Nguyên tắc công tác trong các viện lưu trữ Liên bang Nga - Phần 2

Tham khảo sách nguyên tắc công tác trong các viện lưu trữ liên bang nga - phần 2, khoa học xã hội, thư viện thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nguyên tắc công tác trong các viện lưu trữ Liên bang Nga - Phần 2 Phần 2 TỔ CHỨC VÀ PHÂN PHÔNG TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ LIÊN BANG NGA 2.1. Tổ chức tài liệu trong phạm vi Phông lưu trữ Liên bangNga Tổ chức tài liệu được hiểu là sắp xếp ổn định, bảo quản thích hợptheo từng phông lưu trữ trên cơ sở tuân thủ các quyết định hành chính-pháp lý và khoa học - nghiệp vụ, kết hợp với áp dụng các biện pháp kỹthuật đối với tài liệu, có tính đến các yếu tố như hình thức sở hữu, giaiđoạn lịch sử, loại vật mang tin và các đặc điểm khác. 2.1.1. Tổ chức tài liệu theo hình thức sở hữu 2.1.1.1. Tài liệu thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liênbang Nga được bảo quản trong các lưu trữ nhà nước, thư viện và các bảotàng nhà nước, các cơ quan của Viện Hàn lâm khoa học Nga và các kholưu trữ khác của Nhà nước. Những tài liệu thuộc sở hữu Liên bang và do Liên bang Nga quảnlý, được bảo quản trong các lưu trữ liên bang, thư viện, bảo tàng liênbang, lưu trữ của các tổ chức chính quyền liên bang tương ứng và các tổchức, cơ quan liên bang thuộc Viện Hàn lâm khoa học Nga. Thuộc quản lý của Liên bang Nga bao gồm: - những tài liệu được bảo quản và tiếp nhận trên các cơ sở pháp lýtại các lưu trữ liên bang, thư viện và bảo tàng liên bang, lưu trữ, thư việnvà bảo tàng của các cơ quan thuộc Viện Hàn lâm khoa học Nga từ cácpháp nhân và cá nhân; - những tài liệu đã và đang hình thành trong hoạt động của các cơquan chính quyền liên bang, hiện đang được bảo quản trong các lưu trữcơ quan theo sự thỏa thuận được ký kết với Tổng cục lưu trữ Liên bangNga, - những tài liệu của Viện Kiểm sát tối cao Liên bang Nga, Hộiđồng bầu cử trung ương Liên bang Nga, các quỹ ngoài ngân sách nhànước, Ngân hàng trung ương Liên bang Nga và các Ngân hàng khác thuộcsở hữu liên bang. 25 2.1.1.2. Tài liệu thuộc phần nhà nước của phông lưu trữ các đốitượng thuộc Liên bang Nga và là sở hữu nhà nước của các đối tượngthuộc Liên bang Nga, đồng thời là sở hữu liên bang (bao gồm những tàiliệu đã chỉ ra ở 2.1.1.1.), được bảo quản trong các lưu trữ, thư viện, bảotàng nhà nước của chủ thể Liên bang Nga, và cả trong lưu trữ của các cơquan chính quyền tương ứng và các tổ chức của các đối tượng thuộc Liênbang Nga. 2.1.1.3. Tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữLiên bang Nga, được các chủ sở hữu đồng ý chuyển vào sở hữu nhànước, là tài liệu thuộc diện bắt buộc giao nộp để bảo quản vĩnh viễn. Tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liên bangNga, vẫn giữ là sở hữu tư nhân hoặc không phải sở hữu nhà nước, đượcchủ sở hữu giao cho các viện lưu trữ bảo quản dưới dạng ký gửi nếukhối tài liệu này có giá trị và khi trong kho còn diện tích bảo quản. 2.1.1.4. Tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữLiên bang Nga được bảo quản theo trật tự do các chủ sở hữu xác địnhnhằm đảm bảo giữ gìn được tài liệu. 2.1.2. Tổ chức tài liệu theo tiêu chí vật mang tin, phương pháp vàkỹ thuật ghi tin 2.1.2.1. Tài liệu chữ viết và bản vẽ trên giấy được bảo quản trongcác lưu trữ chung và chuyên dụng; được tổ chức theo các phông lưu trữcủa các tổ chức và cá nhân hình thành ra chúng, đồng thời theo các sưutập lưu trữ. 2.1.2.2. Tài liệu nghe nhìn và đọc bằng máy (điện tử) được bảoquản trong các lưu trữ chuyên dụng hoặc trong các bộ phận lưu trữchuyên dụng của Kho lưu trữ. Tùy theo chức năng, những tài liệu trên được chia làm 2 nhóm: Nhóm thứ nhất - tài liệu nghe nhìn và đọc bằng máy (tài liệu điệntử), được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thànhphông (phim phóng sự về các sự kiện quan trọng, ghi âm các cuộc họpcủa cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể, các hội nghị, tài liệu phim,ảnh, video và băng ghi âm có xuất xứ cá nhân….), có trong thành phần cácphông lưu trữ của các đơn vị hình thành phông tương ứng và được đăngký trong các tài liệu thống kê của phông lưu trữ, việc bảo quản chúngđược tách riêng theo yêu cầu kỹ thuật bảo quản. 26 Nhóm thứ hai - tài liệu nghe nhìn và đọc bằng máy (tài liệu điệntử) là kết quả của hoạt động sản xuất có mục đích của tổ chức tạo rachúng (hãng phim, ảnh, ghi âm….) được tổ chức độc lập và bảo quảntrong các lưu trữ chuyên dụng hoặc phòng chuyên dụng của lưu trữ chung(xem 2.5). 2.2. Tổ chức tài liệu trong các lưu trữ nhà nước 2.2.1. Tổ chức tài liệu theo tập hợp các mối quan hệ về lịch sửhoặc vấn đề của tài liệu Trong các lưu trữ, tài liệu được tổ chức theo tập hợp các mối quan hệvề lịch sử và/hoặc vấn đề đối với các phông lưu trữ và sưu tập lưu trữ. Domột số loại tài liệu đặc thù mà có tổ chức tài liệu không theo phông (xem2.5.) 2.2.1.1. Tất cả tài liệu hình thành trong hoạt động của các phápnhân hoặc cá nhân - là đơn vị hình thành phông, được lập phông lưu trữ.Các điều kiện để thành lập đơn vị hình thành phông là: độc lập về tổchức (chức năng nhiệm vụ)- có văn bản pháp quy về thành lập, quy địnhquyền hạn, phạm vi hoạt động; có tài khoản ở nhà băng; có biên chế, condấu, giấy xác nhận tài sản; đối với cá nhân - toàn bộ tài liệu được hìnhthành trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó. Một phần phông tài liệu mà có ý nghĩa lịch sử, khoa học, kinh tế -xã hội, chính trị, văn hóa và là những tài liệu thuộc diện bảo quản vĩnhviễn được lập thành một phông lưu trữ. Các loại phông lưu trữ bao gồm: - Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức được tạo thành bởi tài liệuhình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đó; - Phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, được tạo thành bởi tài liệu hìnhthành trong quá trình sống và hoạt động của từng cá nhân, gia đình, dòng họ; - Phông lưu trữ liên hợp, được tạo thành bởi tài liệu hình thànhtrong quá t ...