MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng

MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảngTrong phần trước, bạn đã học cách sử dụng chế độ Datasheet view để nhập thông tin cho bảng. Chế độ Datasheet view cũng cho phép bạn sửa thông tin có sẵn nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thực hiện theo những bước sau: 1. Lựa chọn trường muốn thay đổi. 2. Nhấn phím F2. 3. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua nội dung trường, thực hiện thay đổi theo yêu cầu. 4. Nhấn một trong các phím điều hướng để Access lưu lại...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảngTrong phần trước, bạn đã học cách sử dụng chế độ Datasheet view để nhậpthông tin cho bảng. Chế độ Datasheet view cũng cho phép bạn sửa thông tincó sẵn nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thực hiện theo những bước sau:1. Lựa chọn trường muốn thay đổi.2. Nhấn phím F2.3. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua nội dung trường, thực hiệnthay đổi theo yêu cầu.4. Nhấn một trong các phím điều hướng để Access lưu lại sự thay đổi và dichuyển tới trườngkhác.Bạn có thể sử dụng chuột để soạn thảo nhanh hơn. Trong trường hợp này,nếu muốn thay đổi trong một trường, kích chuột vào trường đó. Sau đó thựchiện bước 3 và 4 ở phía trên.Tìm thông tinNếu có nhiều bản ghi trong bảng, bạn sẽ nhận thấy là rất khó để tìm thấymột bản ghi cụ thể bằng bàn phím. Để giúp bạn nhanh chóng tìm ra bản ghiđó, Access cho phép bạn tìm để xác định dữ liệu như tên hay số điện thoại.Để tìm kiếm bảng cho dữ liệu cụ thể, lựa chọn Find từ menu Edit. Accesshiển thị hộp thoại Find and Replace như hình 1. Hình 1: Tab Find của hộp thoại Find and Replace.Trong hộp Find What, bạn nhập dữ liệu muốn tìm kiếm vào đó. Có thểnhập nhiều từ vào trong hộp này như tên, số điện thoại hay tên thành phố.Bạn cũng có thể sử dụng các ký tự đại diện để mở rộng việc tìm kiếm. Ví dụ,bạn tìm kiếm số điện thoại đầu tiên có mã vùng là 212, hoặc thành phố cótên bắt đầu bằng chữ A. Access cung cấp một số lượng lớn các ký tự đạidiện để bạn sử dụng trong việc tìm kiếm. Bảng 1 liệt kê các ký tự đại diện cósẵn. Ký tự Ý nghĩa * Tương ứng với một chuỗi ký tự ? Tương ứng với một ký tự đơn # Tương ứng với một số đơn. Ghép các ký tự đơn ở bên trong dấu [] ngoặc Ghép các ký tự đơn không kể ! những ký tự được chỉ rõ (Sử dụng với dấu ngoặc) Ghép nhiều ký tự đơn trong một - vùng (Sử dụng với dấu ngoặc) Bảng 1: Các ký tự đại diện có thể sử dụng trong khi tìm kiếm.Có thể bạn đã quen thuộc với khái niệm các dấu gộp. Hầu hết mọi người đềuquen các ký tự đại diện như dấu sao (*) và dấu (?). Dấu (?) được sử dụngthay cho bất kỳ ký tự đơn nào. Dấu (*) sử dụng để đánh dấu số cho ký tự, vànó được sử dụng ở mọi nơi trong đặc tả tìm kiếm. Do vậy, để tìm kiếmnhững từ bắt đầu bằng từ br và kết thúc bằng ed, bạn sử dụng như sau:br*edTrong trường hợp này, sự tìm kiếm của bạn có thể cho kết quả phù hợp vớitừ breed, branded hay bruised. Nếu sử dụng dấu ngoặc, dấu chấm than (!), vàdấu trừ (-) trong đặc tả, bạn có thể mở rộng tìm kiếm hơn. Dấu ngoặc chophép bạn mở rộng một danh sách những ký tự được chấp nhận. Ví dụ, đặc tảcủa tìm kiếm từ bold và bond là: bo[ln]dBạn không thể tìm được từ Boyd bởi vì nó là ký tự không được chấp nhận.Bạn có thể sử dụng dấu than để đảo ngược quá trình. Ví dụ, nếu muốn tìmnhiều từ không kể chữ cái l và n ở vị trí thứ 3, bạn sử dụng cách sau:bo[!ln]dLúc này, Access sẽ tìm thấy từ Boyd, nhưng không thấy từ bold hay bondSử dụng dấu trừ (-) để xác định phạm vi bao gồm các từ. Để minh họatrường hợp này, đặc tả sau sẽ tìm kiếm nhiều từ với chữ cái c tới n ở vị tríthứ 4: hea[c-n]*Nếu sử dụng hộp Look In, kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ rõ nơitìm kiếm cần hướng dẫn. Có 2 lựa chọn sẵn có, đó là tìm trong trường hiệnhành hoặc trong toàn bộ bảng. Rõ ràng, việc giới hạn tìm kiếm trong trườnghiện thời cho kết quả nhanh hơn.Bạn có thể sử dụng hộp thoại Find để xác định phần bảng muốn tìm kiếm.Nếu kích chuột vào mũi tên bên phải hộp Match, có thể chọn để tìm kiếmtrong các vùng sau: • Bất kỳ phần thuộc trường nào • Tất cả trường • Bắt đầu trườngCó thể xác định thêm việc tìm kiếm bằng cách kích chuột vào nút More. Kếtquả này là việc mở rộng hộp thoại Find and Replace được hiển thị nhưtrong hình 2 Hình 2: Mở rộng tab Find của hộp thoại Find and ReplaceVùng sẵn có của hộp thoại cho phép bạn xác định rõ mục đích trong đó việctìm kiếm phải được hướng dẫn. Sử dụng mục Search kéo danh sách xổxuống, bạn có thể chỉ định Up (lên trên) (về phía bắt đầu bảng), Down(xuống dưới) (phía cuối bảng), và All. Bạn cũng có thể giới hạn việc tìmkiếm bằng cách tích vào 2 hộp bên cạnh. Chúng có tác dụng cho phépAccess tìm kiếm chính xác chữ hoa – chữ thường hay tìm kiếm theo địnhdạng.Sau khi định rõ tiêu chuẩn tìm kiếm, kích chuột vào nút Find Next để hiểnthị kết quả lần tìm kiếm đầu tiên. Nếu lần tìm kiếm đầu tiên không chứa dữliệu cần tìm, tiếp tục tìm kiếm bằng cách kích chuột vào nút Find Next. Chú ý: Đôi khi rất khó để sửa một trường trong khi hộp thoại Find hiện rõ. Khi thực sự muốn sửa chữa, tắt hộp thoại và thực hiệ ...