Những phản hồi hiệu quả

Về cơ bản, ý kiến phản hồi là một tín hiệu tốt. Đối với những nhà quản lý, đó thực sự là một công cụ rất quan trọng để định hình thái độ và nuôi dưỡng kiến thức nhằm tạo ra một kết quả công việc tốt hơn. Đối với cấp trên, báo cáo trực tiếp, đó là một cơ hội để phát triển nghề nghiệp và thăng tiến. Vậy thì tại sao vấn đề này lại quá gây tranh cãi?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những phản hồi hiệu quảNhững phản hồi hiệu quảVề cơ bản, ý kiến phản hồi là một tín hiệu tốt. Đối với những nhà quản lý, đó thực sự làmột công cụ rất quan trọng để định hình thái độ và nuôi dưỡng kiến thức nhằm tạo ra một kết quả công việc tốt hơn. Đối với cấp trên, báo cáo trực tiếp, đó là một cơ hội để phát triển nghề nghiệp và thăng tiến. Vậy thì tại sao vấn đề này lại quá gây tranh cãi? Hầu hết các nhà quản lý cho rằng họ không thích đưa ra ý kiến phản hồi và nghĩ rằng nó là không thực sự hiệu quả như mong muốn. Những người thuộc phía nhận ý kiến phản hồi cho rằng họ không nhận được những ý kiến phản hồi mà họ thực sự có thể sử dụng.Phải kể đến nhiều lý do cho sự rời rạc này. Trong bài viết có tựa đề “Academy ofManagement Executive” của tác giả Mark D. Cannon và Robert Witherspoon, thì nhữnglý do đó là cảm xúc mãnh liệt từ hai phía, tâm điểm vào nhân vật hơn là vào hành vi, vàsự thiếu rõ ràng về điều cần phải thay đổi và tại sao chỉ có một vài yếu tố có thể ảnhhưởng lớn đến quá trình đưa ra ý kiến phản hồi. Một nhà quản lý có thể làm gì để cảithiện ý kiến phản hồi?Tập trung vào kết quả kinh doanhKết quả kinh doanh nên là điểm xuất phát đầu tiên để đưa ra ý kiến phản hồi: Bạn cầnphát triển nhân tài, đẩy mạnh bán hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ. Khi ý kiến phản hồiđược định hình như một phương tiện để đạt đến một đích kinh doanh cụ thể, nó trở thànhmột cơ hội để giải quyết vấn đề hơn là để phê bình.Cơ hội này không chỉ nhằm phục vụ các nhà quản lý. Khi ý kiến phản hồi được tập trungvào sự phát triển của nhân viên, “thì nó tỏ ra khá hữu dụng”, theo Cannon, giáo sư vềnghiên cứu môn học lãnh đạo và tổ chức tại Đại học Vanderbilt, Nashville. Ý kiến phảnhồi trở thành một món quà đối với ai đó đang đầu tư vào sự nghiệp của người đón nhận.Hãy đưa ra ý kiến phản hồi một cách thường xuyênÝ kiến phản hồi có hiệu quả tốt nhất khi đó là một quá trình liên tục hơn là một quá trìnhxã giao một hoặc hai lần một năm. Thực tế, các chuyên gia cho rằng sự đánh giá hiệu quảcông việc hàng năm là thời điểm tồi tệ nhất để làm cho một nhân viên bị ngạc nhiên khinhận được ý kiến phản hồi không tích cực. Bạn cũng sẽ rất bối rối và cả nhân viên cũngvậy. Với nhịp tim tăng dần và luồng dồi dào chất adrenalin (chất kích thích tim đậpnhanh), phản ứng tự nhiên là chiến đấu hoặc tháo chạy, khi đó không cần phải đắn đoxem liệu một quá trình đưa ra ý kiến phản hồi có cần thiết.Hãy tập đưa ra ý kiến phản hồi thường xuyên, sớm biến nó trở thành một thói quen. Hãykhen ngợi ngay lập tức khi hiệu quả công việc tốt. Còn khi ý kiến phản hồi là không tíchcực, thì hãy nói với nhân viên đó trong vòng 24 giờ.Nếu bạn đã quản lý những người báo cáo trực tiếp cho bạn trong một thời gian, bạn chắchẳn đã rút ra những kết luận về họ. Điều đó là tốt, nhưng đừng để những kết luận đó làmbạn sai lầm trong quá trình đưa ra ý kiến phản hồi, theo Cannon và Witherspoon. Chẳnghạn, hãy nói câu tương tự như Anh làm việc chẳng chuyên nghiệp chút nào cả là cáchnói mang đến tai hoạ. Một sự công kích không bình thường sẽ không cung cấp thêmthông tin và không đưa ra một ý tưởng hấp dẫn nào để thay đổi.Trước một quá trình đưa ra ý kiến phản hồi, hãy tìm kiếm dữ liệu chi tiết mà có thể hoặckhông thể hỗ trợ kết luận của bạn. Mục đích của bạn là thu thập bằng chứng cho phépbạn mô tả những điều sau:Hành vi cụ thể. Hãy rành mạch về điều mà người đó làm hoặc không làm, mà không xemxét mục đích của cô ấy. Nên tránh những câu bắt đầu “Cô luôn… ” hoặc “Cô không baogiờ… ”Ảnh hưởng của hành vi đó. Hãy nói người đó rằng hành vi của cô ấy ảnh hưởng đến bạn,toàn nhóm, hoặc công việc kinh doanh ra sao.Những điều mà bạn muốn người đó làm một cách khác biệt. Nhân viên của bạn không thểđọc được ý nghĩ của bạn. Hãy nói dứt khoát những gì cần phải thay đổi.Đừng cho rằng bạn là người đúngThậm chí sau khi bạn đã thu thập được dữ liệu, bạn có thể không hình dung ra được mộtbức tranh hoàn hảo. Người khác không thể hiểu được hành vi cá nhân này khi bạn thựchiện. Hơn nữa, nhân viên đó sẽ có cách hiểu riêng của mình.“Ý kiến phản hồi khó chịu hiếm khi làm cho sự thật trở nên đúng đắn”, theo ý kiến củaWitherspoon, một nhà đào tạo cao cấp đồng thời là Chủ tịch của công ty Performance &Leadership Development Ltd có trụ sở tại Washington, D.C. “Đó chỉ về những quanđiểm, cảm xúc và giá trị trái ngược. Những người biết điều cũng vẫn bất đồng về tất cảnhững điều này.Tiếp cận quá trình đưa ra ý kiế ...