Những kĩ năng giao tiếp

Quan sátGiao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận. Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của cơ thể, âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những kĩ năng giao tiếp Những kĩ năng giao tiếp Quan sát Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận. Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của cơ thể, âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả những sự im lặng. Hỏi những câu hỏi mở Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể làm việc với người khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc. Một câu hỏi Có/ Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Có hay Không mà thôi. Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại sao” có thể đặt người khác vào thế phòng thủ. Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi câu hỏi như „Tại sao bạn lại đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”. Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho những vấn đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận lời khuyên, nhưng thay vào đó đơn giản là họ muốn được lắng nghe. Những lời bình phẩm như „Thật đau khổ cho anh. Anh trông có vẻ giận dữ. Hình như là anh đang cảm thấy chán nản” dường như khá yếu ớt và không mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nói chuyện trực tiếp và đưa ra những mệnh lệnh. Nhưng sự đầu tư trước đó sẽ thật đáng giá bởi những kết quả thu được từ việc lắng nghe theo kiểu này. Một khi người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ sẽ trao cho bạn nhiều thông tin hơn, đó là những gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho bạn quyền điều khiển. Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngôn ngữ Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình. Bạn không nên, tôi nhắc lại là không nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động của họ, nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến cảm giác của bạn. Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan sát được và nói rõ những hậu quả. Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với một cách giải quyết vấn đề mang tính hợp tác. Đây là một ví dụ: „Khi anh đưa cho tôi bản báo cáo vào phút cuối cùng (sự thực), tôi cảm thấy rất nản lòng bởi vì tôi phải làm việc một cách vội vã và tôi băn khoăn liệu mình có bỏ qua những lỗi lầm và có kết thúc bằng việc quát mắng anh hay không (đưa ra những hậu quả có tính chất quan trọng với những vấn đề đó). Tôi mong sao anh đưa nó cho tôi sớm hơn một chút (nói rằng bạn muốn hành vi đó thay đổi theo cách „bắt đầu thực hiện a” không c ùng với „ngừng làm b” do đó cả hai chúng ta sẽ bớt căng thẳng hơn (khẳng định những lợi ích). Anh nghĩ sao về điều này?”… Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đó. Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của bạn có thể đưa bạn đi xa. Là một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để chắc chắn rằng những lời nói của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nói của bạn. Đảm bảo được việc những lời nói của bạn được hiểu đúng Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra của bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất nhiều những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn được hiểu đúng hết lần này đến lần khác. Mặc dù có vể như rất rõ ràng và rất đơn giản nhưng những điều này bao gồm: • Thông điệp của bạn phải rõ ràng • Có sự chuẩn bị • Thông điệp của bạn phải đơn giản • Khi truyền thông điệp cần phải sống động • Hãy tự nhiên • Thông điệp phải chính xác Sự chuẩn bị không được coi trọng. Trong thực tế, đó là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công trong giao tiếp của bạn. Nếu có thể hãy chuẩn bị trước thời gian gặp, thời gian nói và diễn thuyết, do vậy hãy cho chính bản thân bạn thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, hãy để ý đến toàn bộ quá trình giao tiếp (người truyền đạt thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền đạt thông điệp, người tiếp nhận thông điệp, những phản hồi và bối cảnh). Bằng cách chú ý đến từng bước của quá trình và chuẩn bị trên cơ sở đó, bạn sẽ đảm bảo được việc giao tiếp của mình có hiệu quả hơn, được hiểu đúng hơn. Tất nhiên, không phải tất cả việc giao tiếp đều có thể được chuẩn bị trước. Trong tình huống này, việc chuẩn bị có nghĩa là bạn hiểu rõ được những gì đang diễn ra để bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nguồn hiểu biết bạn có, cả bằng lời nói và viết. Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước: Hãy tự hỏi những câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn đang nói với ai? Niềm hứng thú, những phỏng đoán trước và giá ...