Quản lý hàng tồn kho

Làm thế nào để điều chỉnh được tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa? Nếu ai đó từng nghĩ làm cách nào để cân đối hàng tồn kho thì đó là một suy nghĩ đúng đắn. Bạn hãy thử tưởng tượng. Bạn chi 20.000 USD cho hàng tồn kho, cần 3 tháng mới giải quyết hết số hàng đó, vậy thì 20.000 USD này nếu đầu tư cho một lĩnh vực khác có thể sẽ có nhiều lợi nhuận hơn. Hoặc nếu bạn đồng ý với giải pháp đầu tư số tiền này cho kho bãi như ban...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho Cao Vũ Minh Uyên dịch Doanh nhân Sài Gòn Làm thế nào để điều chỉnh được tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa? Nếu ai đó từng nghĩ làm cách nào để cân đối hàng tồn kho thì đó là một suy nghĩ đúng đắn. Bạn hãy thử tưởng tượng. Bạn chi 20.000 USD cho hàng tồn kho, cần 3 tháng mới giải quyết hết số hàng đó, vậy thì 20.000 USD này nếu đầu tư cho một lĩnh vực khác có thể sẽ có nhiều lợi nhuận hơn. Hoặc nếu bạn đồng ý với giải pháp đầu tư số tiền này cho kho bãi như ban đầu, thì không có gì chắc chắn là bạn sẽ an tâm cho đến khi bán hết lô hàng ứ đọng đó, bởi vì một ngày nào đó, nó có thể bị phá hủy bởi côn trùng, hoặc 1 cơn bão đi qua và cuốn trôi hết mọi hàng hóa. Để tìm giáp pháp cho vấn đề này, trước hết hãy căn cứ vào quy mô công ty của bạn. Bạn có thể sử dụng những phần mềm để kiểm tra hàng, hoặc thuê những chuyên viên đến kiểm tra kho. Ví dụ trong những quán rượu, người ta thường thuê 1 bên thứ 3 đến tính toán và cân đối lượng bán và lượng tồn kho để đảm bảo rằng nhân viên của họ không tiếp đãi quá nồng hậu với bạn bè hay người thân hơn khách hàng bình thường. Lại là một vấn đề về dòng ngân lưu. Nếu bạn không tính toán kỹ số tiền phải đầu tư cho kho bãi, có nghĩa là bạn đã đầu tư sai mục tiêu. Đó là lý do tại sao nhiều công ty áp dụng mô hình “Just in time” để đảm bảo rằng lượng sản xuất vừa đủ cung ứng nhu cầu của khách hàng, và từ đó tiết giảm được chi phí cho kho bãi và giảm số lượng phế phẩm (xem kỹ mô hình JIT – ghi chú 3). Ghi chú: Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát triển bởi công ty Toyota Nhật bản vào những năm 90. Để thử cùng tìm hiểu hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” trong hệ thống sản xuất Toyota, trước hết cần phân biệt được hai khái niệm sản xuất truyền thống là tinh xảo (craft) và đại trà (mass). Sản xuất tinh xảo thường sử dụng các công nhân cực kỳ lành nghề cùng với những công cụ đơn giản nhưng linh hoạt (đặc biệt trong các ngành nghề thủ công) để tạo ra từng sản phẩm theo ý khách hàng. Chất lượng của hình thức sản xuất này tốt, tuy nhiên giá thành rất cao là yếu tố làm thu hẹp thị trường. Sản xuất đại trà sử dụng công nhân có tay nghề bậc trung vận hành các máy công nghiệp đơn nặng, tạo ra các sản phẩm được tiêu chuẩn hoá với số lượng rất lớn. Kết quả là giá thành giảm. Toyota Motor đã kết hợp 2 phương thức sản xuất tinh xảo và đại trà, loại bỏ các yếu điểm về giá thành và sự chặt chẽ công nghiệp, cho ra đời một phương thức sản xuất mới với đội ngũ công nhân có tay nghề cao được trang bị hệ thống máy móc linh hoạt, đa năng, có khả năng sản xuất với nhiều mức công suất. Phương thức này được đánh giá là sử dụng ít nhân lực hơn, ít diện tích hơn, tạo ra ít phế phẩm hơn, và sản xuất được nhiều loại sản phẩm hơn hình thức sản xuất đại trà. Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: “Đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sẽ sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn. Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất. Hệ thống JIT có những đặc trưng chủ yếu sau đây: Nếu bạn không tính toán kỹ số tiền phải đầu tư cho kho bãi, có nghĩa là bạn đã đầu tư sai mục tiêu. 1. Mức độ sản xuất đều và cố định Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vât liệu và sản phẩm có thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối cùng. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định. 2. Tồn kho thấp Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn đọng trong kho. Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh. 3. Kích thước lô hàng nhỏ Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả h ...