Nghệ thuật đòi nợ (Phần cuối)

Hãy tỏ ra vui vẻ lịch thiệp thông báo với họ rằng thời hạn thanh toán được gia hạn, mức tín dụng như thế nào…Hãy gửi những bức thư như vậy cho kế toán trưởng hoặc một người nào đó chịu trách nhiệm thanh toán khỏan nợ cho công ty bạn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghệ thuật đòi nợ (Phần cuối) Nghệ thuật đòi nợ (Phần cuối)Trong một số trường hợp, thật có lợi nếu tạo ra bức thư đặc biệtmà với nó, bạn có thể thông báo cho khách hàng biết rằng họ đãthỏa thuận hợp tác với công ty bạn. Hãy tỏ ra vui vẻ lịch thiệpthông báo với họ rằng thời hạn thanh toán được gia hạn, mức tíndụng như thế nào…Hãy gửi những bức thư như vậy cho kế toántrưởng hoặc một người nào đó chịu trách nhiệm thanh toánkhỏan nợ cho công ty bạn.Chuẩn mực viết thư đã được lập ra vào thập niên 30 của thế kỷtrước. Và thời đó khác với bây giờ, đặc biệt là với thông tin vănbản. Giờ đây, sau 7-10 năm, có rất nhiều văn bản buộc chúng taphải đọc, nghĩa là mọi thứ đập vào mắt chúng ta, trên cácphương tiện giao thông, phim ảnh, tivi, nói chung là những thôngđiệp mang tính chất quảng cáo. Và trong quảng cáo thì chỉ rặtnhững động từ (hãy chờ, hãy tin, hãy ăn, hãy cầm lấy…). Cònchúng ta trở nên dễ dàng lĩnh hội các văn bản ngắn gọn, cụ thểhơn là quảng cáo. Chúng ta trở nên khó lĩnh hội những văn bảndài dòng, đặc biệt là những văn bản luật. Tôi thường cảm thấymệt mỏi và rối rắm khi đọc những văn bản như thế và không đủkiên nhẫn để đọc hết. Càng trẻ trung bao nhiêu, con người tacàng thụ động hơn trong phản ứng với việc nhận thư từ bởi họđang sống trong một thời đại khác – thời đại của tốc độ.Hãy tạo ra một bức thư ngắn gọn, có nội dung và điều cơ bản là,phải kích động.Các thể loại thư từThư thứ nhất: Thăm hỏiTrong một số trường hợp, thật có lợi nếu tạo ra bức thư đặc biệt(xem Phục lục 1) mà với nó, bạn có thể thông báo cho kháchhàng biết rằng họ đã thỏa thuận hợp tác với công ty bạn. Hãy tỏra vui vẻ lịch thiệp thông báo với họ rằng thời hạn thanh toánđược gia hạn, mức tín dụng như thế nào…Hãy gửi những bứcthư như vậy cho kế toán trưởng hoặc một người nào đó chịutrách nhiệm thanh toán khỏan nợ cho công ty bạn.Thư thứ hai: Nhắc nhởCác nguyên tắc chính:1. Hãy tỏ ra thiện chí.2. Hãy viết ngắn gọn .3. Hãy nhắc nhở khách hàng về nội dung cơ bản của thỏa thuận.4. Hãy để lộ rằng bạn tin tưởng khách hàng sẽ thanh toán khoảnnợ.Thư thứ ba: nhắc nợ gay gắtCác nguyên tắc chính:1. Hãy tỏ ra nghiêm khắv, viết ngắn gọn, nhưng cặn kẽ, súc tích.2. Đính kèm phiếu thanh toán.3. Nhắc lại các điều khoản hợp đồng.4.Yêu cầu hoàn tất việc thanh toán ngay lập tức, hoặc gửi kếhoạch thanh toán (thư bảo đảm).5. Hãy nằng nặc đòi thanh toán hoặc đòi phải trả lời bằng vănbản.Thư thứ tư: Yêu cầuCác nguyên tắc chính:1. Hãy yêu cầu cụ thể và dứt khoát.2. Hãy yêu cầu (tối thiểu) thanh toán một phần khoản nợ ngaylập tức.3. Hãy sử dụng các công cụ gây tác động trực quan (hãy làm nổibật bức thư của mình trong đống thu từ).4. Nên đính kèm bản sao phiếu nợ.5. Thông báo về ngày bắt đầu có hiệu lực của các hoạt động kiệntụng ra tòa.6. Hãy giải thích cho khách hàng biết cách làm thế nào để tránhđược kiện tụng (thanh toán ngay).Tác dụng của chữ kýNếu tôi gửi cho bạn bưu thiếp chúc mừng ngày lễ vớ chữ ký làMikhail thì điều này không trung hòa tý nào. Còn nếu tôi viết dòng“Trưởng phòng kinh doanh Mikhail” thì bạn có thể nghĩ “Họ đangmuốn bán món gì đây”. Nếu tôi ký “Chủ tịch công ty” thì bạn sẽnghĩ rằng “À, họ tôn trọng mình”. Còn nếu tôi ký “ Trưởng phòngtín dụng” thì hẳn bạn sẽ tỏ ý nghi ngờ “Khoản nợ nào đây?” Nếutôi ký “Luật sư” (Trưởng bộ phận pháp chế) thì điều này thườnggợi cho người nhận mong muốn đọc lại văn bản một lần nữa: “Ýhọ định nói gì giữa các dòng kia?” Tôi muốn bạn lưu ý đến tácdụng của chữ ký. Còn nếu nói điều gì hiệu quả hơn cả thì chúngta có thể bắt đầu từ lá thư thứ hai, tốt hơn là có chữ ký của luậtsư. Điều này khiến con nợ có cảm giác rằng, những gì bạn nóitrong thư là rất nghiêm túc và chuyên nghiệp.Như vậy, chữ ký xác lập văn cảnh của lá thư và tác động đếnngười nhận: tác động “mềm” nếu bức thư được ký bởi đại diệncủa bộ phận khách hàng (bộ phận bán hàng), vì với bức thư thếnày, khách hàng sẽ nghĩ rằng, công ty quan tâm đến họ như mộtkhách hàng chứ không phải đang mong được trả nợ.Bức thư được ký bởi lãnh đạo công ty thường tạo ra ấn tượngtrung hòa chính đáng. Một số người nghĩ rằng, chữ ký của lãnhđạo công ty thường mang tính chất hình thức, rằng đằng saunhững chữ ký như vậy không tồn tại sự kiểm soát công nợ nào.Hiệu quả hơn có lẽ là những bức thư được ký bởi “chuyên viêntín dụng”. Chuyên môn của người ở vị trí này có thể tạo ra hiệuứng tốt đối với các nhân viên của công ty – con nợ.Hiệu quả gay gắt hơn là những bức thư được ký bởi “luật sư”hoặc “Trưởng bộ phận pháp chế”. Chúng ta thường khó mà quênđược chữ ký của đại diện bộ phận an ninh công ty, nhưng cũngthật là жестким, nếu như bức thư đề nghị khách hàng – con nợcủa mình nên “tạm lánh đi đâu đó” nếu không thanh toán đúnghạn.Tôi cũng muốn nhắc nhở các bạn một chút rằng, trong khi nóichuyện điện thoại/nói chuyện riêng với khách hàng – co ...