MS Access - Sử dụng Query Wizards

Access gồm 4 loại truy vấn Wizard khác nhau, và chỉ có một nơi bạn có thể thấy tất cả các loại truy vấn đó. Chọn Query từ thực đơn Insert, Access hiển thị hộp thoại New Query như hình 1.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Sử dụng Query Wizards MS Access - Sử dụng Query Wizards Access gồm 4 loại truy vấn Wizard khác nhau, và chỉ có một nơi bạn có thể thấy tất cả các loại truy vấn đó. Chọn Query từ thực đơn Insert, Access hiển thị hộp thoại New Query như hình 1. Hình 1: Hộp thoại New Query. Chú ý rằng có 5 tùy chọn được liệt kê trong hộp thoại. Tùy chọn đầu tiên (Design View) không thực sự là một truy vấn, nó cho phép bạn tạo một truy vấn từ hỗn hợp tự tạo. Mục đích của 4 tùy chọn còn lại như sau: • Simple Query Wizard. Tùy chọn này cho phép bạn tạo truy vấn một cách đơn giản nhất. Wizard này giống như khi bạn kích đúp chuột vào Create Query By Using Wizard trong cửa sổ Database (hình 2). Hình 2: Cửa sổ Database • Crosstab Query Wizard. Tùy chọn này tạo một truy vấn Crosstab đơn giản, đã trình bày ở đầu chương. • Find Duplicates Query. Tạo một truy vấn lựa chọn hiển thị các bản ghi giống nhau trong một bảng. • Find Unmatched Query. Tạo một truy vấn mà hiển thị các bản ghi không có mối quan hệ với bản ghi ở các bảng khác nhau. (Truy vấn này dễ sử dụng khi làm việc với cơ sở dữ liệu quan hệ, một khái niệm sẽ được giới thiệu ở chương 13, “Tìm hiểu mối quan hệ dữ liệu”). Truy vấn bạn lựa chọn sẽ quyết định Wizard nào được sử dụng bởi Access. Trong các phần sau đây, bạn sẽ học cách sử dụng ba trong 4 Wizards được đưa ra ở đây. Tạo một truy vấn đơn giản Để tạo một truy vấn đơn giản, chọn Simple Query Wizard từ hộp thoại New Query, sau đó kích vào nút OK. Tương tự, bạn cũng có thể kích đúp chuột vào tùy chọn Create Query By Using Wizard sẵn có khi nút Queries được lựa chọn trong cửa sổ Database. Sau đó, Access hiển thị hộp thoại Simple Query Wizard như hình 3. Hình 3: Hộp thoại Simple Query Wizard. Phía bên trái hộp thoại Simple Query Wizard, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống liệt kê để xác định những nguồn nào Access nên sử dụng cho truy vấn mới. Chú ý rằng, bạn có thể sử dụng nguồn là các bảng hoặc các truy vấn khác. Khi cơ sở dữ liệu Customers chỉ có duy nhất một bảng (bảng Business Custormers), Access mặc định lựa chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với cơ sở dữ liệu chứa các bảng và các truy vấn khác, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để thay đổi những nguồn dữ liệu mà Wizard sử dụng. Trong phần thấp hơn phía bên trái hộp thoại là danh sách của tất cả các trường được xác định tại bảng hay truy vấn đã được chọn. Nếu bạn thay đổi nguồn dữ liệu trong toàn bộ danh sách (được miêu tả ở đoạn trên) thì các trường sẵn có sẽ thay đổi theo. Bạn có thể sử dụng danh sách và điều khiển phía bên phải danh sách, để cho biết những trường nào bạn muốn được sử dụng vào truy vấn bạn đang tạo ra. Để minh họa cho ví dụ này, lựa chọn các trường Company Name, Address 1, Address 2, City, State, và Zip code. Phải chắc chắn là sau khi chọn mỗi trường, bạn phải kích chuột vào nút >. Sau đó, Access sẽ hiển thị tên mỗi trường trong danh sách Selected Fields phía dưới bên phải hộp thoại. Khi hoàn thành việc lựa chọn các trường, hộp thoại xuất hiện như hình 4. Hình 4: Hộp thoại Simple Query Wizard sau khi lựa chọn một số trường. Với các trường đã được chọn, bạn đã sẵn sàng để tiến hành bước tiếp theo trong Wizard. Kích chuột vào nút Next, Access hiển thị hộp thoại như hình 5. Đây là hộp thoại cuối cùng trong Wizard này. Hình 5: Hộp thoại cuối cùng của Simple Query Wizard. Tại giao diện này, bạn có thể nhập một tên bạn muốn sử dụng để lưu truy vấn này. Tên được gợi ý đơn giản là tên bảng mà truy vấn đã dựa vào (Business Customers) với từ “Query” được thêm vào. Truy vấn đơn giản bạn đã tạo sử dụng hộp thoại trước có thể được sử dụng cho các nhãn thư, vì nó chỉ chứa thông tin về địa chỉ cho danh sách các khách hàng. Nhập tên Address List, sau đó kích chuột vào nút Finish. Access hiển thị kết quả truy vấn đó như hình 6. Hình 6: Kết quả của Simple Query Wizard. Tạo một truy vấn Crosstab Để tạo một truy vấn Crosstab, đầu tiên mở hộp thoại New Query bằng cách chọn Query từ thực đơn Insert. Từ hộp thoại đó, chọn Crosstab Query Wizard và kích chuột vào nút OK. Access hiển thị hộp thọa Crosstab Query Wizard như hình 7. Hình 7: Hộp thoại Crosstab Query Wizard. Phía trên cùng hộp thoại Crosstab Query Wizard, Access hỏi bạn lựa chọn bảng nào muốn truy vấn dữ liệu. Vì cơ sở dữ liệu này chỉ có một bảng (Business Customers), Access đã lựa chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu có chứa các bảng và truy vấn khác, bạn có thể sử dụng vùng View ở giữa hộp thoại để thay đổi nguồn dữ liệu mà Wizard đưa ra. Phía dưới cùng hộp thoại, Wizard hiển thị cách truy vấn Crosstab đã được hoàn thành. Access cập nhập trình bày này mỗi lúc bạn thực hiện thay đổi trong khi sử dụng Wizard. Để chuyển sang hộp thoại tiếp theo, kích chuột vào nút Next (Hình 8). Hình 8: Lựa chọn các dòng. Truy vấn Crosstab cho phép bạn xác định kết quả hiển thị theo cả hàng và cột. Sử dụng Wizard, bạn nên chỉ ra những trường muốn xuất hiện trong mỗi dòng. Ví dụ, giả sử bạn muốn lập bảng về số tài khoản còn hoạt động và không còn hoạt động. Trong danh sách Available Fields, bạn nên lựa chọn trường Salesperson và kích chuột vào nút >. Chú ý rằng Wizard cập nhật mẫu crosstab ở phía dưới cùng hộp thoại. Tiếp theo, bạn nên chọn trường State và kích chuột vào nút >. Tiếp tục, Wizard cập nhật mẫu crosstab ở phía dưới hộp thoại như hình 8. Hình 9: Truy vấn crosstab sau khi lựa chọn tiêu đề hàng Bạn chỉ thực hiện theo Access để hiển thị những người bán hàng và State phía bên trái của crosstab. Kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 10. Hình 10: Lựa chọn cột Trong hộp thoại này, Access hỏi bạn để lựa chọn những trường mà nó sẽ trình bày thành các cột. Do bạn muốn truy vấn này chỉ cho biết có bao nhiêu tài khoản còn hoạt động hay không đối với mỗi người bán hàng, ...