Một số chú ý khi khôi phục tài liệu word

Chắc hẳn bạn sẽ rất lo lắng khi một tài liệu chứa dù ít hay nhiều thông tin quan trọng bị lỗi. Bạn có thể sẽ bị mất tất cả những thông tin đó sau hàng giờ cố gắng lấy lại những thông tin đó mà không có kết quả. Đó có thể là do bạn đang quá lo lắng nên không thể thực hiện một số bước đơn giản mà khá hiệu quả để lấy lại nhưng thông tin này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Một số chú ý khi khôi phục tài liệu wordMột số chú ý khi khôi phục tài liệuWordChắc hẳn bạn sẽ rất lo lắng khi một tài liệu chứa dù ít hay nhiềuthông tin quan trọng bị lỗi. Bạn có thể sẽ bị mất tất cả những thôngtin đó sau hàng giờ cố gắng lấy lại những thông tin đó mà không cókết quả. Đó có thể là do bạn đang quá lo lắng nên không thể thựchiện một số bước đơn giản mà khá hiệu quả để lấy lại nhưng thôngtin này.Dưới đây là một vài thao tác bạn có thể áp dụng trong những tình huốngnhư vậy:1. Tài liệu của bạn có thật sự bịlỗi?Nhiều người dùng thường mắc sai lầmlơn khi cho rằng không mở được tàiliệu là do nó bị lỗi, và một số thậm chísau vài lần cố gắng khắc phục nhưngkhông có kết quả đã “thẳng tay” xóabỏ. Bạn nên nhớ rằng bất kì thứ gìtrên máy của bạn đề có thể bị lỗi, vàtrong tình huống này có thể ứng dụngWord của bạn hay thậm chí làWindows đã có vấn đề. Vì vậy trước khi restore hay sửa file bạn nên mởthử những tài liệu khác hay mở tài liệu bị lỗi đó trên một máy khác để xácđịnh rõ căn nguyêm của sự cố. Có thể bạn sẽ phải ngạc nhiên với nhữnggì xảy ra.2. Sao lưu tài liệu lỗiThực ra đây không phải là một thủ thuật khôi phục nhưng nó lại là mộtbước quan trọng trong quá trình sửa lỗi bởi vì chúng ta không chắc chắn vềkết quả của quá trình này. Trong một số trường hợp công cụ sửa lỗi đãkhông khắc phục được sự cố mà thậm chí còn làm sự cố trầm trọng hơn.Nhưng với một bản sao từ trước dù kết quả có thế nào bạn cũng khôngphải hối tiếc.3. Kiểm tra emailTrong nhiều trường hợp có thể tài liệu bị lỗi này đã được bạn đính kèm vàomột email và gửi đi trước đó. Nếu thế thì thật may mắn vì bản sao củaemail đó (cùng với file đính kèm) đã được lưu trữ trong folder Sent Items(thư đã gửi) của ứng dụng Email hay Webmail. Và thật đơn giản bạn chỉcần mở lại email đó và tải file đính kèm về máy.4. Chạy CHKDSKCHKDSK (hay CheckDisk) là một lệnh trong hệ điều hành Windows, OS vàOS/2 giúp hiển thị trạng thái toàn vẹn file hệ thống của đĩa cứng và có thểsửa lỗi logic file hệ thống, trong Unix lệnh này là fsck. Bạn chỉ cần chạylệnh này trên ổ đĩa chứa file lỗi vì lỗi này có thể xảy ra do lỗi hệ thống vàCHKDSK có thể khắc phục được lỗi này. Sau khi chạy CHKDSK bạn cóthể kiểm tra tính toàn vẹn của file hệ thống và xác định nơi phát sinh sự cốtrong file hệ thống hay bên trong tài liệu này.5. Xuất file theo định dạng khácNếu có thể mở tài liệu này trong Word bạn hãy thử lưu nó dưới một địnhdạng khác. Đôi khi việc sử dụng một định dạng như RTF hay TXT có thểloại bỏ một số mã của Word khỏi tài liệu này. Thông thường những mã nàylà nguyên nhân gây lỗi cho các tài liệu Word.6. Giải nén văn bản thôMặc dù việc lưu tài liệu Word theo định dạng RTF hay TXT khá hữu hiệunhưng đó là trong trường hợp bạn có thể mở lại trong Word, còn nếu khôngmở được thì sao? Trong trường hợp đó bạn nên sử dụng một trình xử lývăn bản khác hỗ trợ tài liệu Word. Bạn có thể sử dụng một trình soạn thảofile (như Hex) để giải nén thủ công mọi thứ có thể sửa được từ tài liệu lỗinày. 7. Sử dụng trình chuyển đổi văn bản của WordBạn cũng có thể khôi phục phần văn bản của tài liệu bằng trình soạn thảovăn bản của Word. Để mở công cụ này vào File chọn Open, khi hộp thoạiOpen xuất hiện lựa chọn tài liệu Word bị lỗi. Sau đó lựa chọn mụcRecover Text From Any File trong danh sách Files Of Type và mở tài liệunày. Bộ lọc này sẽ nhập thẳng văn bản ASCII từ mọi file. Tuy nhiên bạn sẽbị mất định dạng Word và các mục không phải văn bản như hình ảnh, tuynhiên ít nhất bạn sẽ có thể giải nén hầu hết thông tin dạng văn bản từ fileđó. Chú ý phương pháp này không thể áp dụng cho những tài liệu có địnhdạng của Word 97-2003 (ngoại trừ file docx hay dotx).8. Sử dụng tính năng Open And RepairWord XP và các ứng dụng Word sau này hỗ trợ tùy chọn Open And Repairmà bạn có thể sử dụng để khôi phục file lỗi. Sau khi mở hộp thoại Open,bạn chỉ cần click chọn file lỗi và chọn tiếp Open And Repair trong danhsách thả xuống của nút Open. Công cụ này có thể khắc phục nhiều vấncho những tài liệu lỗi.9. Sử dụng bản Shadow Copy của tài liệu lỗi trong Windows VistaWindows Vista tự động lưu bản Shadow Copy của một số tài liệu lên ổcứng. Nếu một bản Shadow Copy của tài liệu lỗi này tồn tại thì bạn có thểkhôi phục phiên bản gần đây của tài liệu. Để thực hiện điều đó bạn phảiphải chuột vào tài liệu lỗi chọn Properties trong menu tắt. Khi hộp thoạiProperties hiện ra, chọn tab Previous Versions (tab này chỉ xuất hiện vớinhững file được lưu trữ trên ổ đĩa định dạng NTFS). Tab PreviousVersions sẽ hiển thị những phiên bản trước đó hiện có của file này.10. Tạo lại HeaderMặc dù mọi tài liệu Word là khác nhau nhưng tài liệu Word được tạo trongnhững phiên bản Word thông thường thường có cùng kiểu Header (nhưngcũng có đôi chút khác biệt trong các phiên bản). Sử dụng một trình soạnthảo file để kiểm tra tài liệu Word không có lỗi sẽ nhanh chóng phát hiện ranhững điểm chung của những tài liệu này. Sau khi đã chắc chắn Headercũng nằm trong số điểm chung đó bạn chỉ cần copy Header từ một tài liệunày và sử dụng trình soạn thảo trên để dán vào file lỗi (ghi đè lên Headerhiện có của file lỗi). Nếu Header là phần bị phá hủy của tài liệu phươngpháp này sẽ khắc phục được sự cố của tài liệu này.11. Sử dụng một chương trình khôi phụcMột vài ứng dụng nhóm ba hiện nay được thiết kế để khôi phục những tàiliệu lỗi. Hai trong số những ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất đó làOfficeRecovery và Ontrack Easy Recovery. Nhưng trên thực tế khả năngkhôi phục của những ứng dụng kiểu này còn tùy thuộc vào mức độ hỏngcủa dữ liệu.Xian (Theo TechRepublic) ...