MS Access - Bài 31: Tạo một Report

MS Access - Bài 31: Tạo một ReportChú ý: Phần này sử dụng cơ sở dữ liệu My Friends mà bạn đã tạo ở Chương 2 và 3.Để bắt đầu với Report Wizard, phải chắc chắn là tab Reports đã được chọn trong cửa sổ Database. Sau đó, kích đúp chuột vào Create Report By Using Wizard. Access hiển thị hộp thoại Report Wizard như hình 1.Hình 1: Hộp thoại Report Wizard Phía bên trái hộp thoại Report Wizard, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để xác định những nguồn nào mà Access nên dùng cho báo...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 31: Tạo một ReportMS Access - Bài 31: Tạo một Report Chú ý: Phần này sử dụng cơ sở dữ liệu My Friends mà bạn đã tạo ở Chương 2 và 3.Để bắt đầu với Report Wizard, phải chắc chắn là tab Reports đã được chọn trong cửa sổDatabase. Sau đó, kích đúp chuột vào Create Report By Using Wizard. Access hiển thịhộp thoại Report Wizard như hình 1. Hình 1: Hộp thoại Report WizardPhía bên trái hộp thoại Report Wizard, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để xácđịnh những nguồn nào mà Access nên dùng cho báo cáo mới này. Hãy nhớ là bạn có thểsử dụng cả dữ liệu nguồn là các bảng và truy vấn. Vì cơ sở dữ liệu My Friends chỉ có mộtbảng (bảng My Friends) và Access đã chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với mộtcơ sở dữ liệu đã chứa các bảng và truy vấn khác, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuốngđể thay đổi nguồn dữ liệuChọn lựa thông tinTại vị trí phía dưới bên trái hộp thoại là một danh sách của tất cả các trường đã được xácđịnh trong việc chọn bảng hay truy vấn. Nếu bạn thay đổi nguồn dữ liệu từ danh sách, thìcác trường hiện hữu cũng sẽ thay đổi. Bạn có thể sử dụng danh sách và các điều khiển ởphía bên phải danh sách, để cho biết trường nào bạn muốn có trong báo cáo đang tạo. Từmột báo cáo đơn giản này, bạn sử dụng các trường sau đây: • Last Name • First Name • Address • City • State • Zip Code • Home Phone • Work PhoneĐể cho Access biết bạn muốn sử dụng một trường trong báo cáo, kích chuột vào têntrường (theo thứ tự hiển thị phía dưới đây) và kích chuột vào nút >. Access sẽ chuyểntrường từ cột phía bên trái sang cột phía bên phải. Lặp lại quá trình này cho tới khi bạnlựa chọn và chuyển tất cả các trường đã liệt kê ở trên. Sau khi đã hoàn thành, kích chuộtvào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 2. Hình 2: Chọn các trường để gộp nhóm.Nhóm các thông tinBước tiếp theo là quyết định bạn muốn thông tin được nhóm lại theo thứ tự cụ thể nào.Gộp nhóm thường được thực hiện trong các báo cáo về tài chính, mặc dù nó không cónghĩa là giới hạn các báo cáo tài chính. Ví dụ, nếu bạn tạo một báo cáo hiển thị việc bánhàng cho một công ty, bạn muốn thông tin trong báo cáo được nhóm theo tháng, theongười bán hàng hoặc theo khu vực.Tạo một báo cáo đơn giản dựa vào bảng My Friends, việc gộp nhóm có thể là không cầnthiết. Để xem cách nó làm việc như thế nào, hãy nói rằng bạn có một số lượng lớn bạn bètrong cơ sở dữ liệu và muốn được nhóm lại theo trường State. Để thực hiện, chỉ cần chọntrường State ở phía bên trái hộp thoại và kích vào nút >. Hộp thoại Report Wizard thayđổi để hiển thị cách gộp nhóm như hình 3. Hình 3: Gộp nhóm sẽ giúp bạn tổ chức đầu ra trong một báo cáo.Chú ý rằng trường State được chuyển lên trên cùng của mẫu báo cáo và nút GroupOptions được hoạt động. Với một số loại báo cáo, bạn có thể thay đổi các tùy chọnnhóm. Làm như vậy sẽ cho phép bạn xác định cách Access nên phân tích trường mà bạnđang gộp nhóm. Trong trường hợp này, thay đổi tùy chọn gộp nhóm là không cần thiết.Để tiến hành bước tiếp theo, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình4. Hình 4: Chọn các trường để sắp xếp theo.Sắp xếp thông tin cho báo cáoBây giờ, bạn cần quyết định thông tin trong báo cáo được sắp xếp như thế nào. Accesscho phép bạn chỉ định tối đa 4 trường có thể sắp xếp. Trong phần lớn các trường hợp bạnchỉ sử dụng một hoặc 2 trường để sắp xếp. Nếu bạn tạo một danh sách bạn bè, và muốntên của họ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn nên chọn trường LastName vàFirstName.Sử dụng danh sách xổ xuống thứ nhất với việc sắp xếp để chọn trường LastName. Nếumuốn, bạn có thể kích chuột vào nút sắp xếp phía bên phải trường để cho biết Access nênsắp xếp trường theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Và bây giờ, bạn sử dụng danh sáchxổ xuống thứ hai để chọn trường FirstName.Khi đã hoàn thành việc chọn các trường để sắp xếp, bạn có thể kích chuột vào nút Nextđể tiến hành bước tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5. Hình 5: Xác định layout cho báo cáo.Xác định Report LayoutSử dụng hộp thoại hình 5, bạn có thể biểu thị các tùy chọn khác nhau cho việc bố trí bảnbáo cáo. Các nút tùy chọn trong hộp thoại điều chỉnh các bố trí khác nhau. Cách tốt nhấtđể tìm hiểu cách mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện là thử các nút khác nhau. Access sẽ thayđổi mẫu báo cáo để biểu thị thông tin.Chú ý rằng, các điều chỉnh trong hộp thoại không thực hiện với nội dung, mà chỉ áp dụngvới cách các báo cáo trình bày nội dung mà bạn đã chọn. Bên cạnh việc chọn một kiểu bốtrí, hộp thoại cũng cho phép bạn chọn một sự định hướng cho báo cáo (đó là quay nganghoặc quay dọc báo cáo). Theo các trường bao gồm trong báo cáo này, bạn chắc chắn chọnkiểu xoay ngang.Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại này để chỉ ra Access nên giới hạn kích thước của mỗitrường ở đầu ra. N ...