Quản lý giỏi là quản lý dự báo

Quan trọng hơn, công việc của họ phải ngăn ngừa trước những vấn đề có thể xảy ra. Đây là sự khác nhau căn bản giữa quản lý phản ứng - giải quyết những vấn đề khi chúng xuất hiện, và quản lý dự báo hay quản lý đoán trước - cố gắng ngăn chặn, dự đoán những vấn đề phát sinh từ điểm xuất phát ban đầu. -
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý giỏi là quản lý dự báo Quản lý giỏi là quản lý dự báoQuan trọng hơn, công việc của họ phải ngăn ngừa trước nhữngvấn đề có thể xảy ra. Đây là sự khác nhau căn bản giữa quản lýphản ứng - giải quyết những vấn đề khi chúng xuất hiện, và quảnlý dự báo hay quản lý đoán trước - cố gắng ngăn chặn, dự đoánnhững vấn đề phát sinh từ điểm xuất phát ban đầu. Quản lý phản ứngQuản lý phản ứng giải quyết những vấn đề khi chúng xảy ra. Đólà một phong cách quản lý được ngưỡng mộ cao vì những khảnăng nhanh chóng đưa nguồn lực quay trở lại sản xuất, nguồnlực này có thể là máy móc hoặc nguồn nhân lực (yếu tố conngười). Nếu bạn quản lý phản ứng tốt, thì bạn:- Quyết định và có khả năng hành động nhanh,- Có thể tìm thấy nguyên nhân gốc rễ của những sự kiện,- Sáng tạo và có thể phát triển nhiều giải pháp,- Có tính chất đổi mới và có khả năng tìm ra những cách mới đểgiải quyết các vấn đề,- Điềm tĩnh và điều khiển tốt ngay cả trong giai đoạn giữa củacơn khủng hoảng.Một người quản lý phản ứng tốt có thể duy trì được khả năngbình tĩnh, phân tích vấn đề nhanh, và tìm thấy nguyên nhân gốccủa nó. Ngoài việc lần tìm ra dấu vết những triệu chứng của vấnđề, họ còn có thể tư duy được nhiều giải pháp khả dĩ, một sốtrong đó đã được kiểm chứng hoặc là giải pháp mới, và sẽ chọnlựa được phương pháp tối ưu. Hơn thế, họ còn nhanh nhạy trongviệc áp dụng giải pháp này để xử lý vấn đề.Quản lý phản ứng rõ ràng là một kỹ năng mà một nhà quản lý cầnphải có. Bằng việc giải quyết nhanh những vấn đề phát sinh, họcó thể giúp cho nhân viên, máy móc nhanh chóng quay trở lạicông việc và một lần nữa mang lại hiệu suất công việc.Tuy nhiên, đây không phải là kiểu quản lý tốt nhất. Những nhàquản lý cần phải tập trung vào nâng cao khả năng của họ trongquản lý dự báo.Quản lý dự báoQuản lý dự báo tập trung vào giảm bớt số lượng những vấn đềyêu cầu quản lý phản ứng phải xử lý. Quản lý dự báo được càngnhiều vấn đề thì sẽ càng giảm được gánh nặng cho quản lý phảnứng. Nếu bạn là một nhà quản lý dự báo tốt, thì bạn- Tư duy và phân tích,- Bình tĩnh,- Ý thức hơn về những vấn đề quan trọng so với các vấn đề đơnthuần mang tính khẩn cấp,- Có thể nhận dạng những khuôn mẫu của sự thất bại,- Tập trung hơn vào việc “tại sao” lại làm sai điều đó hơn là “cái”có thể được tiến hành theo khuôn mẫu,- Có thể lưu giữ, khái quát được hình ảnh của bức tranh tổng thểkhi làm việc thông qua những chi tiết cụ thể.Người quản lý dự báo tốt thường khác biệt so với nhà quản lýthông thường ở khả năng họ có thể nhận dạng tốt những điềukiện dẫn tới một số vấn đề nhất định và có thể thực hiện các biệnpháp để giảm bớt hay loại trừ vấn đề đó.Ngoài việc quan tâm đến vấn đề mang tính tức thời, họ còn phảilà người có khả năng kết dính, sâu chuỗi những điều kiện hiệnthời với thông tin trước đó và dự đoán khi nào những vấn đề cóthể nảy sinh.Phong cách quản lý dự báo là một khả năng quan trọng đối vớimột nhà quản lý cần có. Càng nhiều vấn đề có thể được phòngngừa thông qua quản lý dự báo thì càng ít nguồn lực sẽ cần phảihuy động để đối phó với những vấn đề phát sinh. Quản lý dự báokhông thay thế quản lý phản ứng, nhưng nó góp phần giảm bớtnhu cầu cần thiết cho quản lý phản ứng.Quản lý phản ứng tốt hơnLàm thế nào để một nhà quản lý có thể dự báo tốt hơn? Cách tốtnhất là thực hành. Mỗi ngày hãy dành khoảng thời gian nào đó đểtập trung vào việc quản lý dự báo và phát triển, rèn luyện nhữngkỹ năng liệt kê ở trên. Dưới đây là một ví dụ về việc thực hànhnhững hành vi quản lý dự báo giúp bạn luyện tập kỹ năng này tốthơn.- Lên lịch trình một cuộc gặp với chính bạn và phác thảo nó chỉtrong nửa giờ. Nếu cần thiết hãy đóng cửa, tắt máy di động,… đểsao cho bạn có thể tập trung, không bị điều kiện ngoại cảnh quấyrầy.- Nhặt ra đâu là vấn đề đau đầu nhất trong tổ chức của bạn, rồicho phép bản thân bạn chỉ nghĩ về nó.- Nhớ lại xem nó đã xảy ra mới đây nhất khi nào?- Nguyên nhân nào gây ra?- Những cảnh báo và chỉ dẫn nào các bạn đã đưa ra trước khi nóxảy ra?- Bạn đã làm gì để đưa nó trở lại trạng thái bình thường?- Lẽ ra bạn đã có thể có được làm gì để ngăn ngừa nó?- Bạn có thể làm gì trong thời điểm hiện tại để giảm bớt nguy cơnó xảy ra lần nữa?- Bắt đầu theo dõi những dấu hiệu cảnh báo bạn ghi chú ở trên.- Khi những dấu hiệu đó xuất hiện tiếp, hãy áp dụng giải pháptrước đây trước khi vấn đề trở nên trầm trọng. Đánh giá nhữngkết quả và điều chỉnh khi cần.Thực hành quản lý dự báo càng nhiều, bạn sẽ càng quản lý dựbáo tốt hơn. Và tất nhiên khả năng quản lý phản ứng vẫn khôngthể thiếu nhưng nó sẽ đóng vai trò hỗ trợ cho quản lý dự báo.Làm tốt công việc quản lý dự báo, nguồn lực của bạn sẽ đượcđầu tư nhiều cho việc tiến hành các công việc hơn là để giảiquyết các vấn đề và ổn định sản xuất. Như vậy, bạn sẽ có nhiềuthời gian hơn để suy ngẫm và dự đoán trướ ...