Quản lý file .pst trong Outlook

Bài này sẽ mô tả cho các bạn cách sao lưu dữ liệu đã được tạo trong Microsoft Office Outlook 2007, trong Microsoft Office Outlook 2003, và cả Microsoft Outlook 2002. Dữ liệu được mô tả trong bài này bao gồm các thư tín đã nhận, danh sách địa chỉ email liên hệ, các lịch hẹn, nhiệm vụ, ghi nhớ và cả sổ nhật ký.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý file .pst trong OutlookQuản lý file .pst trong OutlookBài này sẽ mô tả cho các bạn cách sao lưu dữ liệu đã đượctạo trong Microsoft Office Outlook 2007, trong MicrosoftOffice Outlook 2003, và cả Microsoft Outlook 2002. Dữliệu được mô tả trong bài này bao gồm các thư tín đãnhận, danh sách địa chỉ email liên hệ, các lịch hẹn, nhiệmvụ, ghi nhớ và cả sổ nhật ký.Microsoft Outlook lưu trữ các thư tín, danh sách địa chỉ, lịchhẹn, các nhiệm vụ, ghi nhớ và sổ nhật ký trong các thư mụcMessaging Application Programming Interface (MAPI). Thưmục MAPI có thê được lưu trữ tại một trong 2 vị trí sau: Trong một tập các thư mục cá nhân (file .pst) nằm trênổ cứng của bạn Trong một mailbox được đặt trên máy chủ nếu bạn sửdụng Outlook cùng vời Microsoft Exchange Server.Nếu bạn sao lưu dữ liệu đã được tạo này, bạn có thể làm chủđược khi có các tình huống xảy ra như sau: Khôi phục lại được dữ liệu đã mất hoặc bị hủy do ổcứng lỗi. Khôi phục lại dữ liệu đã bị mất do các sự việc khôngmong muốn xảy ra. Di chuyển và chuyển dữ liệu sang một ổ cứng mới, ổ đócó thể đặt bên trong cùng với máy tính đó hoặc trên máy tínhkhác. Di chuyển và chuyển dữ liệu từ ổ cứng ban đầu sangmột ổ cứng khác đặt trong máy tính khác.Tạo một bản sao cho file .pstNếu bạn không sử dụng Outlook cùng với MicrosoftExchange Server, Outlook sẽ lưu trữ tất cả dữ liệu của nótrong một file .pst. Nếu bạn muốn sao lưu hoặc export mộtthư mục cụ thể (ví dụ như Contacts hay Calendar) hãy đọcphần “Export file dữ liệu .pst”Sử dụng các bước sau để tạo một bản sao file .pst:1. Đóng tất cả các chương trình nhận mail trên máy nhưOutlook, Microsoft Exchange, hay Microsoft WindowsMessaging.2. Kích vào Start, chọn Settings, và sau đó chọn ControlPanel.3. Kích đúp vào biểu tượng Mail.4. Kích vào nút Show Profiles.5. Kích vào profile thích hợp, sau đó chọn Properties.6. Kích vào nút Data Files.7. Kích vào phần Personal Folders Service mà bạn cần saolưu. Mặc định, dịch vụ này được gọi là Personal Folders. Tuynhiên, tên nó có thể khác đi tùy với từng người dùng khi đặt.Lưu ý Bạn có thể có nhiều hơn một Personal Foldersservicetrong profile. Trong trường hợp như vậy, bạn phải saolưu thành từng file .pst riêng biệt.Nếu không có bất kỳ một Personal Folders service nào trongprofile và bạn có thể lưu trữ thông tin như các thư tín, địa chỉliên lạc hay lịch hẹn trong Outlook, thông tin thường đượclưu trữ trong một mailbox của Exchange Server. Trongtrường hợp này, bạn hãy xem phần “Dữ liệu trong MicrosoftExchange Server”.8. Kích vào Settings, ghi nhớ lại đường dẫn và tên file đượcliệt kê trong đó.Lưu ý File .pst có chứa tất cả dữ liệu được lưu trữ trong cácthư mục MAPI của Outlook. Nếu file này quá lớn đối vớimột thiết bị lưu trữ bạn hãy sử dụng thiết bị lớn hơn hoặc ghira đĩa CD. Bạn có thể giảm bớt kích thước của file .pst khikích vào nút Compact Now.9. Đóng lại tất cả các cửa sổ Properties.10. Tạo một bản sao của file mà bạn đã ghi nhớ lại thông quađường dẫn và tên file trong bước 8.Bạn có thể khôi phục một file .pst từ thiết bị ngoài như ổ đĩamềm, ổ đĩa di động, CD-ROM hay bất kỳ thiết bị lưu trữ nào.Để thực hiện việc này, chỉ cần copy một bản sao của file đãđược bạn backup từ thiết bị lưu trữ và paste vào ổ cứng trênmáy tại đúng vị trí mà bạn đã sao lưu ra.Khi thực hiện việc này, hãy đảm bảo rằng thuộc tính Read-Only đã được bỏ. Nếu thuộc tính này vẫn được chọn, bạn cóthể sẽ nhận phải thông báo lỗi sau:The specified device, file, or path could not be accessed. Itmay have been deleted, it may be in use, you may beexperiencing network problems, or you may not havesufficient permission to access it. Close any applicationusing this file and try again.(Thiết bị, file hay đường dẫn này không thể truy cập được.Nó có thể đã bị xóa, hay đang được sử dụng, bạn có thể gặpphải vấn đề về mạng hay chưa đủ thẩm quyền để truy cậpvào nó. Hãy đóng bất kỳ ứng dụng nào đang sử dụng file nàyvà thử lại.)Export file dữ liệu .pstThực hiện theo các bước sau để export một thư mục riêng lẻ:1. Trên menu File, kích vào Import And Export. Nếu biểutượng trên menu không có, hãy đưa chuột vào biểu tượngmũi tên xuống ở dưới cùng của menu, sau đó kích Importand Export.2. Kích Export To File và sau đó kích Next.3. Kích Personal Folder File (.pst) và kích Next.4. Chọn thư mục bạn muốn export thành file .pst, sau đókích Next.5. Kích vào nút Browse và chọn vị trí muốn lưu file .pst.6. Trong hộp File Name, nhập vào tên của file .pst sau đókích Next.7. Kích Finish.Import dữ liệu file .pst vào OutlookSử dụng các bước sau để import một file .pst vào Outlook:1. Trên menu File, kích vào Import And Export. Nếu biểutượng trên menu không có, hãy đưa chuột vào biểu tượngmũi tên xuống ở dưới cùng của menu, sau ...