MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access Access

MS Access - Chương 1: Thuật ngữ AccessAccess cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệukhó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access. Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access Access MS Access - Chương 1: Thuật ngữ AccessAccess cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin.Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệukhó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen vớicác thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạnsẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau: • Thế nào là cơ sở dữ liệu • Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới một Cơ sở dữ liệu như thế nào • Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu • Cách khởi động Access • Môi trường làm việc của Access • Wizards trợ giúp như thế nào • Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access • Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access • Cách thoát khỏi AccessBài 1: Làm quen với AccessTrước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cầnphải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạnhiểu chúng.Cơ sở dữ liệu là gì?Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợptất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợptất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc mộttập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn cóthể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạnphải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danhsách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thaotác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữliệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệquản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quảnlý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn.Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảngthông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệcác truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệmvề một số thuật ngữ thường dùng trong Access:Thế nào là một Table (bảng)?Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể cónhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tintrong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả cáckhóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóacho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữliệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệuBước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cầnthiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view đểchỉ định cấu trúc cho mỗi bảng. Hình 2: Chế độ Design view cho bảng.Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập vàxem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảngThế nào là một Query (truy vấn)?Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trêndữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cảtên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùngtruy vấn.Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tạiHà Nội?” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tincủa cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem.Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sảnphẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàngđã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻem. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữliệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin đểđáp ứng truy vấnTại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở mộtphần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dướidạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầuhọc về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu”Thế nào là Form (biểu mẫu)?Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tinchứa trong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm,hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoànthành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn h ...