MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu

Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiện sắp xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa sổ Filter để lọc dữ liệu. Một filter cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem. Việc lọc dữ liệu không làm mất các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định những bản ghi nào bạn muốn Access hiển thị. Khi xác định một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khi Access hiển thị nó. Ví dụ, một filter liệt kê các bản ghi về công...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệuTrong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiệnsắp xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa sổ Filter để lọc dữ liệu. Mộtfilter cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem.Việc lọc dữ liệu không làm mất các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định nhữngbản ghi nào bạn muốn Access hiển thị.Khi xác định một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khiAccess hiển thị nó. Ví dụ, một filter liệt kê các bản ghi về công nhân sống ởNew York.Access chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chuẩn filter đưa ra. Thựctế, khi tạo một tập hợp con dữ liệu, bạn có thể làm việc với tập hợp dữ liệuđó như thể nó là một bảng: bạn có thể thêm, xóa các bản ghi và thực hiệncác thay đổi như mong muốn. Accees sẽ cập nhật bảng gốc để cho thấy mỗisự thay đổi mà bạn đã thực hiện.Sử dụng filter để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang làmviệc với một danh sách các khách hàng, và cần thay thế một trong số nhữngngười đại diện bán hàng. Lúc này bạn phải cập nhật bảng khách hàng để cómột người đại diện mới.Bạn có thể sử dụng chức năng Replace (được miêu tả ở chương 2, “HọcAccess trong 1 giờ”), nhưng thay vào đó bạn muốn tạo một filter để có thểxem lại các khách hàng trước khi thật sự muốn thay thế họ. Trong trườnghợp này, filter giới hạn các bản ghi mà Access chỉ hiển thị gồm đại diệnngười bán hàng cũ. Trong hầu hết các trường hợp, đó là cách dễ dàng để làmviệc với bảng nhỏ hơn là với toàn bộ bảng khách hàng.Tạo một FilterĐể tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter. Kích chuột vào tùychọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từtrình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 1. Hình 1: Cửa sổ FilterĐể tạo một filter, tất cả nhưng gì cần làm là đặt một trường và chỉ rõ tiêuchuẩn bạn muốn áp dụng cho trường. Nếu muốn, bạn cũng có thể xác địnhcách sắp xếp cho trường. (Theo cách đó, bạn vừa sắp xếp và lọc dữ liệu cùngmột lúc.)Ví dụ, giả sử bạn có một bảng chứa các bản ghi về bản kiểm kê (bảngInventory) được hiển thị trong hình 1. Ở bảng này, một trong các trườngđược đặt tên là Supplier. Bạn sử dụng trường này để theo dõi người cungcấp một mục đặc biệt. Giả sử bạn cần xem mục nào được cung cấp bởiAllied Industries. Sử dụng filter, bạn có thể giới hạn các bản ghi mà Accesshiển thị tới những bản ghi mà nhà cung cấp là Allied industries. Để tạo mộtfilter, bạn thực hiện theo những bước sau:1. Chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từtrình đơn phụ.2. Trong cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường Supplier.3. Trong ô Criteria của cột, gõ dấu =, sau đó là cụm từ Allied Industries.Khi nhấn phím ENTER, cửa sổ Filter xuất hiện như hình 2. (Chú ý rằngAccess tự động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp) Hình 2: Tạo một filter đơn giản4. Kích chuột vào Apply Tilter trên thanh công cụ.Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) và hiển thịnhững bản ghi về Allied Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảngkiếm kê sẽ dễ dàng để làm việc hơn là toàn bộ bảng. Trong trường hợp này,filter của bạn chỉ dẫn Access xem xét mỗi bản ghi trong bảng và chỉ hiển thịcác bản ghi về trường Supplier có chứa tên Allied Industries. Chú ý: Các filter bạn tạo có thể trở nên đơn giản hoặc phức tạp. Bạn chỉ định tiêu chuẩn cho bộ lọc đang sử dụng giống như bạn sử dụng để tạo quy tắc hiệu lực cho các trường (Những Validation rules đã được đề cập ở chương 3, “Tùy biến các thành phần”). Nếu cần trợ giúp để nhớ những biểu thức mà bạn có thể sử dụng, trở lại phần validation rules.Loại bỏ một FilterThật không lấy làm lạ khi sử dụng một filter để nhanh chóng xem dữ liệutheo cách đặc biệt, và sau đó muôn loại bỏ bộ lọc để xem tất cả các bản ghi.Access thực hiện việc này rất dễ dàng và bạn có thể hoàn thành thao tác nàysử dụng một trong hai cách thức khác nhau.Cách thức thứ nhất (có lẽ là dễ nhất) là kéo thanh công cụ. Khi một filterđược hoạt động, trên thanh công cụ có biểu tượng giống như hình cái phễu.Thực tế, có 3 công cụ chứa hình phễu, nhưng chỉ có một công cụ chứa hìnhphễu mà không có bất kỳ biểu tượng thêm nào khác và nó đang được chọn.Nếu bạn đưa con trỏ chuột lên công cụ đó, bạn sẽ thấy tên của nó là RemoveFilter. Kích vào Remove Filter, khi đó tất cả các bản ghi sẽ xuất hiện trở lại,filter được gõ bỏ hoàn toàn.Phương thức khác của việc gỡ bỏ một filter là sử dụng các thực đơn. Trênthực đơn Record là tùy chọn Remove Filter/Sort. Nếu bạn chọn tùy chọnnày, tất cả các bản ghi được hiển thị trở lại.Lưu một filterAccess chỉ giữ lại filter cho đến khi bạn đóng bảng lại. Do vậy, nếu đóngbảng và sau đó quyết định sử dụng filter lại, bạn sẽ cần tạo lại một filter từscratch. Cách đó có thể gây chán và tốn thời gian.Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể lưu filter như một query (truy vấn). Bạnsẽ học tất cả các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xem xétdữ liệu”. Các Filter có liên quan tới truy vấn, mặc dù chúng không có nhiềutính năng hay sự linh hoạt. Khi các filter và truy vấn liên quan, Access chophép bạn lưu giữ filter dưới tên một truy vấn. Để làm điều này, chắc chắncửa sổ Filter đã hiển thị. Sau đó, chọn Save As Query từ thực đơn File hoặckích chuột vào Save As Query trên thanh công cụ. Access hiển thị hộp thoạiSave As Query như hình 3. Hình 3: Hộp thoại Save As QueryNhập tên mà bạn muốn để lưu filter. Tên có thể là bất kỳ tên nào mà bạnmuốn. Ví dụ, nếu muốn lưu filter hiển thị các bảng kiếm kê cung cấp bởiAllied Industries, bạn có thể sử dụng tên Supplied by Allied Industries. Gõtên và ấn ENTER hoặc kích chuột vào nút OK.Để sử dụng lại filter, hiển thị cửa sổ Filter và lựa chọn Load From Query từthực đơn File. Access hiển thị hộp thoại Applicable Filter như hình ...