Nghệ thuật lãnh đạo Phần 5

Khuyên bảo (tạm dịch từ chữ “Counseling” tiếng Anh) là việc một nhà lãnh đạo nói chuyện với các nhân viên trong tổ chức theo cách để giúp họ giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó hay tạo ra cho họ những điều kiện cần thiết để cải thiện hành vi của họ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghệ thuật lãnh đạo Phần 5PHẦN 10Khuyên bảo (tạm dịch từ chữ “Counseling” tiếng Anh) là việc một nhà lãnhđạo nói chuyện với các nhân viên trong tổ chức theo cách để giúp họ giảiquyết một vấn đề khó khăn nào đó hay tạo ra cho họ những điều kiện cầnthiết để cải thiện hành vi của họ. Việc khuyên bảo có tác động rất lớn đếntính hiệu quả trong công việc của các nhân viên cũng như đối với toàn bộ tổchức. Nó liên quan đến sự suy xét, thi hành, thấu hiểu bản chất con người,việc sắp xếp thời gian, tính chân thật, ngay thẳng và lòng tốt. Như vậy việcnày không chỉ đơn thuần là việc nhà lãnh đạo nói với một nhân viên rằngcần phải làm những gì đối với một vấn đề nào đó.Để công việc khuyên bảo đạt hiệu quả cao nhất, các nhà lãnh đạo cần phảicó một số phẩm chất sau:• Tôn trọng nhân viên. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này tin tưởng rằng các cánhân sẽ chịu trách nhiệm đối với hành động và ý kiến của họ. Nó cũng baogồm nhận thức của nhà lãnh đạo về bản sắc riêng của một cá nhân nào đóthông qua việc thừa nhận các giá trị, tính cách, và kỹ năng của họ. Khi bạncố gắng giúp đỡ một cá nhân phát triển thông qua sự khuyên bảo của mình,bạn phải kiềm chế không được ép đặt các giá trị của mình lên cá nhân đó.• Tự nhận thức. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này luôn nhìn nhận và hiểu đượcbản thân mình với cương vị một nhà lãnh đạo. Bạn càng nhận thức đượcnhững giá trị, nhu cầu và khuynh hướng của bản thân bao nhiêu, bạn sẽ càngít áp đặt cảm nhận của mình lên các nhân viên bấy nhiêu.• Đáng tin cậy. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này luôn thể hiện tính trung thựcvà kiên định giữa các tuyên bố và hành động của mình. Các nhà lãnh đạođáng tin cậy luôn thẳng thắn và cởi mở với cấp dưới cũng như cư xử theocách mà cấp dưới tôn trọng và tin tưởng vào lời nói của họ.• Cảm thông. Nhà lãnh đạo có phẩm chất này luôn thấu hiểu hoàn cảnh củacấp dưới. Các nhà lãnh đạo cảm thông sẽ dễ dàng giúp đỡ cấp dưới nhận ranhững khó khăn, vướng mắc của họ và từ đó xây dựng kế hoạch nhằm cảithiện khó khăn, vướng mắc này.Lý do của việc khuyên bảo nhân viên là giúp họ tự hoàn thiện bản thân mìnhvà qua đó có thể hoàn thành mục tiêu của tổ chức và cá nhân. Đôi khi, việckhuyên bảo bị các chính sách và quy định trong tổ chức chi phối, nhưng 48cũng có trường hợp các nhà lãnh đạo nên chủ động lựa chọn việc khuyênbảo để giúp các nhân viên phát triển hơn. Dù bản chất của việc khuyên bảolà gì đi nữa, các nhà lãnh đạo nên biểu lộ những phẩm chất của một “nhà cốvấn thực thụ” (tôn trọng, tự nhận thức, đáng tin cậy, và cảm thông), và tậndụng những kỹ năng giao tiếp cần thiết.Với mục đích nhằm giúp cấp dưới phát triển hơn, các nhà lãnh đạo thườngphân loại hoạt động khuyên bảo dựa trên các chủ đề nhất định. Các loạichính bao gồm: khuyên bảo thực hiện công việc, khuyên bảo giải quyết vấnđề, và khuyên bảo hoàn thiện bản thân. Mặc dù những loại khuyên bảo nàygiúp đỡ các nhà lãnh đạo rất nhiều trong việc tổ chức và tập trung vào nhữngmục đích cụ thể, nhưng chúng không nhất thiết phải được xem như nhữngdạng khuyên bảo độc lập và riêng biệt. Ví dụ, khi khuyên bảo nhằm giúp đỡnhân viên giải quyết một vấn đề nào đó, nó cũng có thể tác động khá lớn đếnviệc cải thiện năng lực hoàn thành công việc của nhân viên, hay khi khuyênbảo nhằm giúp các nhân viên hoàn thành công việc, nó cũng có thể đem lạinhững cơ hội phát triển cho nhân viên. Không phụ thuộc vào chủ đề của việckhuyên bảo, bạn nên đi theo một số quy cách cơ bản dưới đây nhằm chuẩnbị và thực hiện việc khuyên bảo.Các bước của việc khuyên bảo:• Nhận dạng vấn đề. Hãy đảm bảo rằng bạn thực sự biết và hiểu rõ vấn đề -người Nhật Bản thường sử dụng cách thức gọi là “Năm lần hỏi tại sao – FiveWhys”. Bạn hãy lặp lại câu hỏi tại sao năm lần khi gặp phải một vấn đề nàođó. Vào thời điểm bạn trả lời được câu hỏi tại sao thứ năm, có thể bạn đã tìmthấy căn nguyên của vấn đề.• Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi. Xác định xem yếu tố nào bạncó thể kiểm soát và yếu tố nào các nhân viên của bạn có thể kiểm soát được.Xác định xem liệu một yếu tố nào đó có cần được sửa đổi, loại bỏ, hay củngcố.• Lập kế hoạch, phối hợp và tổ chức việc khuyên bảo. Xác định thời điểm tốtnhất để khuyên bảo nhân viên, tránh việc bạn bị gián đoạn hay buộc phảichấm dứt quá sớm.• Khuyên bảo với sự ngay thẳng, cảm thông, và ân cần. Điều này không cónghĩa là bạn không thể cứng rắn hoặc mất kiểm soát. Cũng như vậy, bạnphải nghe hết sự việc từ đầu đến cuối. 49• Trong suốt quá trình khuyên bảo, bạn hãy xác định rõ những suy nghĩ nàotừ phía các nhân viên dẫn đến những hành vi không đúng và cần làm nhữnggì để thay đổi nó. Bạn cũng cần xác định xem liệu những phân tích ban đầucủa bạn có chính xác hay không.• Hãy cố gắng duy trì tính hợp lý và hiệu quả khi khuyên bảo trực tiếp haykhuyên bảo gián tiếp (xem phần dưới).• Xem ...