NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 9/4/2011Chuyên Đề NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGKhái Niệm về Văn PhòngVăn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơquan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơithu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thờiđảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn cơ quan, tổ chức đó. 1 9/4/2011Chức Năng của Văn Phòng1. Giúp việc điều hành: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc/ Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch/ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.2. Tham mưu, tổng hợp: tổng hợp xữ lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xữ lý.3. Hậu cần, quản trị: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.Nhiệm Vụ của Văn Phòng1. Xây dựng chương trình công tác2. Thu thập, xữ lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin3. Tư vấn văn bản cho các cấp lãnh đạo4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ5. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại6. Mua sắm, quản lý, sửa chữa trang thiết bị của cơ quan7. Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe8. Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan9. Tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết10. Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách. 2 9/4/2011Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Quản trị Hành chánh Văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xữ lý thông tin. Chức năng cơ bản: (1) Hoạch định công việc hành chính (2) Tổ chức công việc hành chính (3) Lãnh đạo công việc hành chính (4) Kiểm soát công việc hành chính (5) Thực hiện dịch vụ hành chínhPhương Pháp Bố Trí Văn PhòngVăn phòng mở: tiết kiệm chi phí diện tích; dễ giám sát quản lý;thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên; dễ tập trung tronghoạt động của văn phòng; dễ thay đổi khi cần thiết 3 9/4/2011Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng đóng: hệ thống văn phòng được ngăn cách bởi các phòng riêng. Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư và phù hợp với công việc đòi hỏi sự riêng tư cao Nhược điểm: chiếm diện tính, tăng chi phí vận hành văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc trong tổ chức.Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc1. Ánh sáng2. Màu sắc3. Tiếng ồn 4 9/4/2011Các Cấp Bậc trong Hành Chính Văn Phòng 1. Trợ lý hành chính 2. Chánh văn phòng 3. Trưởng phòng hành chính 4. Giám đốc hành chính 5. Phó Tổng giám đốc hành chính.Hoạch Định Công việc Hành Chính Văn Phòng Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó được hiệu quả. Hoạch định được tập trung vào các công việc sau: Xây dựng chương trình công tác thường k ỳ của cơ quan, của  văn phòng Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm  Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỹ niệm,…  trong doanh nghiệp Lập kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các  thành viên trong doanh nghiệp Lập kế hoạch mu sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở  vật chất phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp. 5 9/4/2011Quy Trình Lập Kế Hoạch Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan. Đánh giá điều kiện thực thi Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phương án lựa chọn Bước 4: Lấy ý kiến hoạch trình phê duyệt Bước 5: Hoàn chỉnh bản kế hoạch chính thức và trình ký phê duyệt chính thức Bước 6: Tổ chức thực hiện và theo dõi tổ chức thực hiện Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện.Các Nghiệp Vụ Hành chính Văn Phòng Thu thập, xữ lý và cung cấp thông tin Hoạch định, tồ chức các cuộc họp, hội nghị Tiếp khách và thực hiện các lễ nghi Soạn thảo văn bản hành chính Nghiệp vụ lư ...