Những mẹo nhỏ làm chủ Microsoft Word 2007

Dù hiện có rất nhiều trình soạn thảo văn bản mới nhưng Microsoft Word vẫn là phần mềm phổ biến nhất. Ngoài những kỹ thuật căn bản, bạn đọc tham khảo một số mẹo nhỏ sau để có thể thật sự làm chủ công cụ soạn thảo đa năng này. Cấu hình các tùy chọn dán Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những mẹo nhỏ làm chủ Microsoft Word 2007Những mẹo nhỏ làm chủ Microsoft Word 2007Dù hiện có rất nhiều trình soạn thảo văn bản mới nhưng MicrosoftWord vẫn là phần mềm phổ biến nhất. Ngoài những kỹ thuật căn bản,bạn đọc tham khảo một số mẹo nhỏ sau để có thể thật sự làm chủ côngcụ soạn thảo đa năng này.Cấu hình các tùy chọn dánKhi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bảnWord, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đóhoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với vănbản hiện có trên MS Word.Để tùy biến được tính năng này, trong MS Word 2007, bạn click vàonút Office (góc trên bên trái) và chọn More Commands..., duyệt tớithẻ Advanced, trong vùng Cut, copy and paste, bạn hãy tích vào ô ShowPaste Options buttons nếu muốn MS Word cung cấp các tùy chọn địnhdạng khi sao chép một đoạn văn bản, hoặc bỏ tích nếu không muốn hiện racác tùy chọn này.Trong bốn menu đổ xuống, bạn có thể chọn Keep Source Formating nếumuốn giữ định dạng gốc của đoạn văn bản bạn vừa sao chép, hoặc tự độngthay đổi dịnh dạng cho phù hợp với văn bản hiện tại.Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justificationKhi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MSWord sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảngcách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làmnày đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.Để việc canh Justify được đẹp hơn, ta nên dùng tính năng full-justification. Bạn hãy nhấp vào nút Office, chọnMore Commands..., sauđó nhấp vào Advanced, kéo xuống dưới cùng và click vào dấu “+” trướcdòng chữLayout Options, sau đó bạn tìm đến dòng Do Full JustificationThe Way WordPerfect 6.x For Windows Does, sau đó click OK để hoàntất.Tự động cách khoảngTrong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canhTab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn văn bản lùi vào so với các dòngcòn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ítdùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).Nhược điểm của cách làm trên là đôi khi các khoảng cách không được đềunhau. Nếu bạn muốn MS Word tự động cách khoảng với một khoảng trốngđịnh sẵn, bạn hãy dùng tính năng indentation. Đầu tiên bạn bôi đen vùngvăn bản cần thao tác, sau đó vào thẻ Home, click chọn vào mũi tên (gócdưới bên phải) của vùng công cụParagraph.Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn Firstline (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặcchọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên.Đánh số trangViệc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word,thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh sốtrang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tínhnăng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.Đầu tiên bạn vào Page layout, sau đó click chọn vào mũi tên nằm ở gócdưới bên phải của khung Page Setup, chọn thẻ Page layout và tích vàoô Different first page.Sao lưu thanh công cụ Quick AccessThanh truy cập nhanh (Quick Access) như đã nói ở trên đó là môt menuchứa những lệnh thường dùng. Nếu bạn đã mất nhiều thời gian để tùychỉnh thanh công cụ Quick Access, hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệđiều hành bạn không phải làm lại thanh công cụ này. Hoặc đơn giản là bạncó thể mang thanh công cụ đã tạo trên máy tính của bạn sang máy tính củacơ quan có cài đặt MS Word 2007.Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: Documents and Settings [tên máy tính hoặc người dùng] Settings Local Application Data Microsoft Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đườngdẫn C: Users [tên máy tính hoặc người dùng] AppData Local Microsoft Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên Word.qat, bạncó thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tínhkhác.Hủy bỏ định dạngTổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc địnhlà Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổhợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định(thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).Điều chỉnh khoảng cách các chữ cái trên tiêu đềVì lý do thẩm mỹ, tiêu đề thường chỉ nằm trên một dòng duy nhất màkhông kéo dài sang dòng thứ hai. Với những tiêu đề quá dài, bạn phải cochữ lại bằng cách vào thẻ Home, click vào mũi tên bên dưới góc phải củakhungFont, chọn Character Spacing và “gia giảm” tỉ lệ này sao cho hợplý nhất.So sánh các văn bảnSo sánh hai văn bảnCó nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cungcấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (vànó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap củaWindow 7).Để dùng tính năng này, đầu tiên bạn phải mở hai tập tin văn bản bằng MSWord, sau đó click vào thẻ View, trong khung Window bạn chọn ViewSide by Sid ...