Nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp

Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ. Mục đích của thu thập tài liệu: Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan; Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung Nội dung nghiệp vụ luu trữ: 1.ThuthËptµiliÖu 2.Ph©nlo¹itµiliÖu 3.X¸c®Þnhgi¸trÞtµiliÖu 4.B¶oqu¶ntµiliÖu 5.Tæchøckhaith¸c,södông Mục dích của công tác luu trữ: 1. Tổchứcsắpxếpmộtcáchkhoa học tàiliệu 2. Đảmbảoantoànchotàiliệu 3. Khaithác,sửdụngthôngtin tàiliệuhiệuquả 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu- Thu thập tài liệu là toànbộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ- Mục đích của thu thập tài liệu:• Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan• Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:• Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?)• Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?)• Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?)• Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu Yêu cầu đối với việc thu thập tài liệu• Cần được tiến hành thường niên• Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận• Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ 2. Phân loại tài liệu- Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ nhất (hồ sơ).- Mục đích của phân loại tài liệu:• Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan thuận lợi, nhanh chóng• Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp• Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu 2. Phân loại tài liệu- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:• Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu• Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã lựa chọn Các cách phân loại tài liệu+ Theo đơn vị tổ chức+ Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động+ Theo thời gian Cách phân loại tài liệu lưu trữ của Kho bạc NN cấp huyện• Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch)• Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo các đơn vị tổ chức trực thuộc kho bạc• Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo từng mảng hoạt động của đơn vị• Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp tục được phân chia đến hồ sơ Cách phân loại tài liệu lưu trữ của Kho bạc NN cấp huyện• N¨m2006 • N¨m20071. Bộ phận Kế hoạch 1. Bộ phận Kế hoạchTổng hợp Tổng hợp2. Bộ phận Kho Quỹ 2. Bộ phận Kho Quỹ3. Bộ phận Kế toán 3. Bộ phận Kế toán Cách phân loại tài liệu lưu trữ của Kho bạc NN cấp huyện• Năm 2006 • Vấn đề chungTài liệu Bộ phận • Kế hoạchKế hoạch Tổng hợp • Tổng hợp Yêu cầu đối với việc phân loại tài liệu• Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được bảo quản tại 1 địa chỉ• Cách thức phân loại cần bao phủ hết toàn bộ tài liệu của cơ quan Phânloạilớptheo lứatuổi:Tổngsốlớphọc: 100hv • 20hv• Trên50: • 40hv• Từ45đến49 • 30hv• Từ30đến40 • 05hv• Dưới30 Phânloạilớptheo lứatuổi:Tổngsốlớphọc: 100hv • 20hv• Trên50: • 45hv• Từ40đến49 • 35hv• Từ30đến45 • 05hv• Dưới30 3. Xác định giá trị tài liệu- Xác định giá trị tài liệu là việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu- Mục đích của xác định giá trị tài liệu:• Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ quan• Loại hủy những tài liệu hết giá trị 3. Xác định giá trị tài liệu- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:• Bám sát quy đinh của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá trị tài liệu• Lập danh mục tài liệu hết giá trị• Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu ...