MS Access - Bài 2: Sử dụng môi trường Access

MS Access - Bài 2: Sử dụng môi trường AccessTrước khi làm việc với Access, bạn cần khởi động chương trình. Khởi động Access có nhiều cách giống như khởi động các chương trình Windows khác. Đầu tiên, kích chuột vào menu Start, sau đó chọn Programs. Cách này sẽ hiển thị tất cả các chương trình đã được cài đặt trong hệ thống. Sau đó chọn Microsoft Access từ menu Programs. Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy một thông báo “Welcome to Access”. Tại phía dưới củamàn hình, bạn có thể thấy thanh trạng thái hiển thị những gì...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 2: Sử dụng môi trường Access MS Access - Bài 2: Sử dụng môi trường AccessTrước khi làm việc với Access, bạn cần khởi động chương trình. Khởiđộng Access có nhiều cách giống như khởi động các chương trìnhWindows khác. Đầu tiên, kích chuột vào menu Start, sau đó chọnPrograms. Cách này sẽ hiển thị tất cả các chương trình đã được cài đặttrong hệ thống. Sau đó chọn Microsoft Access từ menu Programs. Ngaylúc đó, bạn sẽ thấy một thông báo “Welcome to Access”. Tại phía dướicủamàn hình, bạn có thể thấy thanh trạng thái hiển thị những gì xảy ra trongkhi Access đang tải.Khi Access đã được khởi động, bạn sẽ thấy một hộp thoại hỏi muốn tạo mộtcơ sở dữ liệu mới (Create a new database) hay mở một cơ sở dữ liệu có sẵn(Open an existing file), Hình 1.Hình 1: Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới hoặc mở một cơ sở dữ liệu có sẵnTrong các bài sau bạn sẽ học cách để tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu. Hầu hết,bạn làm việc với cơ sở dữ liệu đó lặp đi lặp lại bởi vậy phía dưới của hộpthoại liệt kê danh sách 9 cơ sở dữ liệu gần nhất đã mở, cùng với lựa chọnMore Files.Để thấy được cách Access làm việc, hãy mở một cơ sở dư liệu mẫu bằngAccess. Để làm được việc này, kích chuột vào lựa chọn More Files ở phíabên dưới hộp thoại, sau đó kích OK. Access hiển thị hộp thoại Open, hình 2 Hình 2: Hộp thoại OpenHộp thoai Open trông khá quen thuộc với bạn. Nó giống như hộp thoại sửdụng để mở các tài liệu trong mọi chương trình. Tất cả những thứ cần làm làphải chắc rằng chọn đúng ổ đĩa và thư mục, sau đó lựa chọn file bạn muốnmở. Thư mục con chứa các file cơ sở dữ liệu mẫu sẽ nằm trong thư mục càiđặt Office trên ổ đĩa chính. Nếu bạn cần trợ giúp ở ngoài nơi những cơ sở dữliệu mẫu được định vị, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trongWindows để tìm ra file Northwind.mdb.Xác định vị trí và file cần mở trong hộp thoại Open, tiếp đó kích chuột vàonút Open. Ngay lúc đó, cửa sổ chương trình Access xuất hiện như hình 3. Hình 3: Cửa sổ chương trình Microsoft AccessTrong cửa sổ chương trình Access, có một số mục chọn bạn nên chú ý. Mụcđầu tiên là menu bar, được đặt tại phía trên cửa sổ Access. Khi làm việc, cácmenu dùng được có thể thay đổi phụ thuộc vào việc bạn đang thao tác vớithành phần nào. Mục thứ hai là toolbar, hiển thị bên dưới thanh menu. Biểutượng Toolbar cho bạn thực hiện các thao tác phổ biến dễ dàng và nhanhhơn.Cửa sổ Cơ sở dữ liệuMột trong những phần quan trọng trong môi trường Access là cửa sổDatabase (Hình 3). Bạn sẽ thấy cửa sổ Database mỗi khi tạo hoặc tải một tệpcơ sở dữ liệu (chỉ làm việc được trên 1 cửa sổ). Như trong phần đầu tiên giớithiệu, bạn đã biết cơ sở dữ liệu chứa các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo,và các đối tượng khác. Cửa sổ Database cho phép bạn chọn vùng cơ sở dữliệu để làm việc. Phía bên trái cửa sổ là một loạt các nút cho biết loại đốitượng theo dõi cơ sở dữ liệu. Khi kích chuột vào một trong những nút đó,Access đưa ra danh sách các đối tượng. Ví dụ, nếu bạn nhìn vào cửa sổDatabase hình 3, sẽ thấy danh sách các bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệuNorthwind. Khi bạn kích chuột vào nút Form thì sẽ thấy danh sách các biểumẫu sẵn có (hình 4) Hình 4: Form hiển thị các biểu mẫu có sẵn trong cơ sở dữ liệuTìm hiểu về WizardAccess là một công cụ rất mạnh mẽ, nó giúp bạn có thể quản lý dữ liệu gầnnhư theo cách mà bạn đã tưởng tượng ra. Với nhiều chương trình cơ sơ dữliệu, bạn cần hiểu những lệnh phức tạp để sử dụng các tính năng đó. Điều đólà không đúng đối với nhiều tính năng trong Access. Để khắc phục được vấnđề này, Access sử dụng một loạt Wizard để từng bước hoàn thành các thaotác. Bạn có thể gọi các Wizard này bằng cách chọn các công cụ từ nhiềuthanh công cụ khác nhau, cũng có thể chọn từ các menu ở trong cửa sổ cơ sởdữ liệu. Ví dụ, khi tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu, chỉ cần kích đúpchuột vào Create Table By Using Wizard, nó sẽ hiện ra cửa sổ cơ sở dữliệu như hình 3. Sau đó bước đầu tiên là Access khởi động Wizard (hình 5). Hình 5: Ví dụ về WizardBạn làm việc thông qua Wizard bằng cách trả lời những câu hỏi trong hộpthoại hoặc lựa chọn từ những thông tin được đưa ra. Thực hiện từng từngbước bằng cách kích chuột vào nút điều khiển ở phía trên mỗi hộp thoại.Access cung cấp Wizard để giúp tạo cơ sở dữ liệu, các bảng, biểu mẫu, truyvấn, báo cáo và biểu đồ. Sử dụng Wizrad tạo các đối tượng trong biểu mẫu,báo cáo, thiết kế các nhãn và đưa ra thông tin. Thực tế, Wizard thực hiện cácthao tác rất dễ dàng nên chúng được dùng trong suốt loạt bài này. Có rấtnhiều phần bạn làm phải dựa vào Wizard.Khai thác sự trợ giúpAccess cung cấp khá nhiều trợ giúp mà bạn có thể dùng bất kỳ lúc nào, có bacách trợ giúp chính: • Office Assistant • Hệ thống trợ giúp trực tuyến • ToolTipsCách trợ giúp đơn giản nhất trong Access là ấn phím F1, nó sẽ hiển thịOffice Assitant, đó là một hình ảnh hướng dẫn giúp bạn tìm ra câu trả lờicho những vấn đề cần thiết. Thường sử dụng Office Assitant khi có một thaotác cần thực hiện. Tính năng này giúp bạn trong suốt các thao tác để hoànthành công việc. Nếu trong một vài trường hợp vì lý do gì đó, OfficeAssitant không xuất hiện khi ấn phím F1, bạn có thể gọi trợ giúp bằng cáchchọn Show the Office Assistant từ menu Help.Nếu muốn đăng nhập vào hệ thống trợ giúp trong Access, sử dụng menuHelp luôn sẵn có ở mọi lúc. Bạn có thể tuy nhập vào hệ thống Help bằngcách kích chuột vào nút Microsoft Access Help phía bên phải trên thanhcông cụ, nó có hình dấu hỏi.Tính năng trợ giúp khác trong Access là context-sensitive help. Bắt đầu tínhnăng này bằng cách chọn Whats This từ menu trợ giúp. Khi dùng trợ giúpnày và kích chuột vào tùy chọn khác trong môi trường Access, hệ thống trợgiúp hiển thị nhiều thông tin sẵn có trong chủ đề cần trợ giúp. Ví dụ, khi bạnchọn What’s This và sau đó kích chuột vào một thanh công ...