Nghệ thuật lãnh đạo Phần 4

Giao tiếp & Năng lực lãnh đạo “Sẽ không có ai trò chuyện nhiều trong xã hội nếu họ biết rằng mình thường hiểu sai về người khác” - Johann Wolfgang Von Goethe Trong tổ chức, có khá nhiều vấn đề rắc rối phát sinh từ hoạt động giao tiếp giữa con người với nhau. Thái độ giao tiếp không đúng đã gây ra phần lớn các rắc rối.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghệ thuật lãnh đạo Phần 4PHẦN 8Giao tiếp & Năng lực lãnh đạo“Sẽ không có ai trò chuyện nhiều trong xã hội nếu họ biết rằng mình thườnghiểu sai về người khác” - Johann Wolfgang Von GoetheTrong tổ chức, có khá nhiều vấn đề rắc rối phát sinh từ hoạt động giao tiếpgiữa con người với nhau. Thái độ giao tiếp không đúng đã gây ra phần lớncác rắc rối. Kết quả của nó là sự mập mờ, khó hiểu và có thể khiến một kếhoạch tốt gặp thất bại. Giao tiếp là việc trao đổi và truyền đạt thông tin hay ýtưởng từ người này tới người khác. Giao tiếp liên quan đến khả năng truyềnđạt một ý tưởng từ người gửi đến người nhận. Giao tiếp có hiệu quả chỉ xuấthiện khi người nhận hiểu được chính xác thông tin hay ý tưởng mà ngườigửi dự định truyền đạt.Việc nghiên cứu quá trình giao tiếp cũng rất quan trọng bởi vì bạn huấnluyện, hợp tác, khuyên bảo, đánh giá và giám sát các nhân viên trong tổ chứcthông qua quá trình này. Nó là một chuỗi các điều kiện giúp một thành viêntrong tổ chức có thể hoà nhập một cách toàn diện vào tổ chức.Quá trình giao tiếpGiao tiếpĐó là những gì chúng ta cố gắng thực hiệnTrò chuyện với những ai ngay cạnh chúng ta• Suy nghĩ: Trước tiên, thông tin có ở trong tâm trí người gửi. Đó có thể làkhái niệm, ý tưởng, thông tin, hay cảm giác.• Mã hoá: Tiếp theo, thông điệp được gửi tới người nhận bằng từ ngữ haybiểu tượng.• Giải mã: Cuối cùng, người nhận sẽ chuyển đổi những từ ngữ hoặc biểutượng đó thành các khái niệm hay thông tin mà anh ta (cô ta) có thể hiểuđược.Trong suốt quá trình giao tiếp, người nhận sẽ thu nạp hai yếu tố đó là: nội 38dung và văn cảnh. Nội dung (content) là những từ ngữ hay biểu tượng cótrong thông điệp, nó còn được biết đến như là ngôn ngữ (language) - văn nóivà văn viết sẽ kết hợp với nhau thành một cụm từ đúng ngữ pháp và ngữnghĩa. Tất cả chúng ta đều sử dụng và giải thích nghĩa của từ theo nhữngcách khác biệt, vì thế thậm chí ngay cả những thông điệp đơn giản cũng cóthể bị hiểu sai. Ngoài ra còn có rất nhiều từ “đồng âm khác nghĩa” sẽ gâynhầm lẫn đối với những thông tin mà bạn cần truyền đạt.Văn phong (context) là cách mà thông điệp được gửi đi, nó còn được gọi là“ngữ cảnh” (paralanguage) – bao gồm âm giọng, ánh mắt, cử chỉ, và cảmxúc (giận dữ, sợ hãi, lo lắng, tự tin,…) có thể dễ dàng được nhận thấy. Mặcdù văn phong thường khiến thông điệp gửi đi bị hiểu nhầm khi chúng ta tinvào những gì mình nhìn thấy hơn là những gì chúng ta nghe thấy, chúng vẫnlà phương tiện giao tiếp hiệu quả giúp chúng ta hiểu nhau hơn. Quả thật,chúng ta thường tin vào tính chính xác của sự biểu đạt không bằng lời nói(cử chỉ) hơn là biểu đạt bằng lời nói.Nhiều nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ đã thực hiện việc giao tiếp khi họ nói với aiđó rằng anh ta (hay cô ta) phải làm một việc gì đó. “Tôi không biết tại saoviệc đó chưa được hoàn thành … Tôi đã nói với Jim làm việc đó”. Rất cóthể, Jim đã chưa hiểu chính xác thông điệp này. Một thông điệp sẽ CHƯAđược truyền đạt trừ khi nó đã được người nhận hiểu một cách chính xác(được giải mã). Làm thế nào để bạn có thể biết được thông điệp mình gửi điđã được thu nhận một cách chính xác? Câu trả lời là bằng giao tiếp hai chiềuhay thông tin phản hồi. Việc này sẽ giúp người gửi biết rằng người nhận cóthực sự hiểu thông điệp được truyền đạt hay không, hiểu được tầm quantrọng của thông điệp, và phải được thực hiện như thế nào. Giao tiếp là mộtsự trao đổi, không chỉ có đưa ra mà còn phải nhận lại, với việc tất cả các bênđều phải tham gia nhằm hoàn thành quá trình trao đổi thông tin.Rào cản trong giao tiếpKhông có gì đơn giản đến nỗi nó không thể bị hiểu sai. - Freeman Teague,Jr.Tẩt cả những gì ngăn cản việc hiểu thông điệp một cách chính xác đều đượcgọi là rào cản trong giao tiếp. Có rất nhiều rào cản khách quan và chủ quantồn tại hiện hữu:• Văn hoá, kiến thức, và thành kiến (Culture, background, and bias) – 39Chúng ta thường để cho những trải nghiệm trong quá khứ làm thay đổi ýnghĩa của thông điệp. Văn hoá, kiến thức và khuynh hướng của chúng ta sẽtrở nên có ích khi chúng giúp chúng ta tận dụng những trải nghiệm trong quákhứ để hiểu một vấn đề gì mới mẻ, nhưng chúng cũng có thể thay đổi nghĩacủa thông điệp và sau đó gây trở ngại cho quá trình giao tiếp.• Tiếng ồn (Noise) - Tiếng ồn phát ra từ các thiết bị máy móc hay môitrường xung quanh sẽ cản trở quá trình giao tiếp thông suốt và rõ ràng.Người gửi và người nhận đều phải có khả năng tập trung cao độ vào nhữngthông điệp được gửi đi.• Bản thân chúng ta (Ourselves) - Sự quá tập trung vào bản thân mình màkhông chú ý tới người khác có thể dẫn tới những nhầm lẫn và xung đột tronggiao tiếp. “Thế hệ cái tôi cá nhân” (Me Generation) đã không còn tồn tạitrong các hoạt động giao tiếp có hiệu quả. Một vài nguyên nhân gây ra vấnđề này là: bản năng phòng vệ (chúng ta cảm thấy a ...