Phác thảo kế hoạch thực hiện chương trình PR

Nếu không lên kế hoạch cụ thể, chuyên viên PR sẽ phải làm việc theo chương trình từng ngày. PR sẽ luôn luôn bắt tay vào làm những công việc mới và có lẽ sẽ không bao giờ hoàn thành những công việc khác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Phác thảo kế hoạch thực hiện chương trình PR Phác thảo kế hoạch thực hiện chương trình PR Nếu không lên kế hoạch cụ thể, chuyên viên PR sẽ phải làm việc theo chương trình từng ngày. PR sẽ luôn luôn bắt tay vào làm những công việc mới và có lẽ sẽ không bao giờ hoàn thành những công việc khác. Như vậy, sẽ rất khó tổng kết những gì đã thực hiện được và hiệu quả của nó vào cuối năm. Việc này cũng giống như lái một chiếc tàu không có điểm đến, không thu tiền vé và cuối cùng thì không thể tiếp tục chạy vì tàu hết nhiên liệu. TẠI SAO CẦN PHẢI CÓ KẾ HOẠCH CHO CHƯƠNG TRÌNH PR Có 4 lý do cần thiết phải lập kế hoạch cho chương trình PR: - Nhằm thiết lập mục tiêu cho các hoạt động PR, tạo cơ sở đánh giá kết quả sau này. - Nhằm ước tính số giờ làm việc và các chi phí liên quan khác. - Nhằm chọn các ưu tiên về số lượng và lịch trình thực hiện các hoạt động khác nhau trong chương trình. - Nhằm quyết định tính khả thi của việc tiến hành các mục tiêu đã đề ra trong điều kiện có đầy đủ nhân sự với năng lực phù hợp, có sẵn các thiết bị như thiết bị văn phòng, máy quay hay phương tiện đi lại, và có đủ kinh phí. Những từ cần nhớ là số giờ làm việc, ưu tiên, lịch trình, nguồn lực, thiết bị và kinh phí. Chúng ta đang ứng dụng kinh tế học - bộ môn nghiên cứu về sự khan hiếm sản phẩm / dịch vụ trên thị trường bởi vì một thứ đều có hạn. Sau khi nghiên cứu mô hình kế hoạch sau đây, chúng ta sẽ thấy rằng cần phải nỗ lực tối đa cho số lượng kế hoạch tối thiểu. Nếu không lên kế hoạch cụ thể, chuyên viên PR sẽ phải làm việc theo chương trình từng ngày. Anh / cô ta sẽ luôn luôn bắt tay vào làm những công việc mới và có lẽ sẽ không bao giờ hoàn thành những công việc khác. Như vậy, sẽ rất khó tổng kết những gì đã thực hiện được và hiệu quả của nó vào cuối năm. Việc này cũng giống như lái một chiếc tàu không có điểm đến, không thu tiền vé và cuối cùng thì không thể tiếp tục chạy vì tàu hết nhiên liệu. Một hoạt động PR thiếu tính chuyên nghiệp cũng giống hệt như thế: không mục đích và mang lại lợi ích gì. MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH PR Dưới đây là một mô hình kế hoạch PR đơn giản được đông đảo các chuyên gia PR chấp nhận. Nó bao gồm 6 mục: Đánh giá tình hình Xác định mục tiêu Xác định nhóm công chúng Lựa chọn phương tiện truyền thông Đánh giá kết quả Đánh giá tình hình Đây là kế hoạch dựa trên những mục tiêu, nhưng mức độ thành công của nó phụ thuộc vào khả năng và hiệu suất được áp dụng. Điều quan trọng là phải nắm bắt tình hình, chẳng hạn bằng cách đặt câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Công chúng hiểu không chính xác những vấn đề nào? Trước khi một chương trình PR được đặt ra, cần phải làm rõ điểm khởi đầu của nó. Công chúng nhìn nhận như thế nào về chương trình của chúng ta? Việc này giống như nguyên tắc nghiên cứu địa thế trước trận chiến trong quân đội. Nó cần “tình báo” hay tin tức. Nếu chúng ta chỉ dự đón hay giả định hoặc hành động theo cảm tính và bản năng thì chúng ta có thể mắc sai lầm và chương trình PR sẽ trở nên vô dụng. Tiến trình chuyển đổi những tình huống cơ bản nhờ hoạt động PR Tình huống tiêu cực Tình huống tích cực Đối nghịch Thông cảm Thành kiến Chấp nhận Thờ ơ Quan tâm Thiếu hiểu biết Kiến thức Đây là những tình huống cơ bản mà các chuyên viên PR thường phải đối mặt. và như vậy mục đích sau cùng của PR là cung cấp kiến thức để giúp mọi người hiểu biết. Đôi khi điều này áp dụng ngay cả với những điều mà đối tượng tiếp nhận không thích hay không đồng ý. Chẳng hạn, một chương trìng PR tốt có thể giúp một người theo đạo Thiên chúa hiểu biết về đức tin của người theo đạo Hồi hay ngược lại, hoặc giúp một người nghiện ma túy hiểu được những người đang cố gắng giúo họ, hay giúp những thành viên của các đảng phái chính trị khác nhau hiểu nhau hơn…PR không nhất thiết là cố gắng làm cho người khác nghĩ về mình một cách tuyệt vời mà quan trọng là hiểu đúng. Một trong những mục tiêu lý tưởng của PR là sự chấp nhận của công chúng, bởi vì khó có thể chấp nhận điều gì nếu không được hiểu đúng. Chúng ta cùng xem xét 4 tình huống tiêu cực trên ngay ở bước “Đánh giá tình hình” này. Đối nghịch: Chúng ta cần đưa ra các câu hỏi: Mức độ của sự đối nghịch đến đâu? Sự đối nghịch ấy thể hiện dưới hình thức nào? Tại sao nó tồn tại? Có thể giải quyết được không? Và giải quyết bằng cách nào? Thành kiến: Nguyên nhân của thành kiến có thể do ảnh hưởnng từ gia đình, giáo dục, tôn giáo, xã hội hay môi trường, hay chỉ đơn giản là sự hiểu lầm. Trước kia, người dân Anh rất có thành kiến đối với hành hoá của Nhật, nhưng bây giờ họ lại ưa chuộng sản phẩm nước này – thành kiến đã được xoá bỏ. Chúng ta có thể áp dụng học thuyết của Leon Festinger để giải thích về vấn đề này. Lúc đầu, người ta có những thái độ bảo thủ đối với những tư tưởng mới và kháng cự sự thay đổi, nhưng khi đã chuyển sang chấp nhận một tư tưởng mới thì họ sẽ trở thành những người ủng hộ nhiệt tình cho các tư tưởng đó và bác bỏ những tư tưởng cũ. Thờ ơ: Đây là “kẻ thù” tệ hại nhất của sự hiểu biết. Nó có thể là “sản phẩm” của sự ích kỷ, lười biếng, thiếu trí tưởng tượng, hay là kết quả của buổi thuyết trình không thú vị và kém thuyết phục về một đề tài. Chẳng hạn chiến dịch khuyến khích sử dụng xăng không chì, dù rằng giá rẻ, lúc đầu đã không được quan tâm vì nó chưa đủ sức thuyết phục mọi người về việc gìn giữ môi trường. Bí quyết của việc thông tin PR thành công – theo lời của nhà báo Ivy Ledbetter Lee – là nó phải thu hút sự quan tâm và có giá trị đối với người nhận. Thiếu hiểu biết: Đây là một thất bại thường thấy – công chúng thiếu hiểu biết về tổ chức của bạn. Trong thế giới bận rộn ngày nay không ai có thể biết và hiểu tất cả mọi thứ. Vì vậy, chúng ta phải chấp nhận cạnh ...