Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Group

Trong bài này chúng ta có 2 Mailbox là gccom1 và gccom2 và tôi đặt trường hợp gccom1 trong vị tríanh trưởng phòng bận đi công tác xa và trao quyền hộp thư của mình cho gccom2
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Group “Chuyên trang dành cho kỹ thuật viên tin học” CHIA SẺ - KINH NGHIỆM - HỌC TẬP - THỦ THUẬTPart 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - GroupTrong bài trước chúng ta đã tìm hiểu về cách thức tạo các Mailbox cũng như gởi mail qua lại giữa cácUser này. Tuy nhiên trên thực tế đôi khi với cùng một nội dung thư nhưng ta lại có nhu cầu gởi đếnhàng chục thậm chí hàng trăm nhân viên trong công ty chúng taVì vậy việc Click chọn từng User để Add vào To hoặc gởi thứ tự từng Email cho từng User thì quá mấtcông chính vì thế chúng ta phải tạo các Group để chứa các Mailbox này cũng tương tự như việc ta tạoGroup trong Active Directory user and computers vậy. Nhưng thực sự trong Exchange có gì khácbiệt chúng ta cùng tìm hiểu sau đây.Cũng tại Recipient Configuration bạn nhấp phải vùng trống chọn New Distribution GroupVới Distribution Group chúng ta có 2 dạng đó là Distribution Group và Sercurity Group nhưngtrong bài này chúng ta chỉ tìm hiểu về Distribution Group mà thôi, giả sử ta tạo 2 Group mang tênKinh Doanh và Ky Thuat chẳng hạn. 1 of 14Màn hình sau khi tạo các Distribution Group thành côngTiếp tục double click vào Group Kinh Doanh chọn Tab Members và Add các Mailbox gccom1 vàgccom2 vào. Tương tự cho Group Ky Thuat bạn Add các Mailbox gccom3 và gccom4 vào 2 of 14Bây giờ tại MOO tôi Logon vào gccom1 và tạo một mail mớiĐến đây thay vì gccom1 có nhu cầu gởi email cho gccom3 & gccom4 thì chỉ cần chọn Group KyThuat mà thôi 3 of 14Tôi soạn một mail với Subject là Mail 2 gởi cho Group Ky ThuatLogon vào gccom3 và gccom4 thấy nhận mail tốt 4 of 14Đến đây chúng ta thấy quả là dễ dàng để gởi mail cho hàng trăm người cùng một lúc. Tuy nhiên nó vẫntồn tại những trở ngại đáng lo lắng hãy thử tưởng tượng xem trong công ty bạn có hàng trăm nhân viênvà việc chuyển một vài nhân viên nào đó từ bộ phận Kinh Doanh sang Ky Thuat là chuyện thườngxuyên.Chuyện không có gì đáng nói nếu ta vào Group Kinh Doanh mà xóa bớt User đó ra và sang Group KyThuat thêm User đó vào, tuy nhiên làm như thế thì quá cực nhọc vậy tại sao ta không ứng dụngDynamic Distribution Group của Exchange để di chuyển các Mailbox một cách tự độngVới Dynamic Distribution Group Exchange sẽ dựa vào thuộc tính đặc trưng nào đó của một User màxếp vào Group tương ứngNhư vậy trước tiên tôi phải thêm các giá trị đặc trưng cho từng User giả sử:gccom1 & gccom2 làm việc tại chi nhánh Tiền Giang và tôi có nhu cầu add các Mailbox này chungmột Dynamic Distribution Group mang tên Chi nhanh Tien Giang. Vậy tại thuộc tính riêng của từngUser tôi phải gán cho họ giá trị đặc trưng là Tien Giang chẳng hạn.Tương tự cho gccom3 và gccom4 làm việc tại chi nhánh Hồ Chí Minh nên tôi sẽ tạo một DynamicDistribution Group mang tên Chi nhanh Ho Chi Minh. Vậy tại thuộc tính riêng của từng User tôi phảigán cho họ giá trị đặc trưng là Ho Chi Minh.Tại màn hình Recipient Configuration bạn double click vào từng User chọn Tab Address and Phonenhập giá trị đặc trưng vào ô State/Province với gccom1 và gccom2 là Tien Giang 5 of 14Tương tự cho gccom3 và gccom4 là Ho Chi Minh 6 of 14Tiếp đến tôi tạo các Dynamic Distribution Group bằng cách nhập phải vào Recipient Configurationchọn New Dynamic Distribution Group 7 of 14Tại ô Name tôi nhập Chi nhanh Tien GiangTại màn hình Conditions chọn Recipient is in a State or Province (bởi vì trước đó ta đã đặt thuộctính của các User theo State/Province)Nhấp vào link specified 8 of 14Add từ khóa Tien Giang vào. Bạn chú ý từ khóa này chính là giá trị đặc trưng của các User và phảitrùng khớp với các từ khóa mà bạn từng Add cho các UserTương tự cho Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minh 9 of 14Tiếp đến bạn double click vào Dynamic Distribution Group Chi nhanh Tien Giang chọn TabConditions chọn Preview 10 of 14Bạn thấy xuất hiện 2 Mailbox gccom1 & gccom2 mặc dù trước đó ta không hề làm thao tác Add 2Mailbox này vào Group này. Tương tự ta sẽ thấy kết quả tương ứng cho Dynamic DistributionGroup Chi nhanh Ho Chi MinhBây giờ giả sử sau một thời gian làm việc gccom1 được chuyển công tác đến Chi nhanh Ho Chi Minhvà chúng ta cần phải đưa Mailbox của gccom1 sang Dynamic Distribution Group chi nhanh Ho ChiMinh.Tuy nhiên ta chỉ cần làm một thao tác rất đơn giản đó là vào t ...