạo ra một thế hệ các nhà quản lý hiện đại cho nước nhà. Vậy thực sự ERP là gì và sức mạnh của nó nằm ở đâu? Cấu trúc của một hệ thống ERP Theo tài liệu chính thức của CIBRES, cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP), một trong những chứng chỉ quốc tế quan trọng nhất đối với chuyên viên tư vấn ERP, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các phần hành sau đây (trong phạm vi bài báo, chúng tôi sẽ chỉ liệt kê chứ không đi sâu vào tính năng và hoạt động của từng phần hành cụ thể). 1. Kế toán tài chính ■ Sổ cái ■ Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng ■ CSDL khách hàng ■ Đơn đặt hàng và các khoản phải thu ■ Mua hàng và các khoản phải trả ■ Lương ■ Nhân sự ■ Tài sản cố định 2. Hậu cần ■ Quản lý kho và tồn kho ■ Quản lý giao nhận ■ Quản lý nhà cung cấp 3. Sản xuất ■ Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule) ■ Lập kế hoạch NVL (MRP – Material Requirements Planning) ■ Lập kế hoạch phân phối (DRP – Distribution Requirements Planning) ■ Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements Planning) ■ Công thức sản phẩm (BoM – Bill of Material) ■ Quản lý luồng sản xuất (Product Routings) ■ Quản lý mã vạch (Bar Coding) ■ Quản lý lệnh sản xuất (Work Order) 4. Quản lý dự án 5. Dịch vụ ■ Quản lý dịch vụ khách hàng ■ Quản lý bảo hành bảo trì 6. Dự đoán và lập kế hoạch 7. Công cụ lập báo cáo Như vậy, ERP nhìn chung là một tập hợp các phần hành dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất… Hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đã trang bị phần mềm cho các chức năng, chỉ có điều mỗi phần mềm này lại có một cơ sở dữ liệu (CSDL) riêng và chẳng có cách nào để nói chuyện được với nhau. Điều này phản ánh một thực tế là các doanh nghiệp của ta thường không có một chiến lược về CNTT mà phát triển theo yêu cầu phát sinh tại từng bộ phận vào những thời điểm khác nhau. “Tích hợp” mới chính là điều đáng nói của ERP. Tích hợp ở đây hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một CSDL chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị. Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần. Ví dụ, nhân viên bán hàng A nhập đơn đặt hàng gồm 15 thùng kẹo vào phân hệ “Bán hàng”, đơn đặt hàng này sẽ kích hoạt chức năng kiểm tra kho trong phân hệ “Kho”, nếu thấy trong kho còn loại hàng đó thì phân hệ “Kho” sẽ tạo ra một ‘Phiếu xuất kho’ chờ sẵn đồng thời đánh dấu giữ 15 thùng kẹo lại (để không bị xuất cho đơn đặt hàng khác). Khi thủ kho in ‘Phiếu xuất kho’ và thực xuất ra 15 thùng kẹo, hệ thống lại tiếp tục kích hoạt phân hệ “Kế toán tài chính” và tạo ra hoá đơn cho khách hàng đó. Khi nhân viên kế toán in hoá đơn, phân hệ “Kế toán tài chính” sẽ tiếp tục tạo ra bút toán ghi nợ vào tài khoản phải thu của khách hàng (hoặc vào tiền mặt nếu khách hàng trả tiền ngay) và ghi có vào doanh thu. Như vậy cả thủ kho lẫn nhân viên kế toán đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai phải gõ lại đơn đặt hàng đó, điều này mang rất nhiều ý nghĩa. Có thể kể ra một số lợi ích chính như sau: ■ Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Trở lại ví dụ trên nếu nhân viên A điền tay đơn đặt hàng và viết con số “15” rồi xuất cho khách hàng Trần Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Trần Hưng”… Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp. Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này. ■ Tăng tốc độ dòng công việc. Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tín ...