MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư)

MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư)Trong phần trước, bạn đã tìm hiểu về Lable Wizard mà bạn có thể sử dụng để tạo các nhãn thư tín. Mailing labels cần thiết trong mọi doanh nghiệp. Giả sử bạn có cơ sở dữ liệu Customer.mdb, bạn có thể bắt đầu quy trình tạo nhãn thư tín bằng cách chọn Report từ thực đơn Insert hoặc kích nút Report ở ngay cửa sổ Database. Hộp thoại New Report xuất hiện như hình 1Hình 1: Hộp thoại New Report Sử dụng danh sách xổ xuống phía dưới hộp thoại...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư) MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư)Trong phần trước, bạn đã tìm hiểu về Lable Wizard mà bạn có thể sửdụng để tạo các nhãn thư tín. Mailing labels cần thiết trong mọi doanhnghiệp.Giả sử bạn có cơ sở dữ liệu Customer.mdb, bạn có thể bắt đầu quy trình tạonhãn thư tín bằng cách chọn Report từ thực đơn Insert hoặc kích nút Reportở ngay cửa sổ Database. Hộp thoại New Report xuất hiện như hình 1 Hình 1: Hộp thoại New ReportSử dụng danh sách xổ xuống phía dưới hộp thoại để chọn bảng BusinessCustomers làm nguồn dữ liệu. Khi hoàn thành việc này, chọn Lable Wizardvà kích chuột vào nút OK. Access hiển thị bước đầu tiên trong Label Wizardnhư hình 2 Hình 2: Chọn một loại nhãnBước đầu tiên trong việc tạo các label là xác định loại label bạn muốn dùng.Thật may là Access rất dễ dàng để xác định một loại label. Trong khi có rấtnhiều các lable khác nhau hiện hữu trên thị trường, kỹ nghệ tiêu chuẩn chocác loại label khác nhau. Label Wizard hỗ trợ trên 650 loại label từ 13 hãngsản xuất khác nhau. Rất may là bạn có thể tìm được label cụ thể đã được xácđịnh trước đó bởi AccessĐể chọn một loại label, sử dụng 3 điều khiển ở giữa hộp thoại để lọc nhữnglabel nào được hiển thị. 3 điều khiển đó như sau:• Unit of Measure. Bạn có thể chọn English hoặc Metric. Sự chọn lựa củabạn sẽ quyết định những label nào được hiển thị trong danh sách• Label Type. Bạn có thể chọn Sheet Feed hoặc Continuous. ( Sheet-feedđược sử dụng cùng với máy in khi mà yêu cầu bạn điều khiển mỗi trang tínhcủa label. Continuous được sử dụng khi máy in điều khiển cung cấp chất liệucho máy). Sự lựa chọn của bạn quyết định những label nào được hiển thịtrong danh sách.• Filter by Manufacturer: Sử dụng danh sách xổ xuống này để cho biết aitạo ra label của bạn. Chỉ các label được sản xuất bởi hãng sản xuất sẽ đượcliệt kê trong danh sáchNếu bạn đang ở US, và không thấy hãng sản xuất được liệt kê, bạn chọnAvery. Phần lớn các hãng sản xuất lable có tiêu chuẩn giống như kích thướcđược hỗ trợ bởi Avery. Nếu không thể tìm thấy nhãn Avery, bạn có thểchuyển tới cột Dimensions trên hộp thoại để tìm hiểu label bạn muốn sửdụng.Chú ý: nếu không thể tìm thấy label bạn muốn hoặc một label tương ứng,bạn có thể kích chuột vào nút Customize để cho biết loại label cụ thể bạnđang sử dụng.Trong ví dụ này, bạn đang tạo label dạng chuẩn (1” x 4”). Đây là labelAvery 5216. Những label này cho phép bạn in 6 dòng trên label và đượcthiết kế cho máy in laser, đây là một label chuẩn được sản xuất bởi nhiều đạilý khác. Minh họa cho ví dụ này, chọn ở mục Unit of Measure là English,Label type là Sheet Feed và hãng sản xuất là Avery. Sau đó chọn label 5216.Chọn Fonts chữ và màu sắcKích chuột vào nút Next để cho biết bạn đã hoàn thành việc chọn loại label.Lúc này bạn đã sẵn sàng chọn font chữ và màu sắc. Access hiển thị hộpthoại như hình 3. Hình 3: Chọn font chữ và màu sắc.Font và kích thước mà Label Wizard đưa ra là Font chữ Arial và kích thướcfont chữ là 8, sử dụng font weight là light. Đây là một điểm có kích thướcnhỏ hơn và bạn nên tăng nó thêm một chút nếu có thể. Dù có thay đổi kíchthước font chữ hay không thì đều phụ thuộc vào loại máy in của bạn và cáctính năng của nó. Minh họa cho ví dụ này, chúng ta không thay đổi kíchthước font chữ, nhưng có thể thay đổi bất kỳ đặc tính khác mà bạn muốn. Vídụ, bạn có thể thay đổi Font Weight thành Normal hoặc Bold. Trừ khi bạncó một máy in màu, nếu không thì không có ý nghĩa khi thay đổi TextColor.Chọn nội dung LabelSau khi đã xác định font chữ sử dụng, kích chuột vào nút Next. Access hiểnthị hộp thoại như hình 4. Hình 4: Trình bày qua về nội dung labelLabel Wizard cho phép bạn xác định cách bạn muốn label xuất hiện như thếnào. Phía bên trái hộp thoại, bạn có thể chọn các trường khác nhau từ bảng.Bạn cũng có thể nhập nội dung mà sẽ xuất hiện trên mọi label. Bạn muốnlàm điều này thì phải chèn dấu cách, dấu phẩy, dấu gạch chân.Sẽ chỉ có 6 dòng để làm việc, bạn cần phải dự tính cách muốn label xuấthiện. Label Wizard sẽ sử dụng hai dòng cho dấu cách ở phía trên và phíadưới mỗi label, do đó bạn chỉ còn 4 dòng để làm việc. Bạn biết rằng, têncông ty và địa chỉ sẽ mất 3 dòng. Điều này có nghĩa bạn chỉ còn một dòng.Nó phải có ích nếu bạn được sử dụng dòng trên cùng của label để hiển thị đềmục.Để tạo một label theo dạng thức này, thực hiện các bước sau:1. Trong hộp Prototype, nhập nội dung Your account number is. (Đừngquên thêm một dấu cách vào cuối nội dung. Dấu cách này sẽ ngăn cách nộidung từ trương mục hiện tại)2. Chọn trường Account Number trong danh sách trường, sau đó kích chuộtvào nút >. Thao tác này sẽ di chuyển số trương mục tới cuối dòng đầu tiêntrong label. Bạn đã hoàn thành dòng đầu tiên.3. Ấn phím ENTER để hoàn thành dòng đầu tiên và di chuyển tới dòng ...