OJS (Open Journal Systems) và ứng dụng trong hoạt động quản lý tạp chí khoa học trường Đại học Tây Bắc

Bài viết nghiên cứu hệ thống quản lý Tạp chí mở OJS (Open Journal Systems) và ứng dụng nó trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Trong đó việc ứng dụng OJS vào các khâu nhận bài, phản biện, biên tập, xuất bản làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng Tạp chí và giảm thời gian xử lý một bài báo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
OJS (Open Journal Systems) và ứng dụng trong hoạt động quản lý tạp chí khoa học trường Đại học Tây BắcTẠP CHÍ KHOA HỌCKhoa học Tự nhiên và Công nghệ, Số 8(3/2017) tr. 126 - 131OJS (OPEN JOURNAL SYSTEMS) VÀ ỨNG DỤNGTRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠP CHÍ KHOA HỌCTRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮCNguyễn Văn Long, Nguyễn Văn Hải16Trường Đại học Tây BắcTóm tắt: Trong bài báo này, chúng tôi nghiên cứu hệ thống quản lý Tạp chí mở OJS (Open JournalSystems) và ứng dụng nó trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Trong đó việcứng dụng OJS vào các khâu nhận bài, phản biện, biên tập, xuất bản làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý chấtlượng Tạp chí và giảm thời gian xử lý một bài báo.Từ khóa: OJS, tạp chí, trường Đại học Tây Bắc.1. Mở đầuHệ thống OJS được phát hành lần đầu tiên vào năm 2002 với tư cách là một sáng kiếnnghiên cứu và phát triển của Dự án Tri thức Công cộng (Public Knowledge Project) [1] củaTrường Đại học British Columbia, với sự hỗ trợ của Hội đồng Nghiên cứu Khoa học Xã hội vàNhân văn Canada, Quỹ Max Bell, Quỹ Pacific Press Endowment, và Quỹ MacArthur. Hiện tại,phần mềm tiếp tục được phát triển dưới sự đồng bảo trợ của Dự án Kiến thức Công cộng Đại họcBritish Columbia và Trung tâm Nghiên cứu Xuất bản Canada và Thư viện Đại học Simon Fraser.OJS là một hệ thống quản lý, xuất bản website và Tạp chí. Phần mềm bao quát tất cảcác khía cạnh của xuất bản Tạp chí trực tuyến, từ việc thiết lập một website Tạp chí tới các tácvụ vận hành như quá trình nộp bài của tác giả, phản biện chuyên gia, biên tập, xuất bản, lưukho và lập chỉ mục cho Tạp chí. OJS còn có thể giúp phân quyền người dùng trong việc tổchức một Tạp chí, gồm cả việc theo dõi công việc của Biên tập viên (BTV), người phản biện,tác giả, thông báo cho bạn đọc và hỗ trợ trong trao đổi liên hệ. OJS có tính linh hoạt và khảbiến. Một phiên bản cài đặt OJS có thể hỗ trợ hoạt động của nhiều Tạp chí.Hiện nay Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc vẫn thực hiện thủ công với nhiềubiểu mẫu, sổ sách dẫn tới khó khăn khi triển khai, lưu trữ, quản lý và tổng hợp. Điều này gâylãng phí về thời gian. Trong bài viết này chúng tôi đã nghiên cứu OJS (Open Journal Systems)và ứng dụng nó trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc nhằmgiải quyết những bất cập nêu trên.2. Nội dung2.1. Hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc hiện nay2.1.1. Cơ cấu tổ chứcTạp chí khoa học Trường Đại học Tây Bắc gọi tắt là Tạp chí được nâng cấp lên từThông tin khoa học và công nghệ của Nhà trường với cơ cấu:Lãnh đạo Tạp chí: Bao gồm Tổng Biên tập và Phó Tổng Biên tập16Ngày nhận bài: 25/8/2016. Ngày nhận đăng: 25/9/2016Liên lạc: Nguyễn Văn Long, e - mail: thanhlong868@gmail.com126Hội đồng biên tập: Bao gồm các nhà khoa học có chuyên môn sâu được mời tham gia từtrong và ngoài trường.Ban Thư ký: Các chuyên viên phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác quốc tế chịu tráchnhiệm biên tập và xuất bản Tạp chí.Lãnh đạo Tạp chíHội đồng biên tậpBan Thư ký2.1.2. Quy trình hoạt độngGiai đoạn nhận bài: Ban thư ký nhận bài báo tác giả gửi về theo địa chỉ tapchi@utb.edu.vn.Giai đoạn sơ loại: Ban thư ký tổng hợp các bài báo gửi về trình Hội đồng biên tập sơduyệt về hình thức và nội dung.Giai đoạn gửi phản biện: Sau khi sơ loại Ban Thư ký trình Lãnh đạo Tạp chí duyệtngười phản biện.Giai đoạn chỉnh sửa: Sau khi có ý kiến nhận xét của phản biện Ban Thư ký gửi lại thôngtin cho tác giả chỉnh sửa. Quá trình này được lặp lại đến khi phản biện đồng ý với bản chỉnhsửa cuối cùng của tác giả.Giai đoạn biên tập xuất bản: Sau khi bài báo đã được chấp nhận đăng Ban Thư ký biêntập kĩ thuật xuất bản bài báo.2.1.3. Đánh giá hoạt động Tạp chíTạp chí mới được thành lập còn nhiều hạn chế, việc tổ chức biên tập xuất bản chưa cóhệ thống trang thiết bị, phần mềm hỗ trợ dẫn đến hiệu quả chưa cao. Vì vậy cần có một hệthống quản lý Tạp chí chuyên nghiệp giải quyết các hạn chế nêu trên.2.2. Hệ thống OJS (Open Journal Systems)2.2.1. Quy trình nhận, gửi bài báo trên OJSCác tác giả, phản biện muốn tham gia gửi bài báo đăng lên Tạp chí Khoa học TrườngĐại học Tây Bắc cần làm theo các bước như sau:Đăng ký tài khoản: với Hệ thống OJS người dùng có thể lựa chọn quyền gửi bài cũngnhư đăng ký làm phản biện trong cùng một tài khoản.Sau khi đăng ký tài khoản người dùng đăng nhập và thực hiện quá trình gửi bài. Mộtđiểm mạnh của OJS đó là trước khi gửi bài tác giả bắt buộc phải đọc thể lệ gửi bài cũng nhưlựa chọn lĩnh vực bài báo.127Hình 1. Quy trình đăng ký tài khoản trên OJS2.2.2. Quy trình phản biện, biên tập một bài báo trên OJSQuá trình gồm 5 bước, có thể quản lý bởi một hoặc nhiều BTV [2].Bước 1: Các bài báo được phân công cho một BTV.Bước 2: Các bài báo trải qua quá trình phản biện chuyên gia và quyết định có được biêntập hay không.Bước 3: Sau khi đuợc chấp nhận biên tập, các bài báo trải qua quá trình biên tập bảnthảo và hiệu đính.Bước 4: Các bài báo được chỉ định xuất hiện tại mộ ...