Những vấn đề cần quan tâm trong quá trình giao tiếp quản lý

Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống ngôn ngữ nhằm đạt được những mục tiêu nhất định, là yếu tố không thể thiếu được trong sự phát triển của xã hội loài người, giao tiếp đa dạng, phức tạp, nó thể hiện muôn hình, muôn vẻ của con người
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những vấn đề cần quan tâm trong quá trình giao tiếp quản lý Những vấn đề cần quan tâm trong quá trình giao tiếp quản lý Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống ngôn ngữ nhằm đạt được những mục tiêu nhất định, là yếu tố không thể thiếu được trong sự phát triển của xã hội loài người, giao tiếp đa dạng, phức tạp, nó thể hiện muôn hình, muôn vẻ của con người Một trong những yếu tố quyết định sự thành bại, tiến lùi của một cá nhân, đó là khả năng giao tiếp của người ấy. Giao tiếp được diễn ra nhiều hình thức khác nhau như giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với nhóm, giao tiếp với đối tác, giao tiếp ngang hàng. Và ứng với từng hình thức giao tiếp cần có những cách giao tiếp thích hợp. Giao tiếp quản lý chính là sự thiết lập nên những mối quan hệ hai chiều lẫn nhau về mặt tâm lý giữa chủ thể quản lý với các chủ thể được quản lý nhằm giải quyết hợp lý được những nhiệm vụ giao tiếp quản lý, làm cơ sở cho việc thực thi có hiệu quả những nhiệm vụ quản lý xác định. Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý luôn phải giao tiếp dưới ba hình thức giao tiếp cơ bản sau đây - Giao tiếp giữa những người lãnh đạo với nhau. - Giao tiếp giữa người lãnh đạo với những người dưới quyền mình. - Giao tiếp giữa người lãnh đạo với đồng sự gần gủi của mình. Hoạt động quản lý là một hoạt động đặc biệt trong xã hội, phụ thuộc vào nhiều mối quan hệ xã hội và mối quan hệ giữa các nhà quản lý với xã hội, với những người khác. Các mối quan hệ xã hội và hoạt động giao tiếp cũng ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu mối quan hệ tốt thì hoạt động giao tiếp sẽ thuận lợi, dễ dàng và ngược lại, nếu giao tiếp tốt lại có điều kiện dễ xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, chặt chẽ.Do đó, hoạt động giao tiếp của nhà quản lý rất phức tạp, đa dạng, liên quan đến nhiều yếu tố tâm lý xã hội, yếu tố kinh tế và yếu tố văn hóa. Hoạt động giao tiếp này quyết định hiệu quả của hoạt động quản lý. Khi giao tiếp trong hoạt động quản lý, người quản lý cần quan tâm đến một số vấn đề sau: 1. Những phương thức dùng để tạo ra được sự thiện cảm ở người khác khi tiếp xúc - Tỏ ra thành thật chú ý đến đối phương, bằng sự tư duy sâu sắc với những ánh mắt đôn hậu và tấm lòng trong sang bằng cách: + Biết thể hiện ra được sự tế nhị, lịch lãm, có văn hóa, sự khẽ khàng và sự điềm tĩnh khi tiếp xúc. + Biết dùng ngôn ngữ trong sáng, thân mật, đúng nghĩa và khái quát khi tiến hành trao đổi với nhau. + Trong suốt quá trình tiếp xúc, luôn luôn biết tạo lập ra được những cử chỉ, dáng điệu thân thiện với những nụ cười tươi tắn và ánh mắt trung thực, cảm thông đôn hậu. - Luôn tỏ ra biết hoặc nhớ rõ tên từng người, mà họ đang tiếp xúc với mình. Do vậy, tuyệt đối không thể có được sự nhầm lẫn, trong khi gọi tên lúc mình thực thi các quá trình tiếp xúc. - Luôn luôn tỏ ra nắm vững được tất cả những việc làm và mọi quan hệ của đối phương. Biết dựa vào ánh mắt, cử chỉ, dáng điệu và ngôn ngữ của đối phương mà tiến hành trao đổi cho phù hợp. Tăng cường biểu lộ được những cảm xúc tích cực, qua ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của mình. Tiến tới sẽ hạn chế tối đa được việc sử dụng ngôn ngữ nói. - Biết chăm chú lắng nghe và tìm mọi cách kích thích - khuyến khích đối phương để họ tự nói về bản thân mình một cách đầy đủ. Trên cơ sở đó biết nói ra những điều đúng với sở thích, ý nghĩ và hoài bão của đối phương trong toàn bộ quá trình tiếp xúc. - Luôn luôn làm cho đối phương thấy rõ được tầm quan trọng cũng như việc làm của mình trong cấu trúc - hệ thống những công việc của đơn vị, mà mình đang điều hành quản lý. Từ đó luôn luôn biết làm cho đối phương thấy rõ rằng, mình và cơ quan rất cần thiết và sự tin tưởng ở khả năng của họ. Không thể chấp nhận sự tồn tại của những biểu hiện về sự thô bạo, áp đặt, cửa quyền, sự khinh miệt và sự nóng nảy khi trao đổi với nhau. 2. Phương thức dùng để người khác suy nghĩ theo mình - Phải luôn luôn tránh mọi sự tranh luận gay gắt. Không bao giờ được tiến hành tấn công trực tiếp vào bất kỳ ai khi trao đổi. + Trong toàn bộ tiến trình tiếp xúc, luôn luôn biết để cho đối phương được nói ra một cách thỏa thích mà không bao giờ được ngắt lời họ cả. + Khi giao tiếp qua điện thoại, công văn - thư tín hay khi tiếp xúc trực tiếp, luôn luôn biết dựa vào ý nghĩ của đối phương mà tiến hành hoạt định ra được những chiến lược trao đổi cho phù hợp. + Luôn luôn đảm bảo được không khí vui tươi, thoải mái, tự nhiên, nhẹ nhàng, sâu sắc và tinh tế khi thực thi các quá trình tiếp xúc. Trong mọi không gian - thời gian giao tiếp, luôn luôn biết tôn trọng nhân cách của đối phương. + Khi trao đổi, tuyệt đối không được tỏ ra chê bai, chì chiết cũng như không để tồn tại những cử chỉ ngạo mạn, coi thường, lãnh đạm và sự khinh miệt đối phương. Luôn luôn biết hình dung ra một cách đầy đủ, một bức chân dung tâm lý thực về cả mình lẫn đối phương mà tiến hành trao đổi cho ăn nhập với nhau. - Thực sự v ...