Nghệ thuật lãnh đạo Phần 6

Lên kế hoạch. Harvey Mackay đã từng nói "Một giấc mơ chỉ là một giấc mơ. Nhưng, một mục tiêu chính là sự tổng hòa của một giấc mơ với một kế hoạch và một thời hạn để thực hiện kế hoạch đó”. Và mục tiêu sẽ chỉ là giấc mơ,trừ phi bạn xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghệ thuật lãnh đạo Phần 6PHẦN 12Lên kế hoạchHarvey Mackay đã từng nói Một giấc mơ chỉ là một giấc mơ. Nhưng, mộtmục tiêu chính là sự tổng hòa của một giấc mơ với một kế hoạch và một thờihạn để thực hiện kế hoạch đó”. Và mục tiêu sẽ chỉ là giấc mơ,trừ phi bạnxây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó.Đằng sau việc hoàn thành mỗi mục tiêu luôn là một kế hoạch tốt.Chu trình ShewhartTiến sỹ Walter Shewhart là người đã phát triển chu trình PDCA (Lên kếhoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động - Plan, Do, Check, Act). Bề ngoài,chu trình trông có vẻ không đến nỗi phức tạp, tuy nhiên, trên thực tế, nó đòihỏi rất nhiều sự nỗ lực trong công việc của tất cả các thành viên để hoànthành chu trình một cách chính xác. Một trong những học trò của Shewhartlà W. Edwards Deming (chuyên gia kinh tế nổi tiếng của Mỹ), sau này đãsử dụng và phát triển chu trình PDCA, và vì thế chu trình này còn được gọilà Bánh xe Deming. Ngoài ra, Deming cũng áp dụng một phiên bản đượcsửa đổi là PDS (Lên kế hoạch, Thực hiện, Nghiên cứu - Plan, Do, Study).Lên kế hoạch (Plan)Những kế hoạch tốt luôn khởi đầu với buổi họp “huy động chất xám tập thể”có sự tham gia của các cá nhân liên quan đến kế hoạch. Điều này cho phépmọi người cảm thấy mình là một phần của kế hoạch, hơn thế nữa, nó có thểgiúp bạn quy tụ xung quanh mình những con người với nhiều ý kiến đónggóp hữu hiệu nhất.Tiếp theo, có hai câu hỏi then chốt (Army Handbook, 1973) cần được đặt ra:• Đâu là những yếu tố cấu thành cần thiết để thực thi thành công kế hoạch?• Đâu là những yếu tố hay sự kiện tiềm tàng mà khi xuất hiện sẽ gây cản trởhoặc huỷ hoại kế hoạch? 58Càng nhiều càng tốt, hãy thu thập tất cả các câu trả lời cho hai câu hỏi trên.Lắng nghe một cách cẩn thận những quyết định của tập thể, sau đó lập ra cácyếu tố hay sự kiện xác thực và nhiều khả năng xảy ra nhất, để rồi có cáchành động nhằm ngăn ngừa những rắc rối này gây cản trở kế hoạch chung.Một kế hoạch chi tiết thông thường bao gồm những câu hỏi dạng như: ai, cáigì, khi nào, ở đâu, như thế nào và tại sao. Ai sẽ làm những gì? Kế hoạch liênquan đến ai? Chúng ta sẽ làm gì? Khi nào kế hoạch bắt đầu? Khi nào kếhoạch kết thúc? Kế hoạch sẽ diễn ra ở đâu? Kế hoạch sẽ diễn ra như thếnào? Tại sao chúng ta phải thực hiện kế hoạch? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúngta không thực hiện kế hoạch?Tương tự như vậy, kế hoạch cũng cần được tổ chức và sắp xếp một cáchkhoa học. Đây là một quy trình nhằm tạo ra và duy trì các điều kiện cho việcthực thi kế hoạch có hiệu quả. Nó liên quan đến việc xác định và sắp xếpmột cách có hệ thống mỗi nhiệm vụ liên quan đến khả năng hoàn thành mụctiêu, bao gồm ba bước chính sau:• Xác định tất cả các nhiệm vụ.• Đặt ra cấu trúc hoàn thành các nhiệm vụ.• Định ra các sách lược.Xác định tất cả các nhiệm vụTrong bước này, tập thế của bạn sẽ cùng “chung góp trí tuệ” để vạch ra cácnhiệm vụ và điều kiện cần thiết nhằm thực thi kế hoạch. Tất cả những thôngtin thiết yếu cần được đưa ra trong lúc này. Yếu tố thời gian cũng rất quantrọng - thời điểm mà mỗi nhiệm vụ được bắt đầu và hoàn thành. Một cáchtiếp cận hữu hiệu là sử dụng “biện pháp lập kế hoạch ngược”. Khi xác địnhnhiệm vụ, trước tiên bạn cần nhìn vào mỗi mục tiêu và quyết định cái gì(nhiệm vụ nào) cần được thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Trong cáchnày, bạn bắt đầu quá trình lên kế hoạch kể từ thời điểm kết thúc và sau đó lùidần dần cho tới thời điểm hiện tại để xác định thứ tự công việc cần làm. Lậpkế hoạch ngược có nghĩa là đầu tiên bạn sẽ nhìn vào bức tranh tổng thể, vàsau đó đề ra các nhiệm vụ, điều kiện và chi tiết trong một diễn tiến theologic nhất định nhằm từng bước tao ra bức tranh tổng thể đó. Kế hoạch cầnbao gồm tất cả các chi tiết cụ thể về sự tương tác, hỗ trợ, thời gian biểu, thiết 59bị cũng như sự kiểm tra, theo dõi cần thiết. Tập thể của bạn phải suy tính vànắm vững mọi tình huống có thể xảy ra có ảnh hưởng đến tiến độ của kếhoạch. Một khi quy trình của kế hoạch được thiết lập, các hành động tươngứng từ đó cũng sẽ nảy sinh một cách dễ dàng.Giờ đây, việc bạn cần làm là tổ chức và sắp xếp tất cả các chi tiết trên thànhcác mục riêng biệt, chẳng hạn như nhu cầu, nguồn cung ứng, sự giúp đỡ,thiết bị, hợp tác, các nhiệm vụ chính,…để tạo ra một danh sách các việc phảilàm cho mỗi chuyên mục. Danh sách này sẽ trở thành bản liệt kê chi tiết đểđảm bảo rằng mọi thứ đang được xúc tiến theo đúng kế hoạch.Thực hiện (Do)Tập thể của bạn không thể làm mọi thứ trong cùng một lúc,vì sẽ có một vàiviệc quan trọng hơn những việc khác, và bởi vậy, chúng sẽ phải được hoànthành trước khi một việc khác có thể bắt đầu. Bạn nên lên danh sách kiểmsoát công việc theo thứ tự ưu tiên và phân công ai đó thực hiện một nhiệmvụ nhất định trong danh sách đồng thời phát triển hệ thống ki ...