MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu Ở phần này, bạn đã sẵn sàng

MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầuỞ phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới. Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng.Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu Ở phần này, bạn đã sẵn sàngMS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầuỞ phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới.Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễdàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rấtkhó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng.Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảngkhông thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này,bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thànhphần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn khôngphải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụngTable Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏamãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay.Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng.Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó.Giai đoạn thiết kếBạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉcần một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sởdữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và cácđặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửahàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuynhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tấtcả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau: • Tôi nên gọi bảng là gì? • Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa? • Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu? • Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu? • Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu? • Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu?Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Thực tế, bạn có thểtập hợp lại các thông tin chi tiết trước khi ngồi trước máy tính. Nhưng nếubạn chỉ trả lời được ít trong số những câu hỏi trên, bạn hãy sử dụng cách tạobảng thứ nhất.Mẫu thiết kế bảngNhư đã đề cập trong phần trước, cách tốt nhất để thiết kế bảng là bằng mộtchiếc bút chì và giấy. Với ý nghĩ đó, bạn có thể tạo một mẫu thiết kế bảng đểsử dụng như khi làm việc trên bản thiết kế. Hình 1 miêu tả ví dụ như mẫu Hình 1: Mẫu thiết kế bảngĐầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng. Do bảng này chứa một danh sáchcác khách hàng doanh nghiệp, nên sử dụng Business Customers là tên bảng.Viết tên đó ở phía trên mẫu thiết kế.Lập kế hoạch các Table FieldsTrên trang tính của giấy, viết tên của các trường bạn thích để sử dụng trongbảng. Không cần chú ý đến thứ tự của chúng ở đó. Đối với các tên trường,bạn có thể gồm tên công ty, địa chỉ (có 2 dòng địa chỉ để dành cho địa chỉdài và những bộ số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, …Bảng 1 trình bày danh sách các tên trường mà bạn có thể sử dụng cho bảngBusiness Customers. Nếu chưa làm được, bạn nên nhập mỗi tên trường trongmẫu thiết kế bảng. Thông thường bạn nên nhập tên trường mà bạn đã viết.Tuy nhiên, do cơ sở dữ liệu của bạn ghép nối ví dụ được trình bày trong loạtbài này, sử dụng duy nhất tên trường được liệt kê trong bảng 1. Tên trường Ý nghĩaCompany Tên công tyNameAddress 1 Dòng địa chỉ đầu tiênAddress 2 Dòng địa chỉ thứ haiCity Tên Thành phốState Quận/HuyệnZip Code Mã bưu điện Số điện thoại cho công ty tổngMain Phone đàiFax Number Số FaxAccount Mã số khách hàngNumberSalesperson Người quản lý tài khoảnCredit Limit Số lượng tài khoản có thể mua Account Ngày tài khoản được thiết lập Opened Last Order Ngày mua cuối cùng Chỉ rõ nếu đây là tài khoản Active còn hoạt động hay không hoạt động Contact Tên giao dịch của công ty Contact Số điện thoại liên hệ Phone Những lưu ý cần thiết để ghi Comments lại Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business CustomersChọn kiểu dữ liệuMột kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trịdate, text hay currency (tiền tệ). Bước tiếp theo trong việc xác định bảng làquyết định kiểu dữ liệu cho trường. Bảng 2 liệt kê các kiểu dữ liệu trongAccess Kiểu dữ liệu Ý nghĩa AutoNumber Access sẽ tự động điền các sốSố tự động theo thứ tự mỗi khi thêm bản ghi. Số chính xác tới 15 số thậpCurrency phân phía bên trái dấu thậpKiểu tiền tệ phân và 4 số phía bên phải.Date/Time Số tương ứng với ngày hoặcKiểu ngày thời gian trong khoảng 100tháng đến 9999 năm. Một địa chỉ liên kết tới các tàiHyperlink liệu, URL hoặc các vị trí trong tài liệuMemo Chuỗi văn bản có độ dài lênKiểu ghi nhớ tới 64000 ký tựNumber Một giá trị số.Kiểu số Các đối tượng như đoạn âmOLE Object thanh hoặc hình ảnhText Gồm nhiều ký tự, độ dài tốiKiểu văn bản đa 255 ký tự. Đúng hoặc sai.Yes/No Kiểu logic Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi AccessHầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text. Nhưng đốivới một vài trường, bạn sẽ phải chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, bạn nênsử dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trườngDate Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments. Bảng 3 liệtkê các kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng. Bạn nênviết ...