Những tính năng hữu ích nhất trong Gmail (Phần I)

Nếu bạn làm công việc quản lý email cho một tờ báo, một công ty, hoặc cho bưu điện..thìnghĩa là hàng ngày - bạn sẽ nhận được hàng trăm email gửi đến. Hiện nay, phần lớn các thưấy không được trả lời vì đơn giản là không đủ thời gian để làm việc đó. Tuy nhiên, với cáccông ty tư nhân, thì người nhân viên bắt buộc phải trả lời thư, ít nhất cũng là thông báo chongười khách hàng biết là thư của họ đã đến nơi hay chưa. Và bạn phải làm gì khi liên tục trảlời cho...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những tính năng hữu ích nhất trong Gmail (Phần I)Những tính năng hữu ích nhất trong Gmail (Phần I)1. Hỗ trợ trả lời nhanhNếu bạn làm công việc quản lý email cho một tờ báo, một công ty, hoặc cho bưu điện..thìnghĩa là hàng ngày - bạn sẽ nhận được hàng trăm email gửi đến. Hiện nay, phần lớn các thưấy không được trả lời vì đơn giản là không đủ thời gian để làm việc đó. Tuy nhiên, với cáccông ty tư nhân, thì người nhân viên bắt buộc phải trả lời thư, ít nhất cũng là thông báo chongười khách hàng biết là thư của họ đã đến nơi hay chưa. Và bạn phải làm gì khi liên tục trảlời cho hàng trăm thư với cùng một nội dung? Nếu dùng Gmail, bạn có thể sử dụng tính năngCanned Responses để giúp bạn làm việc ấy. Cách khởi động tính năng ấy như sau, bạn hãyvào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Canned Responses, nhấn Save Changesđể lưu lại chọn lựa.Bây giờ, bạn nhấn nút Compose để soạn một lá thư mới, tiếp đó bạn chỉ việc đơn giản nhấnchuột lên mục Canned responses (ngay cạnh chữ Attach a file), sau đó chọn New cannedresponse…rồi điền nội dung trả lời vào bên trong khung hiện ra. Nhấn OK để lưu lại. Bạn cóthể tạo ra bao nhiêu nội dung trả lời sẵn cũng được bằng cách tiếp tục chọn mục Newcanned response… và điền tiếp những nội dung trả lời bạn muốn. Cuối cùng, bạn gửi lá thưcó các thông tin “trả lời nhanh” này cho chính mình.Tiếp theo, khi bạn muốn trả lời nhanh cho các thư, bạn chỉ việc vào Canned responses và tìmđến nội dung trả lời tương thích rồi chọn Save > OK. Tiếp đó, trong thư nháp (draft) có mộtlá thư với tựa đề là nội dung trả lời nhanh, bây giờ bạn mở thư nháp ấy ra rồi gửi cho ngườikia là xong. Nếu muốn xóa một nội dung nào trong Canned responses thì bạn tìm đến nội dungtrả lời ấy rồi chọn Delete là được.Người kia sẽ nhận được thư theo một cách rất đặc biệt, trước tiên, phần nội dung thư sẽ lànội dung họ đã gửi cho bạn, còn tiêu đề thư lại là phần nội dung trả lời sẵn mà bạn đã xâydựng trước đó. Khi ấy, người nhận thư sẽ “cảm động” vì bạn đã ghi nhớ được địa chỉ emailcủa họ và reply trong một thư khác rất trân trọng.2. Vặn chuột để…xem thưĐể xem thư theo cách bình thường trong Gmail, bạn chỉ việc đơn giản bấm chuột lên từng láthư để mở nó ra. Nhưng bạn có muốn mở thư nhanh hơn theo một cách đặc biệt hơn không?Theo đó, để mở thư mới, bạn chỉ việc vặn chuột là xong. Đây là một cách rất hay giúp bạnxem các thư có file đính kèm nhiều hình bên trong vì nó giúp bạn xem được các hình một cáchliên tục hơn. Muốn thế, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Mousegestures, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.Bây giờ, khi đang mở một lá thư nào đó và bạn muốn chuyển qua lá thư kế tiếp, bạn chỉ việcnhấn chuột phải rồi kéo chuột qua bên phải hoặc lên trên - khi ấy, một mũi tên hiện ra và khibạn nhả chuột thì lá thư kế tiếp sẽ được mở. Tương tự, để quay lại lá thư trước đó thì bạncũng nhấn chuột phải rồi kéo chuột qua trái hoặc xuống dưới rồi buông chuột là xong.3. Đặt chữ kí trước nội dung thư cũTheo thông lệ, khi bạn nhận được một lá thư nào đó thì khi reply lại lá thư đó, nội dung chữký sẽ được đặt ở ngay cuối cùng của nội dung lá thư (nghĩa là sau cả phần nội dung thư củangười khác) và đây là một bất tiện lớn vì người nhận thư bạn sẽ nhầm lẫn không biết chữ kýđó là của ai.Bây giờ, điều bạn cần là đặt chữ ký của mình ngay trước phần nội dung thư của người khácđể người nhận mới có thể phân biệt được đâu là chữ ký và thư của bạn, đâu là chữ ký và thưcủa người khác. Yêu cầu ấy sẽ được thực hiện khi bạn kích hoạt tính năng “Đặt chữ kítrước nội dung thư cũ” trong Gmail. Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đóđánh chọn Enable cho mục Signature tweaks, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.Bây giờ, khi bạn chọn reply lại một thư nào đó, thì chữ ký sẽ được đưa lên đầu lá thư, rấttiện lợi phải không?4. Ngày giờ theo ý muốnBình thường, Gmail sẽ hiển thị ngày giờ theo chuẩn của khối quốc gia Âu - Tây là tháng(tiếng Anh), ngày, năm còn giờ thì chỉ là PM với AM khiến nhiều người không quen sẽ gặpkhó khăn khi sử dụng Gmail. Vì thế, cách tốt nhất là bạn nên chuyển các kiểu ngày giờ trongGmail sang chuẩn Việt Nam để bạn dùng Gmail hiệu quả hơn.Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Custom dateformats, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.Bây giờ, bạn hãy vào lại mục Settings > General, trong dòng Date format - bạn hãy chọn kiểuđịnh dạng ngày là 31/12/2007 còn Time format là 16:30. Nhấn Save Changes, bây giờ, ngày giờcác thư trong Gmail đã được đưa về chuẩn Việt Nam và bạn sẽ không phải gặp phải nhữngkhó khăn do “bất đồng văn hóa thời gian” nữa.5. Di chuyển các khung nội dungHiện giờ, Gmail đã thiết lập các nút bấm phía trên hộp thư để bạn có thể truy xuất dễ dàngcác nhãn. Việc chat trong Gmail thì cũng không nhiều vì ít bạn bè. Các thanh địa chỉ, thư mờithì chẳng được dùng đến bao giờ….Những thứ ấy kh ...